SỔtay HƯỚNG DẪN VIỆC CUNG CẤP  thông tin cho cơ quan NHÀ NƯỚC

 

LỜI GIỚI THIỆU

Quyền tiếp cận thông tin là một trong các quyền cơ bản của con người, của công dân đã được ghi nhận trong Tuyên ngôn thế giới về nhân quyền của Liên hợp quốc năm 1948 và Công ước quốc tế về các quyền dân sự và chính trị năm 1966 mà Việt Nam là thành viên. Tại Việt Nam, Hiến pháp năm 2013 đã kế thừa quy định của Hiến pháp năm 1992 về quyền được thông tin của công dân (Điều 69) và phát triển thành quyền tiếp cận thông tin của công dân (Điều 25). Cụ thể hóa quy định này của Hiến pháp, ngày 06 tháng 4 năm 2016, tại kỳ họp thứ 11, Quốc hội khóa XIII đã thông qua Luật tiếp cận thông tin. Luật có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2018.

Đây là luật mới, được ban hành lần đầu với nhiều nội dung tương đối phức tạp, liên quan trực tiếp đến quyền của công dân và trách nhiệm, nghĩa vụ của cơ quan nhà nước từ trung ương đến địa phương trong việc bảo đảm thực hiện quyền tiếp cận thông tin của công dân. Để thực thi tốt các quy định của Luật, đòi hỏi người làm nhiệm vụ cung cấp thông tin tại các cơ quan nhà nước phải hiểu rõ và đúng tinh thần các quy định và yêu cầu của Luật cũng như các văn bản hướng dẫn thi hành, nhằm bảo đảm thực hiện tốt các nhiệm vụ của người cung cấp thông tin.

Do đó, việc giới thiệu những nội dung cơ bản, quan trọng của Luật tiếp cận thông tin và những yêu cầu đặt ra về tiêu chuẩn, quy trình, thủ tục cung cấp thông tin cho người làm nhiệm vụ cung cấp thông tin là hết sức cần thiết. Vì vậy, Vụ Pháp luật hình sự - hành chính, Bộ Tư pháp tổ chức biên soạn cuốn “Sổ tay hướng dẫn việc cung cấp thông tin cho cơ quan nhà nước”.

Đối tượng phục vụ chính của cuốn Sổ tay là các cán bộ, công chức, viên chức tham gia công tác cung cấp thông tin tại các cơ quan, đơn vị, tổ chức. Cuốn Sổ tay cũng là tài liệu hữu ích cho việc nghiên cứu, giảng dạy và học tập tại các cơ sở đào tạo chuyên ngành luật và về quyền con người, quyền công dân.

Sổ tay được biên soạn lần đầu nên không tránh khỏi những thiếu sót. Chúng tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các độc giả để cuốn Sổ tay được hoàn thiện hơn.

                             Hà Nội, tháng 12 năm 2017

                            NHÀ XUẤT BẢN TƯ PHÁP

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Chương 1

NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ LUẬT TIẾP CẬN THÔNG TIN VÀ NGƯỜI LÀM NHIỆM VỤ CUNG CẤP THÔNG TIN

 

I. BỐI CẢNH XÂY DỰNG, BAN HÀNH VÀ MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA CỦA LUẬT TIẾP CẬN THÔNG TIN NĂM 2016

1. Quá trình xây dựng, ban hành Luật tiếp cận thông tin

Quyền tiếp cận thông tin là một trong các quyền cơ bản của con người, của công dân thuộc nhóm quyền dân sự - chính trị đã được ghi nhận trong Tuyên ngôn thế giới về nhân quyền của Liên hợp quốc năm 1948, Công ước quốc tế về các quyền dân sự và chính trị năm 1966 mà Việt Nam là thành viên. Quyền tiếp cận thông tin tiếp tục được khẳng định trong nhiều điều ước quốc tế như Công ước của Liên hợp quốc về chống tham nhũng, Tuyên bố Rio về môi trường và phát triển, Công ước UNECE về tiếp cận thông tin môi trường.

Ở nước ta, Hiến pháp năm 1992 lần đầu tiên xác định quyền được thông tin là quyền cơ bản của công dân. Cụ thể hóa Hiến pháp, cùng với quá trình đổi mới kinh tế, hội nhập quốc tế, xây dựng và hoàn thiện hệ thống pháp luật theo các nguyên tắc của nhà nước pháp quyền, trong những năm qua, Nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật có quy định về thực hiện và bảo đảm thực hiện quyền được thông tin của công dân trong một số lĩnh vực, góp phần xây dựng một xã hội cởi mở hơn về thông tin và một Chính phủ công khai, minh bạch hơn, trách nhiệm giải trình cao hơn trong hoạt động quản lý, điều hành đất nước, góp phần đưa chủ trương “Dân biết, dân bàn, dân làm, dân kiểm tra” từng bước đi vào cuộc sống. Tuy nhiên, thực tiễn thực hiện quyền được thông tin và pháp luật về quyền được thông tin của công dân ở nước ta thời gian qua còn có những vướng mắc, bất cập, chưa đáp ứng được yêu cầu của tình hình mới.

Thứ nhất, về mặt thể chế, pháp luật hiện hành quy định chưa đầy đủ, chưa chặt chẽ và chưa thống nhất về bảo đảm quyền được thông tin của công dân theo tinh thần Hiến pháp năm 1992 và quyền tiếp cận thông tin của công dân theo tinh thần Hiến pháp năm 2013. Cụ thể như sau:

- Hiến pháp năm 2013 kế thừa quy định của Hiến pháp năm 1992 về quyền được thông tin của công dân và phát triển thành quyền tiếp cận thông tin của công dân (Điều 25). Đồng thời, Hiến pháp năm 2013 lần đầu tiên quy định các nguyên tắc thực hiện quyền con người, quyền công dân, trong đó có quyền tiếp cận thông tin; khẳng định trách nhiệm của Nhà nước trong việc tôn trọng, bảo vệ, bảo đảm quyền con người, quyền công dân (Điều 3), quy định nguyên tắc quyền con người, quyền công dân “chỉ có thể bị hạn chế theo quy định của luật trong trường hợp cần thiết vì lý do quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội, sức khỏe của cộng đồng” (khoản 2 Điều 14).

Qua rà soát pháp luật hiện hành về bảo đảm và thực hiện quyền tiếp cận thông tin của công dân trong các lĩnh vực cho thấy, mặc dù trong một số lĩnh vực, pháp luật hiện hành của nước ta cũng đã ghi nhận và tạo sự tương thích ở mức độ nhất định về nội hàm của quyền được thông tin, quyền tiếp cận thông tin với quan niệm và quy định về quyền tự do biểu đạt/tự do ngôn luận của các công ước, điều ước quốc tế và luật về tiếp cận thông tin của một số nước trên thế giới, nhưng nội hàm của quyền tiếp cận thông tin còn chưa đầy đủ, toàn diện trong từng lĩnh vực cụ thể. Hệ thống pháp luật hiện hành cũng chưa thống nhất, đồng bộ trong việc cụ thể hóa quy định của Hiến pháp năm 2013 về quyền tiếp cận thông tin và trách nhiệm của Nhà nước trong việc tôn trọng, bảo vệ, bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của công dân cũng như các nguyên tắc, điều kiện hạn chế thực hiện quyền tiếp cận thông tin. Một số văn bản dưới luật có quy định mang tính hạn chế quyền tiếp cận thông tin của công dân hoặc quy định hạn chế quyền tiếp cận thông tin không thuộc một trong các trường hợp được hạn chế theo quy định của khoản 2 Điều 14 Hiến pháp năm 2013.

- Hiến pháp năm 2013 lần đầu tiên quy định cơ chế kiểm soát quyền lực giữa các cơ quan nhà nước (Điều 2), đồng thời xác định trách nhiệm giám sát nhà nước, giám sát và phản biện xã hội của cơ quan đại diện nhân dân (Quốc hội, Hội đồng nhân dân các cấp), Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội đối với hoạt động của các cơ quan nhà nước. Điều này đòi hỏi phải tăng cường tính minh bạch, công khai trong hoạt động của các cơ quan nhà nước nói chung và Chính phủ, bộ máy hành chính nói riêng - đây được coi là yếu tố then chốt của quản trị nhà nước, là một biểu hiện của “tăng tính dân chủ và pháp quyền trong điều hành của Chính phủ”[1] và là công cụ giúp phòng, chống tham nhũng, tạo điều kiện để công dân tham gia quản lý nhà nước và xã hội, tăng trách nhiệm giải trình của cơ quan nhà nước.

Tuy nhiên, pháp luật hiện hành chưa quy định đầy đủ về cơ chế kiểm soát quyền lực giữa các cơ quan nhà nước và giám sát của xã hội đối với việc bảo đảm thực hiện quyền tiếp cận thông tin của công dân.

- Pháp luật hiện hành quy định chưa rõ và chưa thống nhất về nguyên tắc bảo đảm quyền tiếp cận thông tin; về cơ quan nhà nước có trách nhiệm cung cấp thông tin; về cách thức, hình thức, trình tự, thủ tục tiếp cận thông tin. Hầu hết các văn bản hiện hành chưa chú trọng đến quyền được chủ động yêu cầu cung cấp thông tin của công dân; chủ yếu chỉ đề cập đến công khai một số thông tin trong các lĩnh vực hoặc chỉ quy định trách nhiệm một cách chung chung của cơ quan nhà nước trong việc cung cấp thông tin. Hơn nữa, các quy định hiện hành chưa bao quát hết các lĩnh vực cần cung cấp thông tin trong đời sống kinh tế - xã hội, vì vậy, chưa tạo cơ chế pháp lý đầy đủ, chặt chẽ nhằm bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của công dân và trách nhiệm của Nhà nước trong việc tôn trọng, bảo vệ, bảo đảm quyền con người, quyền công dân.

Thứ hai, về mặt thực tiễn, việc tiếp cận thông tin của công dân còn một số hạn chế sau:

- Nhu cầu thông tin của công dân đang ngày càng gia tăng, nhất là các thông tin liên quan trực tiếp đến việc thực hiện, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của công dân (như thông tin trong lĩnh vực quy hoạch đất đai, giao thông, xây dựng, đền bù, giải phóng mặt bằng...). Trong khi đó, việc công khai và cung cấp thông tin của các cơ quan nhà nước mới chỉ đáp ứng một phần nhu cầu của người dân, chưa tạo điều kiện cho người dân tiếp cận thông tin một cách chủ động, nhanh chóng và thuận tiện[2].

Trên thực tế, phạm vi thông tin được công khai, hình thức công khai thông tin cũng như quy trình, thủ tục tiếp nhận yêu cầu và cung cấp thông tin theo yêu cầu tại các cơ quan nhà nước chưa được thực hiện thống nhất, còn phụ thuộc vào quyết định của từng cơ quan và thái độ phục vụ của công chức trực tiếp tiếp nhận yêu cầu. Việc đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin của công dân về hoạt động của các cơ quan nhà nước, về các vấn đề liên quan đến quyền và nghĩa vụ của mình còn hạn chế, nên người dân chưa thể chủ động thực hiện và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của mình, cũng như tham gia vào các hoạt động của Nhà nước và xã hội, đóng góp ý kiến vào quá trình xây dựng và hoàn thiện chính sách, pháp luật, giúp Nhà nước hoạch định chính sách, pháp luật vừa sát thực tế, vừa hợp với lòng dân, bảo đảm điều hành và quản trị xã hội hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, việc cung cấp thông tin còn nhiều bất cập đã dẫn đến nhiều hệ lụy, như một bộ phận cán bộ, công chức lợi dụng vị trí đặc quyền nắm giữ thông tin để trục lợi, tham nhũng, tiêu cực.

- Công dân chưa được bảo đảm cung cấp thông tin một cách chính thống bởi các cơ quan nhà nước tạo ra thông tin. Trên thực tế, việc cơ quan nhà nước không cung cấp thông tin chính thống, chính xác, đầy đủ, kịp thời trong một số trường hợp đã tạo cơ hội cho những thông tin không đúng sự thật, gây dư luận xấu, ảnh hưởng đến trật tự và ổn định xã hội, ảnh hưởng tới sự đồng thuận xã hội trong việc xây dựng và triển khai thực hiện chính sách, pháp luật.

Việc không minh bạch, kịp thời trong cung cấp thông tin của các cơ quan nhà nước cũng tạo nên sự bất bình đẳng trong việc tiếp cận thông tin, đồng thời dẫn đến nguy cơ rủi ro trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, cá nhân, các nhà đầu tư trong và ngoài nước; gây khó khăn cho việc xây dựng môi trường kinh doanh lành mạnh, cản trở quá trình hội nhập quốc tế, từ đó làm ảnh hưởng đến tính cạnh tranh và sự phát triển bền vững của nền kinh tế.

Thứ ba, qua nghiên cứu một số điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên cho thấy, mặc dù chúng ta đã nội luật hóa các quy định liên quan đến quyền tiếp cận thông tin của các điều ước này trong một số luật như Luật phòng, chống tham nhũng, Luật bảo vệ môi trường... nhưng vẫn chưa đầy đủ, chưa bảo đảm tính tương thích với các cam kết quốc tế này. Trong khi đó, trên bình diện quốc tế cũng như ở phạm vi quốc gia, quyền tiếp cận thông tin ngày càng được công nhận rộng rãi. Nhiều điều ước, hiệp ước quốc tế, kế hoạch hành động, tuyên bố quốc tế đã đưa ra những yêu cầu có tính ràng buộc hoặc khuyến nghị các quốc gia thành viên ban hành văn bản pháp luật ghi nhận quyền tiếp cận thông tin. Nhiều nước công nhận tầm quan trọng của tiếp cận thông tin không chỉ với tư cách là một trong những quyền cơ bản của con người mà còn là một công cụ quan trọng góp phần nâng cao khả năng điều hành của chính phủ, tăng cường tính minh bạch, phòng và chống tham nhũng trong hoạt động của các cơ quan chính phủ. Trên thế giới, đến nay đã có khoảng 120 nước ban hành đạo luật riêng quy định về quyền tiếp cận thông tin của công dân. Nước đầu tiên ban hành luật là Thụy Điển (năm 1766), đa số các nước còn lại ban hành luật vào những năm 90 trở lại đây. Ở châu Á, một số nước đã ban hành luật về tiếp cận thông tin như Thái Lan (năm 1997), Hàn Quốc (năm 1996 và sửa đổi năm 2004, năm 2008), Nhật Bản (năm 2001), Ấn Độ (năm 2005), Trung Quốc (năm 2007), Inđônêxia (năm 2008)...

Từ những lý do nêu trên, Luật tiếp cận thông tin được Quốc hội khóa XIII thông qua tại kỳ họp thứ 11 ngày 06 tháng 4 năm 2016, có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2018. Đây là đạo luật rất quan trọng, tạo khuôn khổ pháp lý cho việc thực hiện quyền tiếp cận thông tin của công dân và nâng cao tính công khai, minh bạch trong hoạt động của các cơ quan nhà nước.

2. Nội dung, mục đích và ý nghĩa của Luật tiếp cận thông tin

Luật tiếp cận thông tin (sau đây viết tắt là Luật TCTT) quy định về việc thực hiện quyền tiếp cận thông tin của công dân, nguyên tắc, trình tự, thủ tục thực hiện quyền tiếp cận thông tin, trách nhiệm, nghĩa vụ của cơ quan nhà nước trong việc bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của công dân. Như vậy, Luật tập trung vào việc giải quyết những vấn đề liên quan nhằm bảo đảm một người dân bình thường có thể thực hiện quyền tiếp cận thông tin của mình.

Luật được bố cục gồm 5 chương, 37 điều. Cụ thể như sau:

- Chương I - Những quy định chung (16 điều, từ Điều 1 đến Điều 16) gồm các quy định về phạm vi điều chỉnh; giải thích từ ngữ; nguyên tắc bảo đảm quyền tiếp cận thông tin; chủ thể thực hiện quyền tiếp cận thông tin; thông tin công dân được tiếp cận; thông tin công dân không được tiếp cận; thông tin công dân được tiếp cận có điều kiện; quyền và nghĩa vụ của công dân trong việc tiếp cận thông tin; phạm vi và trách nhiệm cung cấp thông tin; cách thức tiếp cận thông tin; các hành vi bị nghiêm cấm; chi phí tiếp cận thông tin; giám sát việc bảo đảm thực hiện quyền tiếp cận thông tin; khiếu nại, khởi kiện, tố cáo; xử lý vi phạm; áp dụng pháp luật về tiếp cận thông tin.

- Chương II - Công khai thông tin (06 điều, từ Điều 17 đến Điều 22) gồm các quy định về thông tin phải được công khai; hình thức, thời điểm công khai thông tin; việc công khai thông tin trên cổng thông tin điện tử, trang thông tin điện tử, trên phương tiện thông tin đại chúng, đăng Công báo, niêm yết và xử lý thông tin công khai không chính xác.

- Chương III - Cung cấp thông tin theo yêu cầu (10 điều, từ Điều 23 đến Điều 32) gồm các quy định về thông tin được cung cấp theo yêu cầu; hình thức yêu cầu cung cấp thông tin; hình thức cung cấp thông tin theo yêu cầu; tiếp nhận yêu cầu cung cấp thông tin; giải quyết yêu cầu cung cấp thông tin và từ chối yêu cầu cung cấp thông tin; trình tự, thủ tục cung cấp thông tin trực tiếp tại trụ sở cơ quan cung cấp thông tin; trình tự, thủ tục cung cấp thông tin qua mạng điện tử; trình tự, thủ tục cung cấp thông tin thông qua dịch vụ bưu chính, fax và xử lý thông tin cung cấp theo yêu cầu không chính xác.

- Chương IV - Trách nhiệm bảo đảm thực hiện quyền tiếp cận thông tin của công dân (03 điều, từ Điều 33 đến Điều 35) gồm các quy định về các biện pháp bảo đảm thực hiện quyền tiếp cận thông tin của công dân; trách nhiệm của cơ quan cung cấp thông tin trong việc bảo đảm thực hiện quyền tiếp cận thông tin; trách nhiệm của Chính phủ, các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp trong việc bảo đảm thực hiện quyền tiếp cận thông tin cho công dân.

- Chương V - Điều khoản thi hành (02 điều, Điều 36 và Điều 37) quy định về điều khoản áp dụng và hiệu lực thi hành.

Luật TCTT dự kiến có những tác động tích cực đến cơ quan nhà nước, người dân, doanh nghiệp như sau:

- Tác động về kinh tế: việc tăng cường và mở rộng thông tin cũng có nghĩa là tăng cường và nâng cao tri thức, có thể đem đến những chuyển biến cơ bản trong việc sản xuất sản phẩm và dịch vụ. Thông tin công khai, minh bạch còn giúp cho các nhà đầu tư trong và ngoài nước xây dựng cho mình các kế hoạch đầu tư dài hạn. Các doanh nghiệp được bình đẳng trong việc khai thác những thông tin về quy hoạch, chính sách thuế... để lập kế hoạch đầu tư. Bảo đảm quyền tiếp cận thông tin sẽ giúp cho các doanh nghiệp giảm thiểu chi phí kinh doanh và các rủi ro, từ đó thu hút đầu tư và tạo công ăn việc làm nhiều hơn. Tăng cường tiếp cận thông tin cũng đồng thời giảm cạnh tranh không lành mạnh giữa các doanh nghiệp, tăng tỷ số doanh thu của doanh nghiệp, tăng đầu tư có chất lượng cao. Như vậy, việc ban hành Luật sẽ là tiền đề cho đầu tư trực tiếp nước ngoài vào Việt Nam tăng lên vì các hoạt động đầu tư chủ yếu dựa vào tính ổn định, sự minh bạch và thông tin thị trường, giảm tham nhũng, có nghĩa là nếu việc tiếp cận thông tin được tốt hơn thì sẽ thúc đẩy nhiều đầu tư hơn, do đó, kinh tế tăng trưởng ổn định hơn.

- Về tăng hiệu quả quản lý nhà nước: từ cơ chế bảo đảm quyền tiếp cận thông tin sẽ hình thành cơ chế giám sát có hiệu quả từ công chúng tới các hoạt động của cơ quan công quyền, đặc biệt là các cơ quan hành chính nhà nước, qua đó, các cơ quan này cũng sẽ hoạt động có hiệu quả và trách nhiệm hơn. Trên cơ sở được biết các thông tin cần thiết, người dân mới kịp thời kiến nghị đến các cơ quan nhà nước để hoàn thiện chính sách, pháp luật. Những phản hồi từ phía người dân cũng sẽ giúp các cơ quan nhà nước cân nhắc, lựa chọn và đưa ra những quyết định đúng đắn, phù hợp với lòng dân, tăng hiệu quả của chính sách. Cơ chế thông tin hai chiều giữa Nhà nước và công dân sẽ giúp cho việc quản lý nhà nước có hiệu lực và hiệu quả hơn, tăng tính trách nhiệm của công dân cũng như của các cơ quan công quyền.

Bên cạnh đó, việc tăng tính minh bạch trong hoạt động của các cơ quan nhà nước sẽ làm giảm tham nhũng và giúp cho việc kiểm tra, thanh tra, giám sát hiệu quả hơn.

- Tác động lên khu vực tư nhân: việc minh bạch hoá và bảo đảm quyền tiếp cận thông tin giúp doanh nghiệp và người dân giảm các chi phí tìm hiểu, nghiên cứu pháp luật nhờ tạo được một nguồn thông tin duy nhất, bảo đảm độ tin cậy; giảm rủi ro cho hoạt động sản xuất, kinh doanh nhờ giảm rủi ro phát sinh từ việc nhầm lẫn và không chắc chắn về các nghĩa vụ pháp lý liên quan; giảm vi phạm pháp luật và khiếu nại, khởi kiện. Việc tiếp cận thông tin dễ dàng sẽ khắc phục những thiệt hại, các chi phí cho người dân và chi phí cơ hội cho doanh nghiệp (ví dụ: nếu biết rõ quy hoạch xây dựng thì người dân, doanh nghiệp sẽ đỡ tốn kém, thiệt hại khi xây dựng các công trình, nhà ở...).

- Về cải thiện mối quan hệ giữa Nhà nước và công dân: việc người dân có đầy đủ các nguồn thông tin sẽ giúp họ chủ động hơn trong đóng góp cho Nhà nước và xã hội. Bảo đảm quyền tiếp cận thông tin đồng thời bảo đảm sự công bằng, tăng lòng tin của người dân đối với Nhà nước. Thông qua việc lắng nghe ý kiến phản hồi từ công chúng, mối quan hệ giữa Nhà nước với người dân cũng được củng cố và tăng cường.

- Tác động tích cực đến sự tuân thủ pháp luật của cán bộ, công chức, người dân, doanh nghiệp: Sự nhầm lẫn và không chắc chắn về thông tin chính thức của các cơ quan nhà nước (trong đó có pháp luật) sẽ làm tăng sự không tuân thủ, làm giảm lợi ích của các chính sách công được đưa ra nhằm bảo vệ môi trường, con người. Do đó, cung cấp thông tin đầy đủ sẽ làm giảm cấp độ không tuân thủ pháp luật. Việc tiếp cận đầy đủ thông tin sẽ tạo tiền đề thuận lợi cho việc thi hành văn bản pháp luật (gồm cả văn bản quy phạm pháp luật và văn bản điều hành hành chính) của mọi đối tượng trong xã hội. Nhờ biết đầy đủ thông tin, các doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí trong việc tuân thủ quy định vì họ đã có thời gian để chuẩn bị các điều kiện thi hành văn bản. Ngoài ra, khi người dân có nhiều thông tin để nâng cao hiểu biết và nhận thức, người dân cũng tự giác thực hiện chính sách, pháp luật hơn.

3. Mối quan hệ giữa Luật tiếp cận thông tin và các luật khác có liên quan

Luật TCTT được xây dựng, ban hành trong bối cảnh nhiều văn bản quy phạm pháp luật hiện hành đã có quy định về tiếp cận thông tin trong một số ngành, lĩnh vực. Tuy nhiên, qua rà soát hệ thống pháp luật cho thấy, các quy định về tiếp cận thông tin trong các văn bản pháp luật hiện hành còn tản mạn, có văn bản quy định tương đối đầy đủ về chủ thể, trình tự, thủ tục tiếp cận thông tin nhưng cũng có những văn bản chưa có quy định, quy định chưa rõ hoặc quy định chưa phù hợp về trình tự, thủ tục tiếp cận thông tin, dẫn đến thực tế có những thông tin tuy đã được công khai nhưng người dân vẫn khó tiếp cận.

Do vậy, để khẳng định giá trị và ý nghĩa của Luật TCTT trong hệ thống pháp luật, Luật TCTT quy định Luật này áp dụng chung cho việc tiếp cận thông tin của công dân. Như vậy, các quy định của Luật TCTT sẽ khỏa lấp những chỗ trống của các văn bản pháp luật hiện hành có quy định về tiếp cận thông tin, đồng thời, thay thế các quy định hiện hành trái với các nguyên tắc bảo đảm quyền tiếp cận thông tin quy định tại Điều 3 của Luật - chủ yếu là các nguyên tắc đã được Hiến pháp năm 2013 ghi nhận. Trong trường hợp các luật khác có quy định về việc tiếp cận thông tin mà không trái với các nguyên tắc quy định tại Điều 3 của Luật TCTT thì được thực hiện theo quy định của luật đó.

II. NGƯỜI LÀM NHIỆM VỤ CUNG CẤP THÔNG TIN

1. Vai trò, nhiệm vụ của người làm nhiệm vụ cung cấp thông tin

Luật TCTT quy định cơ quan cung cấp thông tin có trách nhiệm bố trí đơn vị đầu mối cung cấp thông tin, người làm nhiệm vụ cung cấp thông tin (Điều 33). Người làm nhiệm vụ cung cấp thông tin là người được chỉ định hoặc phân công làm công tác cung cấp thông tin ở cơ quan, đơn vị nhà nước. Công việc chính của người làm nhiệm vụ cung cấp thông tin là xử lý các yêu cầu cung cấp thông tin, tập hợp thông tin, tài liệu, chuẩn bị việc cung cấp thông tin, nghiên cứu và phân tích các quy định về cung cấp thông tin để đề xuất những sửa đổi, bổ sung, xây dựng báo cáo về tình hình cung cấp thông tin...

Trong hoạt động cung cấp thông tin của cơ quan nhà nước, người được giao làm nhiệm vụ cung cấp thông tin giữ vai trò hết sức quan trọng. Xét về mặt thực tiễn, họ là người chịu trách nhiệm tiếp nhận và xử lý yêu cầu cung cấp thông tin theo quy định của Luật TCTT, bảo đảm thông tin được cung cấp một cách chính xác, đầy đủ, kịp thời, đúng quy định của pháp luật. Xét theo ý nghĩa sâu xa, người làm nhiệm vụ cung cấp thông tin chính là nhân tố quan trọng bảo đảm rằng cơ quan nhà nước thực hiện trách nhiệm công khai và cung cấp thông tin theo đúng quy định của Luật TCTT và các luật khác có liên quan mà không làm cản trở các hoạt động chính khác thuộc phạm vi lĩnh vực phụ trách của cơ quan. Họ cũng chính là người góp phần hoàn thiện cơ chế, chính sách về tiếp cận thông tin thông qua những đề xuất, kiến nghị được đúc rút từ thực tiễn quá trình công tác được trình bày trong báo cáo về tình hình hình cung cấp thông tin của cơ quan gửi đến các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Pháp luật về tiếp cận thông tin quy định những trách nhiệm sau đây đối với người làm đầu mối cung cấp thông tin:

- Trực tiếp giải thích, hướng dẫn, thông báo cho công dân thực hiện quyền tiếp cận thông tin theo quy định của pháp luật; hướng dẫn, hỗ trợ người yêu cầu xác định rõ tên văn bản, hồ sơ, tài liệu có chứa thông tin cần tìm kiếm để điền đầy đủ, chính xác vào Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin;

- Trực tiếp cung cấp thông tin cho công dân theo đúng hình thức, trình tự, thủ tục, thời hạn quy định tại Luật TCTT và các văn bản liên quan.

- Kiến nghị, đề xuất với người đứng đầu cơ quan hoặc người đứng đầu đơn vị đầu mối cung cấp thông tin về các vấn đề phát sinh trong quá trình giải quyết yêu cầu cung cấp thông tin cho công dân.

2. Các yêu cầu đối với người làm nhiệm vụ cung cấp thông tin

Như đã nêu ở trên, người được giao nhiệm vụ cung cấp thông tin được lựa chọn từ những cán bộ, nhân viên hiện đang làm việc trong các cơ quan có trách nhiệm cung cấp thông tin dựa trên tiêu chí, yêu cầu phù hợp do chính cơ quan đó đặt ra.

Thông thường, tiêu chuẩn đầu tiên và cơ bản của người làm nhiệm vụ cung cấp thông tin là người đó phải hiện là cán bộ, công chức đang làm việc trong hệ thống cơ quan nhà nước, có bằng cấp, kiến thức, kỹ năng, khả năng, kinh nghiệm và các phẩm chất phù hợp. Theo kinh nghiệm của một số nước thì người làm nhiệm vụ cung cấp thông tin thường là người được đào tạo trình độ đại học về chính trị, luật học, thư viện, lưu trữ, tin học... Về kiến thức, người được lựa chọn làm nhiệm vụ cung cấp thông tin phải là người am hiểu về Luật TCTT và thậm chí là các quy định của pháp luật nói chung có liên quan về trách nhiệm cung cấp thông tin của cơ quan nhà nước. Người đó có thể có kinh nghiệm và kiến thức tốt về lĩnh vực xây dựng pháp luật. Bên cạnh đó, họ cũng cần phải nắm rõ và thông thạo các chính sách và trình tự, thủ tục xử lý công việc của cơ quan nhà nước cũng như phải có kiến thức thực tiễn về lĩnh vực công tác của cơ quan. Khả năng đưa ra quyết định nhanh, bảo đảm hài hòa lợi ích của các bên khi xem xét giải quyết yêu cầu cung cấp thông tin cũng là một yêu cầu không thể thiếu.

Các yêu cầu khác bao gồm các kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch và đề xuất về lưu giữ, sắp xếp và cung cấp thông tin; có khả năng phân tích các đánh giá và đề xuất cải thiện quy trình, thủ tục cung cấp thông tin. Luật TCTT quy định yêu cầu cung cấp thông tin phải được xử lý trong thời hạn nhất định, do vậy, người làm nhiệm vụ cung cấp thông tin còn cần phải có khả năng làm việc hiệu quả dưới áp lực khối lượng công việc lớn nhằm đáp ứng yêu cầu về thời hạn cung cấp thông tin.

Cung cấp thông tin không chỉ đơn thuần là công việc tiếp nhận yêu cầu cung cấp thông tin, cho sao chép hay sao chép rồi gửi văn bản cho người yêu cầu mà đòi hỏi người làm nhiệm vụ cung cấp thông tin phải đưa ra quyết định chính xác trong việc cung cấp hay không cung cấp thông tin. Do vậy, họ phải là người có khả năng trau dồi, học tập và nâng cao kiến thức cả về pháp lý và chuyên môn thuộc lĩnh vực công tác của cơ quan.

Trong thời đại công nghệ thông tin và số hóa được ứng dụng rộng rãi trong hoạt động của cơ quan nhà nước, người làm nhiệm vụ cung cấp thông tin cũng cần phải thông thạo tin học, đặc biệt là ứng dụng Word và Excel. Cung cấp thông tin cũng là một kênh mà qua đó cơ quan nhà nước đối thoại trực tiếp với người dân, do đó, người làm nhiệm vụ cung cấp thông tin phải có kỹ năng giao tiếp tốt, đặc biệt là kỹ năng thuyết phục, nói và viết.

3. Chế độ đào tạo, bồi dưỡng đối với người làm nhiệm vụ cung cấp thông tin

Cung cấp thông tin không phải là một công tác mới đặt ra đối với các cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, việc cung cấp thông tin như một hoạt động thường xuyên với phạm vi thông tin rộng, dựa trên những quy tắc và trình tự, thủ tục luật định lại là nhiệm vụ mới có ý nghĩa và tầm quan trọng đặc biệt trong việc tăng cường tính minh bạch trong hoạt động của Nhà nước và thúc đẩy dân chủ. Cung cấp thông tin theo quy định của Luật TCTT đòi hỏi người trực tiếp thực hiện nhiệm vụ phải có kiến thức, có kỹ năng tốt về kỹ thuật lưu trữ, sắp xếp, xử lý dữ liệu thông tin cũng như kỹ năng giao tiếp.

Bên cạnh đó, trên thực tế chưa có một loại hình đào tạo cụ thể nào cho nghiệp vụ cung cấp thông tin. Do người được giao nhiệm vụ cung cấp thông tin được lựa chọn từ những cán bộ, nhân viên hiện đang làm việc trong các cơ quan có trách nhiệm cung cấp thông tin với nền tảng công việc chuyên môn khác nên không thể thông thạo ngay các công việc nhằm thực hiện trách nhiệm cung cấp thông tin của cơ quan. Chính vì vậy, để bảo đảm hoạt động cung cấp thông tin hiệu quả, chế độ bồi dưỡng kiến thức, nghiệp vụ cung cấp thông tin cho người làm nhiệm vụ cung cấp thông tin là vô cùng quan trọng.

Các hoạt động bồi dưỡng nghiệp vụ cho người làm nhiệm vụ cung cấp thông tin có thể được tổ chức theo nhiều quy mô và với các hình thức khác nhau. Cơ quan nhà nước có thể gửi cán bộ, công chức của mình tham gia các lớp tập huấn tập trung do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền và chuyên môn tổ chức. Cơ quan cũng có thể mời người có trình độ, kiến thức, kinh nghiệm về cung cấp thông tin để trực tiếp hướng dẫn cho cán bộ, công chức làm đầu mối cung cấp thông tin của cơ quan mình.

Ngoài các lớp tập huấn, việc phát hành các tài liệu, băng đĩa hướng dẫn, xuất bản các ấn phẩm như sổ tay, sách hỏi đáp… cũng là những cách làm hiệu quả nhằm trang bị và tăng cường kiến thức, kỹ năng cho người làm nhiệm vụ cung cấp thông tin.

Để phục vụ cho việc triển khai thực hiện hiệu quả nhiệm vụ cung cấp thông tin, tốt nhất là trước khi thực sự thực hiện nhiệm vụ, người được giao nhiệm vụ cung cấp thông tin phải được tập huấn, bồi dưỡng đầy đủ các kiến thức liên quan đến nghiệp vụ cung cấp thông tin, tối thiểu là phải bao gồm các vấn đề sau:

- Nội dung các quy định của Luật TCTT và các quy định pháp luật có liên quan về trách nhiệm cung cấp thông tin của cơ quan nhà nước;

- Việc áp dụng và thực hiện các quy định pháp luật về trách nhiệm cung cấp thông tin tại cơ quan nhà nước trên thực tế sẽ diễn ra như thế nào;

- Trách nhiệm của cơ quan cung cấp thông tin, người làm nhiệm vụ cung cấp thông tin;

- Trình tự, thủ tục công khai thông tin; trình tự, thủ tục cung cấp thông tin theo yêu cầu;

- Kỹ năng rà soát, tập hợp, sắp xếp thông tin, xử lý các tình huống có thể phát sinh trong cung cấp thông tin;

- Kỹ thuật lưu giữ, cập nhật thông tin;

- Kỹ thuật rà soát, xử lý thông tin trước khi cung cấp;

- Chế tài áp dụng đối với hành vi vi phạm Luật TCTT.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Chương 2

XÁC ĐỊNH CƠ QUAN CÓ TRÁCH NHIỆM CUNG CẤP THÔNG TIN, CHỦ THỂ TIẾP CẬN THÔNG TIN, THÔNG TIN ĐƯỢC TIẾP CẬN

 

I. CƠ QUAN CUNG CẤP THÔNG TIN

1. Các cơ quan nhà nước có trách nhiệm cung cấp thông tin

Trước khi Luật TCTT được ban hành, trong hệ thống pháp luật nước ta đã có nhiều văn bản đã quy định trách nhiệm của các cơ quan nhà nước trong việc công khai, cung cấp thông tin trong một số lĩnh vực. Tuy nhiên, dù trách nhiệm của các cơ quan nhà nước đã được quy định, nhưng còn chưa đầy đủ, chưa rõ ràng và chưa có tính ràng buộc trách nhiệm cao. Điều này dẫn đến tình trạng là chỉ một số cơ quan có trách nhiệm công khai thông tin và những thông tin được công khai cũng chỉ giới hạn trong phạm vi quản lý hành chính nhà nước và những thông tin theo các quy định của văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, như Luật phòng, chống tham nhũng, Luật bảo vệ môi trường, Luật ngân sách nhà nước, Luật xây dựng, Luật báo chí, Luật xuất bản... Trong khi đó, thông tin mà người dân có nhu cầu tiếp cận không chỉ do các cơ quan thuộc hệ thống hành pháp mà còn do các cơ quan thuộc hệ thống tư pháp và lập pháp tạo ra. Thông tin người dân muốn tiếp cận không chỉ có ở các cơ quan trung ương mà còn có cả ở các cơ quan địa phương, thậm chí có nhiều thông tin không chỉ giới hạn trong phạm vi cơ quan nhà nước tạo ra mà cả ở các doanh nghiệp. Bên cạnh đó, khi có nhu cầu tiếp cận thông tin, người dân không biết mình cần đến đâu và hỏi ai; còn cơ quan nhà nước cũng không biết mình có được phép cung cấp thông tin hay không và nếu người dân yêu cầu thì các cơ quan nhà nước rất lúng túng trong việc tìm cơ sở pháp lý để giải quyết.

Quyền tiếp cận thông tin của công dân gắn liền với trách nhiệm phải cung cấp thông tin của các cơ quan là chủ thể nắm giữ thông tin. Do vậy, quy định rõ những cơ quan có trách nhiệm cung cấp thông tin một mặt sẽ tạo cơ sở pháp lý cho các cơ quan trong việc thực hiện trách nhiệm cung cấp thông tin, giải toả tâm lý e ngại phải chịu trách nhiệm của cán bộ, công chức khi cung cấp thông tin; mặt khác, tránh cho người dân những khó khăn, lúng túng trong việc xác định cần đến cơ quan nào để yêu cầu cung cấp thông tin. Việc xác định một phạm vi hợp lý các chủ thể có trách nhiệm cung cấp thông tin mang lại lợi ích cho cả hai phía, Nhà nước và người dân.

Trong số các cơ quan nhà nước có thể thấy chủ thể có liên quan nhiều nhất là các cơ quan hành chính nhà nước. Các văn kiện của Đảng cũng như các văn bản quy phạm pháp luật ban hành trước khi Luật TCTT được ban hành luôn nhấn mạnh đến trách nhiệm của các cơ quan hành chính nhà nước trong việc công bố công khai và cung cấp một số thông tin do mình nắm giữ. Phát huy quyền làm chủ của Nhân dân trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, bảo đảm ổn định và nâng cao đời sống vật chất và tinh thần của Nhân dân là nhiệm vụ được Luật tổ chức Chính phủ, Quy chế làm việc của Chính phủ quy định đối với Chính phủ nói riêng, các cơ quan hành chính nhà nước nói chung. Trách nhiệm của các cơ quan hành chính trong việc công khai các chủ trương, chính sách, thẩm quyền và tình hình hoạt động của các cơ quan, các thủ tục hành chính... cũng được quy định cụ thể trong nhiều văn bản pháp luật chuyên ngành. Thông tin cho người dân về tình hình đất nước, quản lý điều hành của Chính phủ, của cơ quan hành chính nhà nước là phương thức quan trọng để các cơ quan thực hiện nhiệm vụ, đồng thời, cũng là biện pháp nhằm thúc đẩy hoàn thiện một nền hành chính hiệu quả, minh bạch và gần dân. Trên thực tế, cơ chế công khai, minh bạch trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước đã được hình thành, từng bước hoàn thiện và đã mang lại những tác động tích cực đối với sự phát triển kinh tế - xã hội.

Các cơ quan khác như Quốc hội, Viện kiểm sát nhân dân, Toà án nhân dân cũng là những chủ thể nắm giữ các thông tin mà người dân quan tâm. Trước khi Luật TCTT được ban hành, các dự án luật, pháp lệnh, nghị quyết của Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội đều được đăng tải công khai, kịp thời qua các phương tiện thông tin đại chúng để người dân tham gia đóng góp ý kiến; những vấn đề quan trọng của đất nước được thảo luận công khai; các phiên chất vấn tại Quốc hội được truyền hình trực tiếp. Bên cạnh đó, thông qua các buổi tiếp xúc cử tri, các hoạt động của Quốc hội, Hội đồng nhân dân, tất cả những vấn đề mà cử tri quan tâm được đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân trực tiếp thông báo, trao đổi với cử tri.

Đối với Viện kiểm sát nhân dân, Toà án nhân dân, mặc dù ngoại trừ Luật TCTT, các văn bản quy phạm pháp luật khác chưa trực tiếp quy định trách nhiệm thông tin cho người dân, nhưng các cơ quan này thực tế cũng đã công khai những thông tin liên quan đến lĩnh vực phụ trách thông qua cơ chế trả lời chất vấn của các cơ quan quyền lực nhà nước và chịu sự giám sát của nhân dân. Thêm vào đó, cùng với quá trình xây dựng và hoàn thiện Nhà nước pháp quyền, chủ trương từng bước công khai các bản án, phán quyết của Toà án đã xây dựng nền tảng cho việc công khai, minh bạch trong hoạt động của các cơ quan tư pháp. Ngoài ra, các chương trình hoạt động, kế hoạch xét xử của Tòa án; các thông tin liên quan đến thi tuyển, bổ nhiệm nhân sự, cách thức chi tiêu tài chính của hệ thống Toà án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân cũng cần được công khai rộng rãi.

Xuất phát từ thực tế trên và từ quan điểm chỉ đạo là Luật điều chỉnh mối quan hệ về tiếp cận thông tin giữa Nhà nước và công dân, Luật TCTT quy định trách nhiệm của các cơ quan nhà nước từ cơ quan hành pháp, tư pháp đến cơ quan lập pháp trong việc cung cấp thông tin cho công dân. Theo đó, Điều 9 của Luật quy định các cơ quan nhà nước có trách nhiệm cung cấp thông tin do mình tạo ra, trừ trường hợp thông tin công dân không được tiếp cận quy định tại Điều 6 của Luật. Trong trường hợp thông tin do cơ quan nhà nước tạo ra thuộc thông tin công dân được tiếp cận có điều kiện (quy định tại Điều 7 của Luật) thì cơ quan nhà nước cũng có trách nhiệm cung cấp thông tin đó khi có đủ điều kiện theo quy định.

2. Những điểm cần lưu ý khi xác định chủ thể có trách nhiệm cung cấp thông tin

Lưu ý thứ nhất: Các cơ quan chịu trách nhiệm cung cấp thông tin do cơ quan khác tạo ra

Luật TCTT quy định về nguyên tắc các cơ quan nhà nước có trách nhiệm cung cấp các thông tin do mình tạo ra. Tuy nhiên, có một số cơ quan nhà nước do tính chất hoạt động đặc thù mà không thể trực tiếp thực hiện trách nhiệm cung cấp thông tin, Luật giao một số cơ quan nhà nước có liên quan ngoài trách nhiệm cung cấp thông tin do mình tạo ra còn phải cung cấp thông tin do cơ quan khác tạo ra. Cụ thể:

- Văn phòng Quốc hội có trách nhiệm cung cấp thông tin do Quốc hội, cơ quan của Quốc hội, cơ quan thuộc Ủy ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng bầu cử quốc gia tạo ra;

- Văn phòng Chủ tịch nước có trách nhiệm cung cấp thông tin do Chủ tịch nước tạo ra;

- Văn phòng Chính phủ có trách nhiệm cung cấp thông tin do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ tạo ra;

- Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội có trách nhiệm cung cấp thông tin do Đoàn đại biểu Quốc hội tạo ra;

- Văn phòng Hội đồng nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm cung cấp thông tin do Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, các cơ quan của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh tạo ra;

- Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm cung cấp thông tin do Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh tạo ra;

- Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm cung cấp thông tin do Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, các cơ quan của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện tạo ra.

Lưu ý thứ hai: Trách nhiệm cung cấp thông tin của Ủy ban nhân dân cấp xã

Trong khối các cơ quan hành chính nhà nước, Ủy ban nhân dân cấp xã là nơi tiếp nhận hầu hết các thông tin chính thức của các cơ quan nhà nước cấp trên như các chủ trương, chính sách, văn bản pháp luật... và là cấp cơ sở gần với người dân nhất, nơi cung cấp và giải đáp mọi nhu cầu, vướng mắc cho người dân.

Để tạo thuận lợi cho công dân và giảm chi phí tiếp cận thông tin cho công dân, Luật quy định ngoài trách nhiệm cung cấp thông tin do mình tạo ra, Ủy ban nhân dân cấp xã còn có trách nhiệm cung cấp cho công dân cư trú trên địa bàn những thông tin do mình nhận được từ các cơ quan khác để trực tiếp thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình; cung cấp cho công dân khác các thông tin do mình nắm giữ trong trường hợp thông tin có liên quan trực tiếp đến quyền và lợi ích hợp pháp của họ.

Lưu ý thứ ba: Đầu mối cung cấp thông tin của Bộ Quốc phòng, Bộ Công an

Do đặc thù về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ Quốc phòng, Bộ Công an cũng như các thông tin do các cơ quan này tạo ra, Luật TCTT quy định cho phép Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, Bộ trưởng Bộ Công an trực tiếp quy định về đầu mối thực hiện cung cấp thông tin trong hệ thống tổ chức của mình.

Lưu ý thứ tư: Chủ thể cung cấp thông tin là các cơ quan tư pháp

Mặc dù Luật TCTT quy định các cơ quan thuộc hệ thống tư pháp như Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân cũng là các chủ thể có trách nhiệm cung cấp thông tin, nhưng cần lưu ý rằng việc tiếp cận, cung cấp các thông tin mang tính tư pháp - tức là thông tin có liên quan đến việc xử lý các vụ việc tư pháp cụ thể (loại thông tin chiếm khối lượng lớn trong số thông tin do các cơ quan này tạo ra) phải thực hiện theo quy định của pháp luật tố tụng và các quy định khác có liên quan. Về cơ bản, trách nhiệm, trình tự, thủ tục cung cấp thông tin của các cơ quan tư pháp theo quy định của Luật TCTT là áp dụng đối với những thông tin mang tính hành chính, điều hành trong hoạt động của các cơ quan này. Do vậy, khi xác định trách nhiệm cung cấp thông tin của chủ thể cung cấp thông tin của cơ quan tư pháp thì cần phân biệt rõ thông tin được cung cấp là thông tin mang tính tư pháp hay thông tin mang tính hành chính, chỉ đạo điều hành trong hoạt động của Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân để áp dụng các quy định pháp luật phù hợp.

Lưu ý thứ năm: Xác định cơ quan có trách nhiệm cung cấp thông tin trong trường hợp thông tin do nhiều cơ quan nhà nước phối hợp tạo ra

Đặc điểm nổi bật trong tổ chức và thực hiện quyền lực nhà nước ở nước ta là có sự phân công và phối hợp giữa các cơ quan nhà nước, do vậy, trên thực tiễn khá phổ biến các trường hợp thông tin được tạo ra bởi nhiều cơ quan nhà nước trong quá trình phối hợp thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn. Luật TCTT không có quy định miễn trừ mà trách nhiệm cung cấp thông tin được đặt ra đối với tất cả các cơ quan nhà nước. Bên cạnh đó, Luật TCTT cũng quy định nguyên tắc cung cấp thông tin phải kịp thời, minh bạch, thuận lợi cho công dân. Do vậy, có thể xác định trách nhiệm cung cấp thông tin do nhiều cơ quan nhà nước phối hợp tạo ra như sau:

- Trong trường hợp thông tin do nhiều cơ quan nhà nước phối hợp tạo ra là thông tin thuộc loại phải được công khai rộng rãi thì tất cả các cơ quan nhà nước tham gia tạo ra thông tin phải có trách nhiệm công khai. Việc công khai thông tin của từng cơ quan phải đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật.

- Trong trường hợp thông tin do nhiều cơ quan nhà nước phối hợp tạo ra thuộc loại thông tin được cung cấp theo yêu cầu thì trách nhiệm cung cấp thông tin trước hết được đặt ra đối với cơ quan chủ trì trong việc tạo ra thông tin. Tuy nhiên, trong trường hợp người yêu cầu không biết cơ quan nào là cơ quan chủ trì tạo ra thông tin mà chỉ gửi Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin đến cơ quan phối hợp tạo ra thông tin thì cơ quan nhà nước đó vẫn phải có trách nhiệm cung cấp thông tin.

Lưu ý thứ sáu: Xác định cơ quan có trách nhiệm cung cấp thông tin trong trường hợp thông tin do cơ quan nhà nước có trách nhiệm cung cấp thông tin phối hợp với cơ quan, tổ chức khác không có trách nhiệm cung cấp thông tin tạo ra

Nhà nước là một bộ phận cấu thành trong hệ thống chính trị ở nước ta, bên cạnh các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội. Do đó, trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức trong hệ thống chính trị, việc một hoặc một số cơ quan nhà nước phối hợp với tổ chức chính trị, chính trị - xã hội ban hành văn bản liên tịch là một hoạt động không thể thiếu.

Bên cạnh đó, cơ quan nhà nước được tổ chức, thành lập ra nhằm thực hiện chức năng của nhà nước đối với xã hội, do vậy, trong quá trình tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình, cơ quan nhà nước không thể không phối hợp với các cơ quan, tổ chức ngoài nhà nước tạo ra nhiều thông tin được chứa đựng dưới nhiều hình thức khác.

Luật TCTT hiện nay mới chỉ đặt ra trách nhiệm cung cấp thông tin đối với các cơ quan nhà nước. Do vậy, việc xác định chủ thể có trách nhiệm cung cấp thông tin đối với thông tin do cơ quan nhà nước phối hợp với cơ quan, tổ chức ngoài nhà nước (cơ quan, tổ chức không có trách nhiệm cung cấp thông tin theo quy định của Luật TCTT) có thể dựa theo tiêu chí sau:

- Trường hợp thông tin được tạo ra thuộc loại thông tin được tiếp cận theo quy định của Luật TCTT thì trách nhiệm cung cấp thông tin thuộc về cơ quan nhà nước.

- Trường hợp thông tin được tạo ra là thông tin vừa có thể được tiếp cận theo quy định của Luật TCTT vừa có thể được cung cấp theo quy định của pháp luật có liên quan thì cơ quan nhà nước có trách nhiệm cung cấp thông tin theo quy định của Luật TCTT, còn cơ quan, tổ chức ngoài nhà nước cung cấp thông tin theo quy định của pháp luật liên quan. Trong trường hợp này, công dân được quyền lựa chọn yêu cầu cơ quan nhà nước hoặc cơ quan, tổ chức khác đã phối hợp tạo ra thông tin cung cấp thông tin. Nếu đó là thông tin thuộc loại thông tin được cung cấp theo yêu cầu theo quy định của Luật TCTT thì khi được yêu cầu, cơ quan nhà nước có trách nhiệm tiếp nhận Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin và xem xét giải quyết yêu cầu cung cấp thông tin của công dân.

- Trường hợp thông tin được tạo ra không thuộc loại thông tin được tiếp cận theo quy định của Luật TCTT mà là thông tin được cung cấp theo quy định của pháp luật có liên quan thì chủ thể cung cấp thông tin được xác định theo quy định của pháp luật có liên quan. Tùy thuộc quy định cụ thể của pháp luật liên quan mà cơ quan nhà nước hoặc cơ quan, tổ chức khác đã phối hợp tạo ra thông tin có trách nhiệm cung cấp thông tin. Tuy nhiên, xuất phát từ nguyên tắc bảo đảm thuận lợi cho người dân trong việc tiếp cận thông tin, nếu nhận được yêu cầu cung cấp thông tin, cơ quan nhà nước qua xem xét thấy việc cơ quan giải quyết yêu cầu cung cấp không trái với quy định pháp luật thì xử lý việc cung cấp thông tin.

Lưu ý thứ bẩy: Xác định cơ quan có trách nhiệm cung cấp thông tin trong trường hợp cơ quan nhà nước được sáp nhập, chia tách

Trường hợp cơ quan nhà nước được sáp nhập với cơ quan nhà nước khác thì trách nhiệm cung cấp thông tin do cơ quan nhà nước được sáp nhập tạo ra được chuyển sang cơ quan nhà nước tiếp nhận cơ quan được sáp nhập.

Trường hợp cơ quan nhà nước được chia tách thì trách nhiệm cung cấp thông tin do cơ quan nhà nước trước khi chia tách được chuyển sang các cơ quan nhà nước được chia tách theo nhiệm vụ tương ứng hoặc căn cứ vào thực tế cơ quan nào nắm giữ thông tin.

II. CHỦ THỂ TIẾP CẬN THÔNG TIN

1. Công dân là chủ thể chính tiếp cận thông tin

Cụ thể hóa quy định tại Điều 25 Hiến pháp năm 2013: “Công dân có quyền... tiếp cận thông tin...”, Luật TCTT quy định chủ thể thực hiện quyền tiếp cận thông tin là công dân, bao gồm cả công dân Việt Nam đang định cư ở nước ngoài. Quyền tiếp cận thông tin của công dân bao gồm việc tự do tiếp cận các thông tin do cơ quan nhà nước công khai; yêu cầu cơ quan nhà nước cung cấp thông tin và sử dụng thông tin phục vụ các nhu cầu cụ thể của mình.

 Luật TCTT cũng quy định việc bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của nhóm đối tượng là người mất năng lực hành vi dân sự, người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi và người dưới 18 tuổi. Theo đó, những đối tượng này thực hiện quyền tiếp cận thông tin thông qua người đại diện theo pháp luật, người giám hộ, trừ trường hợp pháp luật liên quan có quy định khác.

Một trong những nguyên tắc cơ bản của Luật TCTT là bảo đảm mọi công dân đều bình đẳng, không bị phân biệt đối xử trong việc thực hiện quyền tiếp cận thông tin. Chính vì vậy, Luật cũng có quy định các biện pháp riêng nhằm bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của người khuyết tật, người sinh sống ở vùng biên giới, hải đảo, miền núi, vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn. Theo đó, cơ quan nhà nước phải xác định hình thức công khai thông tin phù hợp với khả năng, điều kiện tiếp cận thông tin của công dân. Trong trường hợp thông tin được cung cấp theo yêu cầu thì cơ quan nhà nước cũng cần phải thực hiện các biện pháp hỗ trợ người yêu cầu cung cấp thông tin là người khuyết tật, người không biết chữ như điền giúp các nội dung vào Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin. Cơ quan cung cấp thông tin có trách nhiệm đa dạng hóa các hình thức cung cấp thông tin phù hợp với khả năng tiếp cận của người yêu cầu cung cấp thông tin; bố trí thiết bị nghe - xem và các thiết bị phụ trợ phù hợp với dạng và mức độ khuyết tật, ưu tiên cung cấp thông tin cho người khuyết tật theo quy định pháp luật về tiếp cận thông tin và pháp luật về người khuyết tật.

Ngoài ra, Luật TCTT cũng quy định công dân có thể yêu cầu cung cấp thông tin thông qua tổ chức, đoàn thể, doanh nghiệp của mình trong trường hợp nhiều người của tổ chức, đoàn thể, doanh nghiệp đó cùng có yêu cầu cung cấp thông tin giống nhau. Việc yêu cầu cung cấp thông tin của công dân thông qua tổ chức, đoàn thể, doanh nghiệp được thực hiện trong trường hợp nhiều người trong tổ chức có cùng nhu cầu tiếp cận đối với một loại thông tin. Tổ chức yêu cầu cung cấp thông tin có trách nhiệm cử người đại diện để thực hiện việc yêu cầu cung cấp thông tin. Người đại diện có trách nhiệm lập danh sách những người có cùng yêu cầu cung cấp thông tin giống nhau, gửi Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin kèm theo danh sách những người yêu cầu đến cơ quan có trách nhiệm cung cấp thông tin và thực hiện việc yêu cầu cung cấp thông tin theo quy định.

2. Người nước ngoài được yêu cầu cung cấp thông tin trong một số trường hợp cụ thể

Trong xu thế hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng và thực hiện chủ trương mở rộng hợp tác, thu hút đầu tư nước ngoài, một số lượng lớn nhà đầu tư nước ngoài đến Việt Nam làm ăn, sinh sống, người Việt Nam định cư ở nước ngoài có quốc tịch nước ngoài về Việt Nam đầu tư, kinh doanh... cũng có nhu cầu được tiếp cận thông tin để phục vụ quyền và lợi ích hợp pháp của họ.

Việc tiếp cận các thông tin công khai rộng rãi theo quy định của Luật TCTT của người nước ngoài là không bị giới hạn và được thực hiện tương tự như công dân Việt Nam.

Tuy nhiên, đối với các thông tin được cung cấp theo yêu cầu, để phù hợp với quy định của Hiến pháp năm 2013 về quyền tiếp cận thông tin của công dân và phù hợp với điều kiện thực tiễn ở Việt Nam, Luật TCTT quy định cho phép người nước ngoài cư trú hợp pháp tại Việt Nam có quyền yêu cầu cung cấp thông tin liên quan trực tiếp đến quyền và nghĩa vụ của họ.

III. THÔNG TIN VÀ PHẠM VI THÔNG TIN ĐƯỢC TIẾP CẬN

1. Khái niệm thông tin, thông tin do cơ quan nhà nước tạo ra

1.1. Khái niệm thông tin

Luật TCTT quy định: Thông tin là tin, dữ liệu được chứa đựng trong văn bản, hồ sơ, tài liệu có sẵn, tồn tại dưới dạng bản viết, bản in, bản điện tử, tranh, ảnh, bản vẽ, băng, đĩa, bản ghi hình, ghi âm hoặc các dạng khác do cơ quan nhà nước tạo ra.

Thông tin theo quy định của Luật phải đáp ứng được các điều kiện sau đây:

- Được hình thành thông qua việc soạn thảo, chế tạo, sản xuất, thu thập, tập hợp, lưu giữ;

- Hàm chứa tin tức, dữ liệu về một hoặc một số vấn đề cụ thể nào đó;

- Được chứa đựng dưới những hình thức nhất định. Các hình thức chứa đựng thông tin có thể đa dạng, nhưng phải mang tính hữu hình mà con người có thể nghe, nhìn được;

- Được tạo ra bởi cơ quan nhà nước.

Như vậy, thông tin theo quy định của Luật TCTT không phải là thông tin nói chung, thông tin được lưu giữ trong suy nghĩ, thông tin truyền miệng hay các thông tin do chủ thể ngoài nhà nước tạo ra không liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan nhà nước.

1.2. Các hình thức chứa đựng thông tin

Luật TCTT quy định thông tin tồn tại dưới dạng bản viết, bản in, bản điện tử, tranh, ảnh, bản vẽ, băng, đĩa, bản ghi hình, ghi âm hoặc các dạng khác do cơ quan nhà nước tạo ra.

Trên thực tế, thông tin được chứa đựng với dung lượng và dưới nhiều hình thức khác nhau. Cùng với sự phát triển của khoa học - kỹ thuật, các hình thức chứa đựng thông tin ngày càng phong phú, đa dạng và khó có thể liệt kê hết được. Ngoài các hình thức truyền thống như văn bản, tranh, ảnh, hình vẽ... được thể hiện trên các chất liệu hữu hình như giấy, vải, gỗ, kim loại..., thông tin còn có thể được lưu giữ dưới dạng phim, vi phim, dữ liệu số, âm thanh kỹ thuật số, băng từ, đĩa mềm, ổ cứng hoặc các thiết bị khác có thể chứa đựng tín hiệu điện tử, bản đồ, bản vẽ... Do đó, đối với người làm nhiệm vụ cung cấp thông tin, việc xác định thông tin được chứa đựng dưới hình thức nào có ý nghĩa quan trọng không chỉ khi họ phải xác định thông tin có phải là thông tin theo quy định của Luật TCTT hay không mà cả khi họ xem xét việc cung cấp thông tin và dự kiến thời gian, hình thức cung cấp thông tin.

Như trên đã nêu, các hình thức chứa đựng thông tin là rất đa dạng và khó có thể liệt kê tất cả các hình thức có thể gặp trong thực tiễn. Thông thường, người ta chấp nhận thông tin được chứa đựng dưới tất cả các hình thức, miễn là dưới hình thức đó người tiếp cận thông tin khi không có khiếm khuyết về cơ thể, tiếp cận thông tin trong các điều kiện phù hợp và nếu cần tới sự trợ giúp của các thiết bị kỹ thuật thì có thể nắm bắt được thông tin thông qua việc nghe hoặc nhìn.

Điểm quan trọng cần lưu ý đối với người làm nhiệm vụ cung cấp thông tin là hình thức chứa đựng thông tin chỉ là một cơ sở để xác định thông tin. Trong nhiều trường hợp, dù chứa đựng dưới các hình thức hữu hình, có thể nắm bắt được nhưng vẫn không được xác định là thông tin. Chẳng hạn, chương trình máy tính thông dụng dù có thể được sao chép hoặc phân tích phục vụ cho việc tạo ra thông tin nhưng không phải là thông tin mà chỉ là công cụ, phương tiện tạo ra thông tin mà thôi. Tương tự, hầu hết các ghi chép cá nhân của cán bộ, công chức cụ thể trong quá trình thực hiện nhiệm vụ cũng không được coi là thông tin theo quy định của Luật vì nó không được tạo ra, tập hợp, lưu giữ theo trình tự, thủ tục pháp luật quy định. Các ghi chép thông thường hay công cụ, phương tiện phục vụ cho quá trình tạo ra thông tin, do đó, không thuộc đối tượng thông tin được áp dụng của Luật TCTT.

Do vậy, để xác định thông tin có phải là thông tin theo quy định của Luật TCTT hay không, người làm nhiệm vụ cung cấp thông tin cần xem xét thông tin có đáp ứng đủ các điều kiện khác nữa hay không.

1.3. Khái niệm thông tin do cơ quan nhà nước tạo ra

Luật TCTT quy định: Thông tin do cơ quan nhà nước tạo ra là tin, dữ liệu được tạo ra trong quá trình cơ quan nhà nước thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của pháp luật, được người có thẩm quyền của cơ quan nhà nước đó ký, đóng dấu hoặc xác nhận bằng văn bản.

Nói một cách cụ thể, thông tin do cơ quan nhà nước tạo ra là thông tin theo quy định của Luật TCTT và đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:

- Được tạo ra theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục quy định và trong quá trình cơ quan nhà nước thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.

- Được tạo ra bởi cơ quan nhà nước, liên quan đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan nhà nước, gồm:

Thông tin do các bộ phận, đơn vị chức năng của cơ quan nhà nước trực tiếp soạn thảo, trình người đứng đầu cơ quan hoặc người có thẩm quyền ký, ban hành hoặc phê duyệt, hoặc xác nhận…

Thông tin được tạo ra của cơ quan nhà nước nên cơ quan nhà nước chính là chủ thể chịu trách nhiệm chi trả cho việc soạn thảo, thu thập, tập hợp và lưu giữ thông tin. Ví dụ: một bộ có thể giao cho một tổ chức, cá nhân tiến hành khảo sát, đánh giá thực trạng về một vấn đề nào đó nhằm phục vụ cho việc xây dựng, hoàn thiện chính sách quản lý của mình. Kinh phí khảo sát, đánh giá được bộ chi trả. Khi đó, báo cáo khảo sát, đánh giá cũng có thể được coi là thông tin do cơ quan nhà nước tạo ra. Trong trường hợp này, thông tin vẫn được hiểu là do cơ quan nhà nước tạo ra và cơ quan nhà nước là chủ thể có trách nhiệm cung cấp thông tin (nếu đó thuộc loại thông tin được tiếp cận), mặc dù, việc tạo ra thông tin được thực hiện thông qua một chủ thể khác.

Kinh nghiệm của các nước cho thấy, cũng có thể xác định thông tin do cơ quan nhà nước tạo ra đối với thông tin do cá nhân cán bộ, công chức thuộc một cơ quan nhà nước tạo ra theo nhiệm vụ được giao nhằm phục vụ việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan nhà nước có trách nhiệm cung cấp thông tin. Trong trường hợp này, thông tin được coi là có liên quan đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan cung cấp thông tin nếu như thông tin được cán bộ, công chức đã soạn thảo, tiếp nhận hoặc lưu giữ thông tin chuyển đến cơ quan nhà nước có trách nhiệm cung cấp thông tin một cách chính thức nhằm thực hiện nhiệm vụ của cơ quan cung cấp thông tin.

- Được chứa đựng, lưu giữ dưới những hình thức nhất định;

- Được người có thẩm quyền của cơ quan nhà nước đó ký, đóng dấu hoặc xác nhận bằng văn bản.

Thông tin đó là “sản phẩm” chính thức mà không phải đang còn trong quá trình xây dựng, hoàn thiện; việc cung cấp thông tin có tính chính thức, được ký, đóng dấu hoặc xác nhận bằng văn bản cũng nhằm bảo đảm tính chính xác của thông tin được cơ quan nhà nước cung cấp. Có thể nói rằng, thông tin ở đây cũng đồng nghĩa với văn bản, hồ sơ, tài liệu chính thức của cơ quan nhà nước mà không phải là nội dung thông tin nằm trong các văn bản, hồ sơ, tài liệu đó.

Khi cung cấp, cơ quan nhà nước cần lưu ý không cung cấp một phần văn bản hay một phần nội dung của văn bản mà phải cung cấp trọn vẹn văn bản (bản sao) được ký, đóng dấu, xác nhận. Ví dụ: thông tin do người của cơ quan nhà nước phát ngôn qua các kênh báo chí, truyền thông không thuộc loại thông tin mà Luật TCTT yêu cầu phải cung cấp, nhưng một báo cáo, một quyết định được ký, đóng dấu bởi người, cơ quan có thẩm quyền sẽ thuộc phạm vi thông tin mà Luật này quy định.

Việc giới hạn khái niệm “thông tin” theo quy định của Luật TCTT có nhiều lý do, trong đó có lý do là để bảo đảm tính khả thi của Luật trong điều kiện luật ban hành lần đầu, “mở dần từng bước”, bảo đảm phù hợp với trình độ phát triển và năng lực của cán bộ, khả năng của các cơ quan nhà nước, có tính đến bảo đảm hoạt động bình thường của các cơ quan nhà nước khi vẫn phải thực hiện các nhiệm vụ khác. Trong tương lai, có thể khái niệm thông tin sẽ mở rộng hơn, tiệm cận với pháp luật quốc tế hơn.

Việc xác định thông tin do cơ quan nhà nước tạo ra là công việc không hề đơn giản bởi trong thực tiễn hoạt động của các cơ quan nhà nước, việc tạo ra và lưu giữ thông tin - dù được tiến hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục quy định - nhưng diễn ra vô cùng phong phú và đa dạng. Điều này không chỉ xuất phát từ tính đa dạng và bao quát của các lĩnh vực công tác của cơ quan nhà nước mà còn chịu ảnh hưởng của việc tăng cường ứng dụng các tiến bộ khoa học - công nghệ trong quá trình tổ chức hoạt động của các cơ quan nhà nước. Luật TCTT chỉ đưa ra những nguyên tắc, tiêu chí chung nhất trong việc xác định thông tin do cơ quan nhà nước tạo ra, việc xác định cụ thể từng thông tin tùy thuộc khá lớn vào cơ quan nhà nước có trách nhiệm cung cấp thông tin. Tuy nhiên, một nguyên tắc cần quán triệt là việc xác định thông tin, cũng như các vấn đề khác liên quan đến việc cung cấp thông tin, cần được thực hiện trên tinh thần tối đa hóa việc cung cấp thông tin, bảo đảm người dân được tiếp cận nhiều nhất có thể các thông tin do cơ quan nhà nước tạo ra.

2. Xác định thông tin công dân được tiếp cận

Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người dân trong việc xác định phạm vi thông tin mà mình được tiếp cận, Luật TCTT quy định về thông tin công dân được tiếp cận, thông tin công dân không được tiếp cận và thông tin công dân được tiếp cận có điều kiện.

2.1. Những loại thông tin công dân được tiếp cận

Thông tin công dân được tiếp cận là tất cả thông tin của cơ quan nhà nước theo quy định của Luật, trừ thông tin công dân không được tiếp cận quy định tại Điều 6 của Luật và được tiếp cận có điều kiện đối với thông tin quy định tại Điều 7 của Luật TCTT.

2.2. Những loại thông tin công dân không được tiếp cận

Thông tin công dân không được tiếp cận bao gồm:

- Thông tin thuộc bí mật nhà nước, bao gồm những thông tin có nội dung quan trọng thuộc lĩnh vực chính trị, quốc phòng, an ninh quốc gia, đối ngoại, kinh tế, khoa học, công nghệ và các lĩnh vực khác theo quy định của luật.

Đối với thông tin thuộc những loại trên, cơ quan nhà nước tạo ra hoặc nắm giữ thông tin không được công khai thông tin. Cơ quan nhà nước cũng phải từ chối cung cấp thông tin nếu nhận được yêu cầu cung cấp thông tin. Trong trường hợp này, cơ quan nhà nước có trách nhiệm giữ bí mật thông tin mà không cần phải xem xét liệu việc công khai hay cung cấp thông tin có mang lại ích lợi nào hay gây ra những hậu quả xấu nào hay không.

Tuy nhiên, khi thông tin thuộc bí mật nhà nước được giải mật thì công dân được tiếp cận theo quy định của Luật TCTT.

- Thông tin mà nếu để tiếp cận sẽ gây nguy hại đến lợi ích của Nhà nước, ảnh hưởng xấu đến quốc phòng, an ninh quốc gia, quan hệ quốc tế, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội, sức khỏe của cộng đồng; gây nguy hại đến tính mạng, cuộc sống hoặc tài sản của người khác; thông tin thuộc bí mật công tác; thông tin về cuộc họp nội bộ của cơ quan nhà nước; tài liệu do cơ quan nhà nước soạn thảo cho công việc nội bộ.

Đối với những thông tin thuộc loại này, để giữ bí mật thông tin, cơ quan nhà nước tạo ra hoặc nắm giữ thông tin phải phân tích, đánh giá cân đối lợi ích công cộng, những nguy hại đối với các lợi ích hợp pháp mà nhà nước bảo vệ trong trường hợp thông tin được giữ bí mật hay được cung cấp, công khai. Việc không cho tiếp cận thông tin được áp dụng khi qua việc phân tích, đánh giá cho thấy nếu thông tin được tiết lộ sẽ có hại nhiều hơn có lợi cho các lợi ích mà nhà nước bảo vệ. Hướng dẫn chi tiết cách phân tích, đánh giá lợi ích công cộng được trình bày ở phần sau của Sổ tay này.

2.3. Những loại thông tin công dân được tiếp cận có điều kiện

Những loại thông tin dưới dây công dân được tiếp cận có điều kiện:

- Thông tin liên quan đến bí mật kinh doanh được tiếp cận trong trường hợp chủ sở hữu bí mật kinh doanh đó đồng ý.

Vậy, như thế nào là thông tin liên quan đến bí mật kinh doanh? Chủ sở hữu thông tin bí mật kinh doanh được xác định như thế nào?

Ở nghĩa chung nhất, thông tin được coi là liên quan đến bí mật kinh doanh là thông tin hàm chứa trong đó tin tức, dữ liệu về kinh doanh, bao gồm các công thức, mô hình, bản tập hợp, chương trình, thiết bị, phương pháp, cách thức, kỹ thuật, quy trình, bản vẽ, dữ liệu chi phí, danh sách khách hàng, bản viết lời thoại các băng hình hoặc bản tính toán chi phí sản xuất chi tiết... mà từ các tin tức, dữ liệu này có thể làm phát sinh các giá trị kinh tế độc lập, bao gồm cả giá trị kinh tế thực tế hoặc tiềm năng. Những thông tin này được coi là thông tin bí mật kinh doanh khi nó không phải là kiến thức, hiểu biết chung nhiều người biết, những người khác muốn kiếm lợi từ việc tiếp cận hoặc sử dụng thông tin không thể tiếp cận một cách thông thường. Bên cạnh đó, chủ sở hữu thông tin phải đã và đang sử dụng các biện pháp phù hợp nhằm giữ bí mật thông tin.

Theo quy định của Luật sở hữu trí tuệ, bí mật kinh doanh là thông tin thu được từ hoạt động đầu tư tài chính, trí tuệ, chưa được bộc lộ và có khả năng sử dụng trong kinh doanh. Tuy nhiên, không phải mọi thông tin có đặc điểm như trên được coi là thông tin bí mật kinh doanh được bảo hộ. Thông tin bí mật kinh doanh chỉ được bảo hộ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau: thông tin đó không phải là hiểu biết, kiến thức thông thường; thông tin đó có khả năng được áp dụng trong kinh doanh và khi được sử dụng sẽ tạo cho người nắm giữ thông tin đó lợi thế hơn so với người không nắm giữ hoặc không sử dụng nó; thông tin đó phải được chủ sở hữu bảo mật bằng các biện pháp cần thiết để không bị tiết lộ và không dễ dàng tiếp cận được. Bên cạnh đó, các thông tin bí mật như bí mật về nhân thân, bí mật về quản lý nhà nước; bí mật về quốc phòng, an ninh hay thông tin bí mật khác không liên quan đến kinh doanh thì không được bảo hộ với danh nghĩa bí mật kinh doanh.

Ngoài ra, Luật sở hữu trí tuệ quy định trong trường hợp pháp luật có quy định người nộp đơn xin cấp phép kinh doanh, lưu hành dược phẩm, nông hóa phẩm phải cung cấp kết quả thử nghiệm hoặc bất kỳ dữ liệu nào khác là bí mật kinh doanh thu được do đầu tư công sức đáng kể và người nộp đơn có yêu cầu giữ bí mật các thông tin đó thì cơ quan có thẩm quyền cấp phép có nghĩa vụ thực hiện các biện pháp cần thiết để các dữ liệu đó không bị sử dụng nhằm mục đích thương mại không lành mạnh và không bị bộc lộ, trừ trường hợp việc bộc lộ là cần thiết nhằm bảo vệ công chúng.

Luật sở hữu trí tuệ cũng quy định quyền sở hữu công nghiệp đối với bí mật kinh doanh được xác lập trên cơ sở việc có được thông tin đó một cách hợp pháp và việc thực hiện bảo mật bí mật kinh doanh đó. Chủ sở hữu bí mật kinh doanh chính là các tổ chức, cá nhân có được bí mật kinh doanh một cách hợp pháp và thực hiện việc bảo mật bí mật kinh doanh đó. Bí mật kinh doanh mà bên làm thuê, bên thực hiện nhiệm vụ được giao có được trong khi thực hiện công việc được thuê hoặc được giao thuộc quyền sở hữu của bên thuê hoặc bên giao việc, trừ trường hợp các bên có thoả thuận khác. Về mặt quyền tài sản, chủ sở hữu bí mật kinh doanh có quyền sử dụng, cho phép người khác sử dụng bí mật kinh doanh, ngăn cấm người khác sử dụng bí mật kinh doanh và định đoạt bí mật kinh doanh.

Tiếp cận thông tin liên quan đến bí mật kinh doanh tạo ra nguy cơ bị tiết lộ bí mật kinh doanh cho người khác. Do vậy, việc cho phép tiếp cận thông tin bí mật kinh doanh phải được sự đồng ý của chủ sở hữu bí mật kinh doanh đó, đặc biệt, trường hợp cung cấp thông tin bí mật kinh doanh vì lợi ích cộng đồng. Do quyền sở hữu bí mật kinh doanh là quyền có thể chuyển giao, việc lấy ý kiến đồng ý cung cấp bí mật kinh doanh phải được thực hiện đối với cá nhân, tổ chức đang là chủ sở hữu của bí mật kinh doanh. Trong trường hợp bí mật kinh doanh đó được đồng sở hữu bởi các tổ chức, cá nhân khác nhau thì cần có sự đồng ý của tất cả các đồng chủ sở hữu, trừ trường hợp các chủ sở hữu ủy quyền cho một chủ sở hữu quyết định việc đồng ý cung cấp thông tin.

- Thông tin liên quan đến bí mật đời sống riêng tư, bí mật cá nhân được tiếp cận trong trường hợp được người đó đồng ý; thông tin liên quan đến bí mật gia đình được tiếp cận trong trường hợp được các thành viên gia đình đồng ý.

Ý kiến đồng ý của chủ sở hữu thông tin, các cá nhân, tổ chức có liên quan đến thông tin bí mật kinh doanh, thông tin về bí mật đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình có ý nghĩa quyết định đối với việc cung cấp thông tin. Theo quy định của Luật TCTT thì chính người yêu cầu cung cấp thông tin phải lấy ý kiến đồng ý của chủ sở hữu thông tin, cá nhân, tổ chức có liên quan.

Thông tin liên quan đến bí mật đời sống riêng tư, bí mật cá nhân thông thường được hiểu là các thông tin, dữ liệu liên quan đến chính bản thân họ về đời sống cá nhân và tình trạng sức khỏe của họ. Cho đến nay, pháp luật nước ta vẫn chưa có quy định rõ ràng về bí mật đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình là gì, phạm vi của bí mật đời sống riêng tư, bí mật cá nhân như thế nào, mà vấn đề này chỉ được quy định tản mát trong một số văn bản quy phạm pháp luật.

Theo quy định của Hiến pháp thì mọi người có quyền bất khả xâm phạm về đời sống riêng tư, bí mật cá nhân và bí mật gia đình; có quyền bảo vệ danh dự, uy tín của mình. Thông tin về đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình được pháp luật bảo đảm an toàn. Mọi người có quyền bí mật thư tín, điện thoại, điện tín và các hình thức trao đổi thông tin riêng tư khác. Không ai được bóc mở, kiểm soát, thu giữ trái luật thư tín, điện thoại, điện tín và các hình thức trao đổi thông tin riêng tư của người khác.

Dưới góc độ pháp luật dân sự, Bộ luật dân sự quy định: Đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình là bất khả xâm phạm và được pháp luật bảo vệ. Việc thu thập, lưu giữ, sử dụng, công khai thông tin liên quan đến đời sống riêng tư, bí mật cá nhân phải được người đó đồng ý, việc thu thập, lưu giữ, sử dụng, công khai thông tin liên quan đến bí mật gia đình phải được các thành viên gia đình đồng ý, trừ trường hợp luật có quy định khác. Thư tín, điện thoại, điện tín, cơ sở dữ liệu điện tử và các hình thức trao đổi thông tin riêng tư khác của cá nhân được bảo đảm an toàn và bí mật. Việc bóc mở, kiểm soát, thu giữ thư tín, điện thoại, điện tín, cơ sở dữ liệu điện tử và các hình thức trao đổi thông tin riêng tư khác của người khác chỉ được thực hiện trong trường hợp luật quy định. Các bên trong hợp đồng không được tiết lộ thông tin về đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình của nhau mà mình đã biết được trong quá trình xác lập, thực hiện hợp đồng, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.

Liên quan đến bí mật sức khỏe của cá nhân, Luật bảo vệ sức khỏe nhân dân quy định về trách nhiệm của thầy thuốc trong việc giữ bí mật về những điều có liên quan đến bệnh tật hoặc đời tư mà mình được biết về người bệnh.

Nhằm bảo vệ bí mật đời tư trong giao dịch điện tử, Luật giao dịch điện tử quy định cơ quan, tổ chức, cá nhân không được sử dụng, cung cấp hoặc tiết lộ thông tin về bí mật đời tư hoặc thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân khác mà mình tiếp cận hoặc kiểm soát được trong giao dịch điện tử nếu không được sự đồng ý của họ, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Liên quan đến thông tin cá nhân trên mạng, Luật an toàn thông tin mạng định nghĩa “thông tin cá nhân” là thông tin gắn với việc xác định danh tính của một người cụ thể. Nghị định số 72/2013/NĐ-CP ngày 15/7/2013 của Chính phủ quy định quản lý, cung cấp, sử dụng dịch vụ Internet và thông tin trên mạng xác định: “Thông tin cá nhân là thông tin gắn liền với việc xác định danh tính, nhân thân của cá nhân bao gồm tên, tuổi, địa chỉ, số chứng minh nhân dân, số điện thoại, địa chỉ thư điện tử và thông tin khác theo quy định của pháp luật” (khoản 16 Điều 3); Nghị định số 52/2013/NĐ-CP ngày 16/5/2013 của Chính phủ về thương mại điện tử xác định: “Thông tin cá nhân là các thông tin góp phần định danh một cá nhân cụ thể bao gồm tên tuổi, địa chỉ nhà riêng, số điện thoại, thông tin y tế, số tài khoản, thông tin về các giao dịch thanh toán cá nhân và những thông tin khác mà cá nhân mong muốn giữ bí mật” (khoản 13 Điều 3).

Tuy pháp luật hiện nay quy định còn chưa rõ ràng, thống nhất về thông tin cá nhân, bí mật đời tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình nhưng các cán bộ, công chức cung cấp thông tin, khi cung cấp thông tin cần lưu ý không cung cấp các thông tin cá nhân nêu trên và các thông tin có thể xác định danh tính của một người cũng như các thông tin thuộc bí mật cá nhân, bí mật đời tư mà cá nhân không muốn tiết lộ cho người khác biết.

Các cán bộ cung cấp thông tin cũng cần biết các quy định của pháp luật về bảo vệ thông tin cá nhân, bí mật đời tư, bí mật gia đình, trong đó có Luật an toàn thông tin mạng quy định rõ các nguyên tắc bảo vệ thông tin cá nhân trên mạng, bao gồm: Cá nhân tự bảo vệ thông tin cá nhân của mình và tuân thủ quy định của pháp luật về cung cấp thông tin cá nhân khi sử dụng dịch vụ trên mạng; Cơ quan, tổ chức, cá nhân xử lý thông tin cá nhân có trách nhiệm bảo đảm an toàn thông tin mạng đối với thông tin do mình xử lý; Tổ chức, cá nhân xử lý thông tin cá nhân phải xây dựng và công bố công khai biện pháp xử lý, bảo vệ thông tin cá nhân của tổ chức, cá nhân mình; Việc bảo vệ thông tin cá nhân thực hiện theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan; Việc xử lý thông tin cá nhân phục vụ mục đích bảo đảm quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội hoặc không nhằm mục đích thương mại được thực hiện theo quy định khác của pháp luật có liên quan (Điều 16). Tổ chức, cá nhân xử lý thông tin cá nhân phải áp dụng biện pháp quản lý, kỹ thuật phù hợp để bảo vệ thông tin cá nhân do mình thu thập, lưu trữ; tuân thủ các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về bảo đảm an toàn thông tin mạng. Khi xảy ra hoặc có nguy cơ xảy ra sự cố an toàn thông tin mạng, tổ chức, cá nhân xử lý thông tin cá nhân cần áp dụng biện pháp khắc phục, ngăn chặn trong thời gian sớm nhất (Điều 19).

Tuy Luật an toàn thông tin mạng chỉ tập trung quy định về bảo vệ thông tin cá nhân trên môi trường mạng nhưng có thể vận dụng các nguyên tắc của Luật này để bảo vệ thông tin cá nhân nói chung mà không chỉ đối với các thông tin cá nhân trên mạng.

3. Xem xét cho tiếp cận hay không cho tiếp cận thông tin vì lợi ích công cộng, sức khỏe của cộng đồng

Luật TCTT quy định thông tin không được tiếp cận là thông tin mà nếu để tiếp cận sẽ gây nguy hại đến lợi ích của Nhà nước, ảnh hưởng xấu đến quốc phòng, an ninh quốc gia, quan hệ quốc tế, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội, sức khỏe của cộng đồng; gây nguy hại đến tính mạng, cuộc sống hoặc tài sản của người khác... (khoản 2 Điều 6).

Bên cạnh đó, Luật cũng quy định giao cho người đứng đầu cơ quan nhà nước trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình, quyết định việc cung cấp thông tin liên quan đến bí mật kinh doanh, bí mật đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình trong trường hợp cần thiết vì lợi ích công cộng, sức khỏe của cộng đồng theo quy định của luật có liên quan mà không cần có sự đồng ý của người sở hữu các thông tin nói trên (khoản 3 Điều 7).

Như vậy, trong các trường hợp trên, để tư vấn cho người đứng đầu cơ quan nhà nước đưa ra quyết định cung cấp hay không cung cấp một thông tin cụ thể, người làm nhiệm vụ cung cấp thông tin phải tiến hành phân tích, đánh giá, cân đối lợi ích và nguy cơ của việc cung cấp hay không cung cấp thông tin đối với các lợi ích khác được pháp luật bảo vệ (bí mật nhà nước, sức khỏe của cộng đồng, lợi ích công cộng...) so với trường hợp nếu như thông tin không được cung cấp hay cung cấp. Thông lệ trên thế giới coi việc đánh giá, phân tích này là kiểm tra về cân đối lợi ích công cộng, tuy nhiên, người ta thường hay tập trung đánh giá, cân nhắc các yếu tố liên quan đến lợi ích của việc cung cấp thông tin so với việc không cung cấp thông tin. Kiểm tra, đánh giá lợi ích công cộng được áp dụng khi cân nhắc sự ảnh hưởng đến trật tự, kỷ cương chung cũng như các hoạt động của cộng đồng và Nhà nước nhằm phục vụ tốt hơn đời sống của người dân. Lợi ích công cộng thường được hiểu là những lợi ích là mối quan tâm và có ảnh hưởng chung tới cộng đồng hơn là lợi ích riêng hoặc mối quan tâm của riêng cá nhân, tổ chức nào đó. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, lợi ích công cộng cũng được tính đến khi xem xét lợi ích của một cá nhân cụ thể.

Trong hoạt động cung cấp thông tin, về cơ bản sau khi thực hiện các bước phân tích, đánh giá lợi ích công cộng, nếu nhận thấy việc cung cấp thông tin là có lợi hơn thì phải cung cấp thông tin, trừ một số trường hợp ngoại lệ nhất định. Chẳng hạn như việc cung cấp thông tin sẽ gây hại cho Nhà nước, an ninh, quốc phòng, ngoại giao hay gây ra những trở ngại lớn một cách không cần thiết đối với việc bố trí và sử dụng các nguồn lực của cơ quan nhà nước, trong các trường hợp này thông tin không được cung cấp dù có thể mang lại lợi ích nào đó cho cộng đồng.

Việc xem xét lợi ích công cộng cần được thực hiện theo quy trình nhiều bước và tất cả các yếu tố liên quan đều phải được tính đến trước khi đưa ra quyết định. Các bước cần thực hiện kiểm tra cân đối về lợi ích công cộng bao gồm: Bước 1 - Nhận diện, xem xét, đánh giá các lợi ích công cộng có được nếu như thông tin được cung cấp; Bước 2 - Nhận diện, xem xét, đánh giá các lợi ích công cộng có được nếu như thông tin không được cung cấp; Bước 3 - Cân nhắc tầm quan trọng, cân đối lợi ích của việc cung cấp thông tin so với lợi ích của việc không cung cấp thông tin. Các bước kiểm tra, đánh giá được thực hiện như sau:

Bước 1: Nhận diện, xem xét, đánh giá các lợi ích công cộng có được nếu như thông tin được cung cấp

Tại bước này, tất cả các yếu tố liên quan đến lợi ích công cộng của việc cung cấp thông tin được liệt kê đầy đủ và phân tích, đánh giá. Các yếu tố cụ thể có thể được xem xét là tính minh bạch và trách nhiệm giải trình; sự cần thiết của việc tiếp cận thông tin liên quan đến bí mật kinh doanh, bí mật đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình; mối quan hệ giữa Nhà nước và công dân; mối quan tâm của cộng đồng nói chung hoặc một nhóm của cộng đồng về vấn đề có liên quan.

Để xác định các thông tin khác có cần phải công khai hay không, có thể xem xét trên phương diện đánh giá lợi ích công cộng của việc cung cấp thông tin cho thấy lợi ích công cộng là lớn hơn lợi ích của việc không công khai thông tin. Trước khi tham mưu cho người đứng đầu cơ quan tạo ra thông tin hoặc nắm giữ thông tin, người làm nhiệm vụ cung cấp thông tin cần trả lời các câu hỏi sau:

- Việc cung cấp thông tin có ý nghĩa đáng kể đối với việc tăng cường công khai hoạt động, tăng cường trách nhiệm giải trình của các cơ quan nhà nước hay không?

- Việc cung cấp thông tin có góp phần cải thiện chất lượng của quá trình tham gia của người dân vào hoạt động của các cơ quan nhà nước hay không?

- Việc thông tin được cung cấp có góp phần làm cho người dân nắm bắt, hiểu biết về hoạt động của cơ quan nhà nước, nhất là các chế độ, chính sách thuộc lĩnh vực công tác của cơ quan tạo ra, nắm giữ thông tin hay không?

- Việc thông tin được cung cấp có góp phần bảo đảm và cải thiện chất lượng giám sát đối với việc quản lý và sử dụng ngân sách, tài sản công hay không?…

Để nhận diện và đánh giá các lợi ích công cộng của việc cung cấp thông tin đối với mỗi trường hợp cụ thể cần nghiên cứu kỹ nội hàm, mục đích và ý nghĩa của từng yếu tố, chẳng hạn như “thành viên gia đình” là những ai, “cá nhân” cụ thể là cá nhân, người dân bình thường hay cán bộ, công chức, cán bộ cao cấp hay người nổi tiếng, “nhà nước” được hiểu là các cơ quan nhà nước hay hệ thống chính trị nói chung? Bên cạnh đó, cũng cần xem xét liệu mỗi yếu tố cụ thể có gắn liền với hệ quả nhất định nào không, chẳng hạn như với ai, cái gì, trong trường hợp nào thì bị ảnh hưởng tiêu cực, bị tiết lộ hay được bảo vệ hiệu quả hơn? Ngoài ra, cũng cần phải phân tích các yếu tố một cách kỹ càng khi đặt trong tình huống giả định là yêu cầu cung cấp thông tin đã nhận được, thông tin được yêu cầu có tồn tại hay việc cung cấp thông tin đã được quyết định.

Bước 2: Nhận diện, xem xét, đánh giá các lợi ích công cộng có được nếu như thông tin không được cung cấp

Các yếu tố lợi ích công cộng trong việc không cung cấp thông tin thường được tính đến bao gồm lợi ích công cộng của việc giữ bí mật các thông tin liên quan đến bí mật kinh doanh, bí mật đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình và ảnh hưởng của chúng tới lợi ích, mối quan tâm của cộng đồng hoặc một nhóm của cộng đồng về vấn đề có liên quan. Bên cạnh đó, các yếu tố gây nguy hại của việc cung cấp thông tin tới Nhà nước, giữ bí mật các thông tin liên quan đến quốc phòng, an ninh, ngoại giao, quy trình tố tụng, sức khỏe của cộng đồng cũng được tính đến.

Các yếu tố sau đây cần được cân nhắc khi nhận diện, xem xét, đánh giá các lợi ích của việc không cung cấp thông tin:

- Việc không cung cấp thông tin có góp phần bảo đảm cho Nhà nước hoạt động ổn định và bình thường hay không?

- Việc không cung cấp thông tin có góp phần bảo đảm quá trình thực thi pháp luật và an ninh trật tự hay không?

- Việc không cung cấp thông tin có góp phần bảo vệ quy trình tố tụng hay không?

- Việc không cung cấp thông tin có góp phần bảo vệ lợi ích kinh doanh của tổ chức, cá nhân hay không?

- Việc không cung cấp thông tin có góp phần bảo vệ môi trường, văn hóa, nền kinh tế và các lợi ích chung khác hay không?

- Việc không cung cấp thông tin có góp phần bảo vệ lợi ích của Nhà nước, bảo đảm quốc phòng, an ninh quốc gia, quan hệ quốc tế, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội, sức khỏe của cộng đồng; tính mạng, cuộc sống hoặc tài sản của cá nhân, tổ chức hay không?

Ngược lại, việc cung cấp thông tin có nguy cơ gây hại cho lợi ích của Nhà nước, quốc phòng, an ninh quốc gia, quan hệ quốc tế, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội, sức khỏe của cộng đồng; tính mạng, cuộc sống hoặc tài sản của cá nhân, tổ chức hay không?

- Việc không cung cấp thông tin có góp phần bảo vệ bí mật kinh doanh, bí mật đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình hay không?

- Việc không cung cấp thông tin có góp phần bảo vệ các thông tin khác thuộc loại thông tin không được tiếp cận hoặc tiếp cận có điều kiện hay không?...

Trong quá trình nhận diện, phân tích, đánh giá các lợi ích, cơ quan nhà nước không cần phải xem xét việc cung cấp thông tin có gây ảnh hưởng xấu đến danh tiếng, uy tín của cơ quan nhà nước hay không. Cơ quan nhà nước cũng không cần đánh giá liệu thông tin nếu được cung cấp có thể bị giải thích sai, gây hiểu lầm cho bất cứ ai hay không, có dẫn đến hành vi sai phạm của người yêu cầu cung cấp thông tin hay không?

Khi xử lý một yêu cầu cung cấp thông tin cụ thể, cơ quan nhà nước cần nghiên cứu các lý do cần tiếp cận thông tin mà người yêu cầu trình bày, đặc biệt cần xem xét kỹ những lý do có liên quan đến lợi ích công cộng, sức khỏe của cộng đồng cũng như các yếu tố có tác động riêng đối với chính bản thân người yêu cầu.

Bước 3: Cân nhắc tầm quan trọng, cân đối các lợi ích của việc cung cấp thông tin so với các lợi ích của việc không cung cấp thông tin để đưa ra quyết định không cung cấp thông tin hay cung cấp thông tin

Trường hợp qua phân tích, đánh giá kết quả cho thấy việc không cung cấp thông tin có thể mang lại một hoặc một số yếu tố bất lợi so với việc cung cấp thông tin thì vẫn chưa có đủ cơ sở cho việc ra quyết định không cung cấp thông tin. Cơ quan nhà nước chỉ quyết định có cung cấp thông tin hay không sau khi so sánh, cân đối các lợi ích của việc cung cấp thông tin so với việc không cung cấp thông tin. Trong mỗi trường hợp cụ thể, cơ quan nhà nước sẽ xem xét một loạt các vấn đề, bao gồm:

- Tính chất và bối cảnh của thông tin. Chẳng hạn thông tin về vấn đề gì, liên quan đến quốc phòng, an ninh, quan hệ ngoại giao hay liên quan đến bí mật kinh doanh, bí mật đời sống riêng tư...?

- Các yếu tố tác động riêng đến cá nhân người yêu cầu cung cấp thông tin khi thông tin được cung cấp hay không được cung cấp?

- Tầm quan trọng, ý nghĩa của các lợi ích cũng như nguy cơ của việc cung cấp thông tin/không cung cấp thông tin?

Chẳng hạn, đối với thông tin có liên quan đến quốc phòng, an ninh, quan hệ quốc tế, trật tự, an toàn xã hội mà qua phân tích, đánh giá cho thấy việc cung cấp thông tin có thể mang lại một số lợi ích nhất định nhưng lại có nguy cơ nếu để tiếp cận sẽ gây nguy hại đến lợi ích của Nhà nước, ảnh hưởng xấu đến quốc phòng, an ninh quốc gia, quan hệ quốc tế, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội, sức khỏe của cộng đồng; gây nguy hại đến tính mạng, cuộc sống hoặc tài sản của người khác thì phải giữ bí mật thông tin và không cho tiếp cận.

Tuy nhiên, nếu thông tin có liên quan đến bí mật kinh doanh, bí mật đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình: cơ quan nhà nước chỉ không cung cấp thông tin trong trường hợp khi cân đối cho thấy lợi ích nổi trội của việc không cung cấp thông tin so với việc cung cấp thông tin. Khi cân đối cho thấy lợi ích của việc cung cấp thông tin nổi trội hơn hoặc cân bằng thì cần công khai, cung cấp thông tin.

 

 

 

 

 

 

Chương 3

XÁC ĐỊNH NHỮNG THÔNG TIN PHẢI ĐƯỢC CÔNG KHAI VÀ THỰC HIỆN VIỆC CHỦ ĐỘNG CÔNG KHAI THÔNG TIN

 

I. THÔNG TIN CƠ QUAN NHÀ NƯỚC CHỦ ĐỘNG CÔNG KHAI

1. Thông tin phải được công khai theo quy định của Luật tiếp cận thông tin

Để tạo điều kiện cho người dân dễ dàng tiếp cận thông tin, Luật quy định trách nhiệm của các cơ quan nhà nước công bố, công khai rộng rãi một số loại thông tin nhất định trên cổng thông tin điện tử, trang thông tin điện tử, phương tiện thông tin đại chúng và đăng Công báo, niêm yết. Việc công khai thông tin một cách chủ động và tích cực sẽ làm giảm gánh nặng hành chính cho việc trả lời những câu hỏi và yêu cầu thông thường. Các thông tin, tài liệu được công khai rộng rãi càng nhiều thì số lượng các yêu cầu tiếp cận thông tin sẽ càng giảm đi.

Luật TCTT quy định các thông tin phải được công khai bao gồm:

- Văn bản quy phạm pháp luật; văn bản hành chính có giá trị áp dụng chung; điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên, thỏa thuận quốc tế mà Việt Nam là một bên; thủ tục hành chính, quy trình giải quyết công việc của cơ quan nhà nước;

- Thông tin phổ biến, hướng dẫn thực hiện pháp luật, chế độ, chính sách đối với những lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của cơ quan nhà nước;

- Dự thảo văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của pháp luật về ban hành văn bản quy phạm pháp luật; nội dung và kết quả trưng cầu ý dân, tiếp thu ý kiến của Nhân dân đối với những vấn đề thuộc thẩm quyền quyết định của cơ quan nhà nước mà đưa ra lấy ý kiến Nhân dân theo quy định của pháp luật; đề án và dự thảo đề án thành lập, giải thể, nhập, chia đơn vị hành chính, điều chỉnh địa giới hành chính;

- Chiến lược, chương trình, dự án, đề án, kế hoạch, quy hoạch phát triển kinh tế - xã hội của quốc gia, địa phương; quy hoạch ngành, lĩnh vực và phương thức, kết quả thực hiện; chương trình, kế hoạch công tác hằng năm của cơ quan nhà nước;

- Thông tin về dự toán ngân sách nhà nước; báo cáo tình hình thực hiện ngân sách nhà nước; quyết toán ngân sách nhà nước; dự toán, tình hình thực hiện, quyết toán ngân sách đối với các chương trình, dự án đầu tư xây dựng cơ bản sử dụng vốn ngân sách nhà nước; thủ tục ngân sách nhà nước;

- Thông tin về phân bổ, quản lý, sử dụng nguồn vốn hỗ trợ phát triển chính thức và nguồn viện trợ phi chính phủ theo quy định; thông tin về quản lý, sử dụng các khoản cứu trợ, trợ cấp xã hội; quản lý, sử dụng các khoản đóng góp của Nhân dân, các loại quỹ;

- Thông tin về danh mục dự án, chương trình đầu tư công, mua sắm công và quản lý, sử dụng vốn đầu tư công, tình hình và kết quả thực hiện kế hoạch, chương trình, dự án đầu tư công; thông tin về đấu thầu; thông tin về quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất; giá đất; thu hồi đất; phương án bồi thường, giải phóng mặt bằng, tái định cư liên quan đ?n d? ?n, c?ng tr?nh tr?n ??a b?nến dự án, công trình trên địa bàn;

- Thông tin về hoạt động đầu tư, quản lý, sử dụng vốn nhà nước tại doanh nghiệp; báo cáo đánh giá kết quả hoạt động và xếp loại doanh nghiệp; báo cáo giám sát tình hình thực hiện công khai thông tin tài chính của doanh nghiệp và cơ quan nhà nước đại diện chủ sở hữu; thông tin về tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp nhà nước;

- Thông tin về sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ có tác động tiêu cực đến sức khỏe, môi trường; kết luận kiểm tra, thanh tra, giám sát liên quan đến việc bảo vệ môi trường, sức khỏe của cộng đồng, an toàn thực phẩm, an toàn lao động;

- Thông tin về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan và của đơn vị trực thuộc; nhiệm vụ, quyền hạn của cán bộ, công chức trực tiếp giải quyết các công việc của Nhân dân; nội quy, quy chế do cơ quan nhà nước ban hành;

- Báo cáo công tác định kỳ; báo cáo tài chính năm; thông tin thống kê về ngành, lĩnh vực quản lý; cơ sở dữ liệu quốc gia ngành, lĩnh vực; thông tin về tuyển dụng, sử dụng, quản lý cán bộ, công chức, viên chức; thông tin về danh mục và kết quả chương trình, đề tài khoa học;

- Danh mục thông tin phải công khai của cơ quan nhà nước; tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax, địa chỉ thư điện tử của cơ quan nhà nước hoặc người làm đầu mối tiếp nhận yêu cầu cung cấp thông tin;

- Thông tin liên quan đến lợi ích công cộng, sức khỏe của cộng đồng;

- Thông tin về thuế, phí, lệ phí;

- Thông tin khác phải được công khai theo quy định của pháp luật.

2. Thông tin phải được công khai theo quy định của các văn bản quy phạm pháp luật khác

Hiện nay, bên cạnh Luật TCTT còn nhiều văn bản quy phạm pháp luật khác có quy định về trách nhiệm của cơ quan nhà nước trong từng mảng, lĩnh vực riêng có trách nhiệm công bố, công khai thông tin. Một số văn bản quy phạm pháp luật liệt kê các thông tin được tiếp cận trong nhiều lĩnh vực, ví dụ như Luật báo chí, Luật phòng, chống tham nhũng, Luật công nghệ thông tin, Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, Pháp lệnh thực hiện dân chủ ở xã, phường, thị trấn,... Bên cạnh đó, còn có các văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành liệt kê các thông tin được tiếp cận trong lĩnh vực chuyên ngành như Luật đất đai, Luật bảo vệ môi trường, Luật quy hoạch đô thị... Về cơ bản, hầu hết các thông tin mà cơ quan nhà nước phải công khai đã được pháp điển hóa trong quy định của Luật TCTT, tuy nhiên, vẫn còn có những trường hợp riêng, đặc biệt mà Luật TCTT chưa bao quát hết được.

 Do vậy, để thực hiện đầy đủ trách nhiệm cung cấp thông tin, việc rà soát các quy định có liên quan đến trách nhiệm của cơ quan trong việc công khai thông tin cần được thực hiện bởi đơn vị làm đầu mối cung cấp thông tin để tránh tình trạng bỏ sót nhiệm vụ. Việc rà soát các thông tin phải được công khai theo quy định của các văn bản quy phạm pháp luật khác được thực hiện phù hợp với đặc thù của từng cơ quan nhà nước.

Cần lưu ý rằng, đối với thông tin phải được công khai theo quy định của các luật khác thì phải tuân thủ hình thức và trình tự, thủ tục công khai theo quy định của các luật đó. Trong trường hợp các luật khác không quy định về hình thức, trình tự, thủ tục công khai thông tin thì có thể áp dụng các quy định của Luật TCTT.

Dưới đây là một số ví dụ điển hình về thông tin cơ quan nhà nước phải công khai theo quy định của các văn bản quy phạm pháp luật khác:

- Đối với các cơ quan của Quốc hội:

Ngoài trách nhiệm cung cấp thông tin theo quy định của Luật TCTT, theo quy định của Luật tổ chức Quốc hội, Quốc hội thảo luận và quyết định các vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của mình tại các kỳ họp của Quốc hội và Quốc hội họp công khai. Trên thực tế, Quốc hội và các cơ quan của Quốc hội đã chủ động công khai thông tin liên quan đến hoạt động của mình, nhất là các thông tin liên quan đến quá trình Quốc hội thảo luận công khai và quyết định các vấn đề quan trọng của đất nước, nội dung các phiên chất vấn và trả lời chất vấn tại Quốc hội được truyền hình trực tiếp để đông đảo nhân dân trong cả nước được biết. Luật tổ chức Quốc hội còn quy định các đại diện cơ quan nhà nước, cơ quan trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân, cơ quan báo chí và khách quốc tế có thể được mời dự các phiên họp công khai của Quốc hội; công dân có thể được vào dự thính tại các phiên họp công khai của Quốc hội. Luật tổ chức Quốc hội còn quy định đại biểu Quốc hội tiếp xúc cử tri ở nơi ứng cử theo chương trình tiếp xúc cử tri của Đoàn đại biểu Quốc hội. Đại biểu Quốc hội tiếp xúc cử tri ở nơi cư trú, nơi làm việc; tiếp xúc cử tri theo chuyên đề, lĩnh vực, đối tượng, địa bàn mà đại biểu quan tâm. Trong quá trình tiếp xúc cử tri, đại biểu Quốc hội có trách nhiệm báo cáo với cử tri về hoạt động của đại biểu và Quốc hội; cử tri hoặc đại diện cử tri ở đơn vị bầu cử có thể góp ý kiến với đại biểu Quốc hội tại hội nghị cử tri do Đoàn đại biểu Quốc hội phối hợp với Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và chính quyền địa phương tổ chức trong trường hợp cần thiết.

Thông qua các buổi tiếp xúc cử tri, các hoạt động của Quốc hội, các cơ quan của Quốc hội, tất cả những vấn đề mà cử tri quan tâm được đại biểu Quốc hội trực tiếp thông báo, trao đổi với cử tri, do đó, thông qua các phương thức này, thông tin trong toàn bộ quá trình hoạt động của Quốc hội đều được công bố công khai để nhân dân tiếp cận.

- Đối với Chính phủ và hệ thống cơ quan quản lý nhà nước từ trung ương tới địa phương:

Về cơ bản, đa số văn bản pháp luật hiện hành quy định rõ ràng trách nhiệm của Chính phủ, các cơ quan quản lý nhà nước từ trung ương tới địa phương trong việc công bố công khai thông tin, cung cấp thông tin theo yêu cầu trong các lĩnh vực được phân công quản lý. Chẳng hạn:

+ Đối với Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ: theo Luật tổ chức Chính phủ, Luật báo chí và Quy chế làm việc của Chính phủ, các phiên họp của Chính phủ được công khai, sau mỗi phiên họp đều tổ chức họp báo và đăng phát trên các phương tiện thông tin đại chúng để công bố, thông báo rộng rãi nội dung phiên họp, các chính sách và quyết sách của Chính phủ tới nhân dân, cung cấp cho cơ quan báo chí để công bố công khai thông tin về hoạt động và công tác chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ. Theo Hiến pháp năm 2013, Thủ tướng Chính phủ có nhiệm vụ thực hiện chế độ báo cáo trước Nhân dân thông qua các phương tiện thông tin đại chúng về những vấn đề quan trọng thuộc thẩm quyền giải quyết của Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ (khoản 6 Điều 98).

Đồng thời, Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật quy định rõ trách nhiệm phải đăng tải hồ sơ các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ trên Cổng thông tin điện tử của Chính phủ để nhân dân tham gia ý kiến. Trong một số văn bản pháp luật chuyên ngành còn quy định rõ ràng trách nhiệm của Chính phủ trong việc chủ động công bố thông tin trong một số lĩnh vực, như: Danh mục thực vật rừng, động vật rừng được nhập khẩu; thực vật rừng, động vật rừng cấm xuất khẩu hoặc xuất khẩu có điều kiện; Danh mục loài nguy cấp, quý, hiếm được ưu tiên bảo vệ...

Theo quy định của Luật công nghệ thông tin và các văn bản hướng dẫn thi hành, Chính phủ là một trong những cơ quan nhà nước có trách nhiệm công bố công khai các thông tin trên môi trường mạng.[3] Theo quy định của Luật phòng, chống bệnh truyền nhiễm thì Thủ tướng Chính phủ công bố dịch bệnh theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Y tế đối với bệnh truyền nhiễm thuộc nhóm A khi dịch lây lan nhanh từ tỉnh này sang tỉnh khác, ảnh hưởng nghiêm trọng đến tính mạng, sức khỏe con người. Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ cũng phải công khai các thông tin để phòng, chống tham nhũng theo quy định của Luật phòng, chống tham nhũng.

+ Đối với các bộ, ngành: các văn bản pháp luật trong từng lĩnh vực chuyên ngành quy định tương đối cụ thể trách nhiệm công bố công khai thông tin của các bộ, ngành.

Tùy theo thông tin trong từng lĩnh vực, có văn bản giao trách nhiệm cho các bộ, ngành phải chủ động công bố thông tin do mình quản lý như trách nhiệm của Bộ Y tế, Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Giáo dục và Đào tạo, Uỷ ban nhân dân các cấp trong việc công bố công khai thông tin về phòng, chống bệnh truyền nhiễm; Bộ trưởng Bộ Y tế công bố dịch theo đề nghị của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh đối với bệnh truyền nhiễm thuộc nhóm A và đối với một số bệnh truyền nhiễm thuộc nhóm B khi có từ hai tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trở lên đã công bố dịch...

Theo quy định của Luật công nghệ thông tin và các văn bản hướng dẫn thi hành, các cơ quan nhà nước có trách nhiệm đăng tải trên môi trường mạng các thông tin liên quan tới tổ chức và hoạt động của bộ, ngành mình. Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ thực hiện chế độ báo cáo trước Nhân dân về những vấn đề quan trọng thuộc trách nhiệm quản lý (Điều 99 Hiến pháp năm 2013).

+ Đối với Ủy ban nhân dân các cấp: nhiều văn bản quy phạm pháp luật quy định rõ trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện có trách nhiệm công bố công khai thông tin trong lĩnh vực, địa bàn mình quản lý. Ví dụ: Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh công bố dịch/hết dịch theo đề nghị của Giám đốc Sở Y tế đối với bệnh truyền nhiễm thuộc nhóm B và nhóm C (Luật phòng, chống bệnh truyền nhiễm); văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã được đăng báo địa phương, đăng Công báo, phát thanh truyền hình, hệ thống phát thanh ở xã, niêm yết công khai tại trụ sở làm việc…

- Đối với Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân:

Tương tự như các cơ quan nhà nước khác, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân cũng phải đăng tải các thông tin về tổ chức và hoạt động của mình trên môi trường mạng theo quy định của Luật công nghệ thông tin và các nghị định hướng dẫn thi hành. Theo Luật phòng, chống tham nhũng năm 2005 (được sửa đổi, bổ sung năm 2007, 2012), hai cơ quan này còn phải chịu trách nhiệm công bố công khai các thông tin[4] liên quan tới các hoạt động cụ thể, mua sắm tài sản công... để phòng, chống tham nhũng.

 Trong các bộ luật, luật như Bộ luật tố tụng hình sự, Bộ luật tố tụng dân sự, Luật tố tụng hành chính, ngoài các thông tin trong toàn bộ quá trình tố tụng được tiếp cận theo trình tự, thủ tục riêng, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân còn phải công bố công khai các thông tin.

3. Thông tin cơ quan nhà nước quyết định chủ động công khai

Nhằm tăng cường trách nhiệm của cơ quan nhà nước trong việc chủ động công khai thông tin, từ đó giảm tải việc cung cấp thông tin theo yêu cầu của công dân, giảm chi phí hành chính cũng như chi phí tiếp cận thông tin cho người dân, Luật TCTT cũng quy định: ngoài các thông tin phải được công khai theo quy định tại khoản 1 Điều 17 của Luật, căn cứ vào điều kiện thực tế, cơ quan nhà nước chủ động công khai thông tin khác do mình tạo ra hoặc nắm giữ.

Dưới đây là một số gợi ý về tiêu chí của thông tin có thể chủ động công khai để người làm nhiệm vụ cung cấp thông tin xác định và đề xuất thủ trưởng cơ quan nhà nước quyết định việc chủ động công khai các thông tin khác do cơ quan tạo ra hoặc nắm giữ:

- Phải là thông tin không thuộc các trường hợp thông tin không được tiếp cận hoặc thông tin được tiếp cận có điều kiện theo quy định của Luật TCTT và các luật khác có liên quan;

- Thông tin được nhiều người quan tâm trên thực tế:

+ Thông tin nhận được nhiều yêu cầu cung cấp;

+ Thông tin liên quan đến chế độ, chính sách mới dự kiến có tác động sâu rộng đến người dân;

+ Thông tin hữu ích tới cuộc sống thường ngày của người dân;

+ Thông tin chính thức về những vấn đề thời sự lớn mà người dân có thể quan tâm...

- Thông tin mà việc công khai rộng rãi có thể được thực hiện một cách không quá phức tạp và không quá tốn kém, điều kiện kỹ thuật cho phép và phù hợp với điều kiện nguồn lực của cơ quan, không gây cản trở hoạt động bình thường của cơ quan.

Đối với thông tin mà cơ quan nhà nước quyết định chủ động công khai thì việc công khai thông tin được thực hiện theo quy định của Luật TCTT hoặc các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan. Thông tin có thể được công khai dưới hình thức phù hợp với đặc điểm của thông tin và điều kiện thực tế về kỹ thuật và nguồn lực của cơ quan nhà nước.

II. HÌNH THỨC VÀ THỜI ĐIỂM CÔNG KHAI THÔNG TIN

1. Các hình thức công khai thông tin

1.1. Công khai thông tin trên cổng thông tin điện tử, trang thông tin điện tử

Những thông tin mà cơ quan nhà nước phải công khai trên cổng thông tin điện tử, trang thông tin điện tử bao gồm:

- Văn bản quy phạm pháp luật; điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên, thỏa thuận quốc tế mà Việt Nam là một bên; thủ tục hành chính, quy trình giải quyết công việc của cơ quan nhà nước;

- Thông tin phổ biến, hướng dẫn thực hiện pháp luật, chế độ, chính sách đối với những lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của cơ quan nhà nước;

- Chiến lược, chương trình, dự án, đề án, kế hoạch, quy hoạch phát triển kinh tế - xã hội của quốc gia, địa phương; quy hoạch ngành, lĩnh vực và phương thức, kết quả thực hiện; chương trình, kế hoạch công tác hằng năm của cơ quan nhà nước;

- Thông tin về danh mục dự án, chương trình và kết quả thực hiện đầu tư công, mua sắm công và quản lý, sử dụng vốn đầu tư công, các nguồn vốn vay;

- Thông tin về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, sơ đồ tổ chức của cơ quan và của đơn vị trực thuộc; địa chỉ, số điện thoại, số fax, địa chỉ thư điện tử của cơ quan nhà nước, người làm đầu mối tiếp nhận yêu cầu cung cấp thông tin;

- Báo cáo tài chính năm; thông tin thống kê về ngành, lĩnh vực quản lý; thông tin về danh mục và kết quả chương trình, đề tài khoa học;

- Danh mục thông tin phải được công khai, trong đó phải nêu rõ địa chỉ, hình thức, thời điểm, thời hạn công khai đối với từng loại thông tin;

- Các thông tin nếu xét thấy cần thiết vì lợi ích công cộng, sức khỏe của cộng đồng;

- Các thông tin khác mà pháp luật quy định phải đăng trên cổng thông tin điện tử, trang thông tin điện tử.

Ngoài các thông tin nêu trên, Luật TCTT cũng quy định căn cứ vào điều kiện thực tế, cơ quan nhà nước chủ động đăng tải thông tin khác do mình tạo ra trên trang thông tin điện tử, cổng thông tin điện tử.

Trên thực tế, tình hình xây dựng và vận hành cổng thông tin điện tử, trang thông tin điện tử có sự khác biệt rất lớn giữa các cơ quan nhà nước ở các cấp khác nhau. Chính vì vậy, Luật TCTT có những quy định riêng để áp dụng đối với từng trường hợp cụ thể. Theo đó, việc công khai thông tin trên cổng thông tin điện tử, trang thông tin điện tử tại các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương được thực hiện theo kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Trường hợp cơ quan nhà nước chưa có cổng thông tin điện tử, trang thông tin điện tử, căn cứ vào điều kiện thực tế, cơ quan nhà nước có trách nhiệm công khai thông tin bằng hình thức thích hợp khác.

Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc truy cập, tìm kiếm thông tin, Luật TCTT quy đinh giao các cơ quan nhà nước có trách nhiệm cung cấp thông tin theo quy định tại Luật phải lưu giữ hồ sơ, tài liệu đã được nhập vào danh mục và phải xếp loại theo cách thức, hình thức tạo thuận lợi cho việc bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của công dân; bảo đảm thông tin có thể được lưu trữ điện tử, phải được số hóa trong một thời hạn thích hợp và được để mở cho mọi người tiếp cận; đồng thời, phải kết nối với mạng điện tử trên toàn quốc để có thể truy cập dễ dàng từ các hệ thống khác nhau. Luật cũng yêu cầu cổng thông tin điện tử, trang thông tin điện tử của cơ quan nhà nước phải được liên kết, tích hợp với cổng thông tin điện tử, trang thông tin điện tử của cơ quan trực thuộc để cập nhật thông tin, tạo thuận lợi cho công dân trong việc tìm kiếm, khai thác thông tin.

1.2. Công khai thông tin trên các phương tiện thông tin đại chúng

Đăng tải thông tin trên cổng thông tin điện tử, trang thông tin điện tử là hình thức công khai thông tin nhanh, rẻ và hiệu quả nhất. Tuy nhiên, không phải người dân nào, ở bất cứ đâu cũng có thể sử dụng hình thức này để tiếp cận thông tin. Ở các vùng nông thôn, vùng xa xôi hẻo lánh, nơi cơ sở vật chất, kỹ thuật còn thiếu, trình độ dân trí chưa cao, việc công bố trên cổng thông tin điện tử, trang thông tin điện tử chưa phải là một biện pháp hữu hiệu để người dân có thể tiếp cận thông tin.

Vì vậy, để phù hợp với điều kiện phát triển kinh tế - xã hội của từng khu vực, bảo đảm mọi người dân có cơ hội ngang nhau trong việc tiếp cận thông tin, Luật TCTT quy định trong trường hợp thông tin phải được công khai trên phương tiện thông tin đại chúng theo quy định của pháp luật thì cơ quan nhà nước có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời cho cơ quan thông tin đại chúng những thông tin này. Chẳng hạn, Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật quy định văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân phải được thông tin trên các phương tiện thông tin đại chúng ở địa phương, Do vậy, sau khi ban hành văn bản, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân phải chuyển văn bản cho các phương tiện thông tin đại chúng trên địa bàn địa phương để công bố rộng rãi đến nhân dân.

Cần lưu ý rằng, việc đăng, phát thông tin trên báo chí thực hiện theo quy định của pháp luật về báo chí. Khi đăng, phát thông tin, cơ quan thông tin đại chúng phải bảo đảm tính đầy đủ, chính xác, kịp thời của thông tin.

1.3. Đăng Công báo, niêm yết

Luật TCTT quy định việc công khai thông tin bằng hình thức đăng Công báo, niêm yết được thực hiện theo quy định của pháp luật.

Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật quy định hai loại Công báo, đó là Công báo nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và Công báo cấp tỉnh. Theo quy định của Nghị định này thì việc đăng công báo được áp dụng đối với một số loại văn bản nhất định, chủ yếu là văn bản quy phạm pháp luật và các điều ước quốc tế. Cụ thể:

Những văn bản được đăng trên Công báo nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam bao gồm: văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan nhà nước ở Trung ương ban hành; điều ước quốc tế đã có hiệu lực đối với nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội giải thích Hiến pháp, luật, pháp lệnh; văn bản bãi bỏ văn bản quy phạm pháp luật; quyết định đình chỉ việc thi hành, quyết định xử lý văn bản quy phạm pháp luật trái pháp luật; văn bản đính chính văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan nhà nước ở trung ương ban hành; danh mục văn bản, quy định hết hiệu lực thi hành do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ở trung ương lập, gửi đăng Công báo; văn bản pháp luật khác do cơ quan nhà nước ở trung ương ban hành.

Những văn bản được đăng trên Công báo cấp tỉnh bao gồm: văn bản quy phạm pháp luật do Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, chính quyền địa phương ở đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt ban hành; văn bản do cơ quan, người có thẩm quyền ở cấp tỉnh xử lý văn bản quy phạm pháp luật trái pháp luật; văn bản đính chính văn bản quy phạm pháp luật do Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, chính quyền địa phương ở đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt ban hành; danh mục văn bản, quy định hết hiệu lực thi hành do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ở cấp tỉnh lập, gửi đăng Công báo; văn bản pháp luật khác do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, chính quyền địa phương ở đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành.

Việc đăng văn bản quy định trong trường hợp này do cơ quan ban hành quyết định. Nguyên tắc gửi, tiếp nhận, đăng văn bản trên Công báo và trách nhiệm của các cơ quan nhà nước trong việc gửi, tiếp nhận, đăng văn bản trên Công báo được thực hiện theo quy định của Nghị định số 34/2016//NĐ-CP và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

Đối với việc công khai thông tin bằng hình thức niêm yết, hình thức này được quy định trong nhiều văn bản quy phạm pháp luật khác nhau điều chỉnh các lĩnh vực cụ thể. Chẳng hạn, Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, Luật tổ chức chính quyền địa phương quy định về việc niêm yết văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân; Luật phòng, chống tham nhũng và Luật đất đai quy định về việc niêm yết quy hoạch sử dụng đất đai... Do vậy, trong quá trình thực hiện công khai thông tin, cơ quan nhà nước có trách nhiệm rà soát các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan, trong trường hợp pháp luật có quy định cụ thể thông tin phải được công khai bằng hình thức niêm yết thì cơ quan cung cấp thông tin có trách nhiệm tuân thủ quy định này.

Bên cạnh đó, cần lưu ý Luật TCTT quy định đối với những thông tin được công khai bằng hình thức niêm yết mà pháp luật chưa quy định cụ thể về địa điểm, thời hạn niêm yết thì phải được niêm yết tại trụ sở cơ quan nhà nước hoặc địa điểm sinh hoạt cộng đồng trong thời hạn ít nhất là 30 ngày.

1.4. Các hình thức công khai thông tin khác

Ngoài các hình thức công khai thông tin được quy định cụ thể, Luật TCTT quy định: “Các hình thức khác thuận lợi cho công dân do cơ quan có trách nhiệm công khai thông tin xác định” (điểm e khoản 1 Điều 18). Như vậy, cơ quan nhà nước được phép căn cứ vào điều kiện thực tế để công khai thông tin thông qua các hình thức khác nhằm bảo đảm thuận lợi cho công dân trong việc tìm kiếm, khai thác và sử dụng thông tin.

Một trong những biện pháp tạo điều kiện để người sinh sống ở vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn có thể tiếp cận thông tin là đa dạng hóa và vận dụng linh hoạt các hình thức cung cấp thông tin. Theo đó, cơ quan cung cấp thông tin có thể xây dựng tài liệu chuyên đề, tờ rơi, ấn phẩm; trong trường hợp cần thiết và khả thi thì có thể được chuyển tải bằng ngôn ngữ dân tộc; tổ chức các buổi sinh hoạt chuyên đề, sinh hoạt cộng đồng để chia sẻ thông tin cho công dân; chia sẻ kinh nghiệm về hoạt động cung cấp thông tin cho các khu vực biên giới, hải đảo, miền núi, vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn; lồng ghép hoạt động cung cấp thông tin trong các sự kiện văn hóa - chính trị của cơ quan, địa phương, trong kế hoạch phổ biến, giáo dục pháp luật, truyền thông các chính sách mới của các cơ quan nhà nước trên địa bàn...

Bên cạnh đó, trong điều kiện nhu cầu tiếp cận, sử dụng thông tin của người dân ngày càng cao, cơ quan nhà nước cũng có thể công khai thông tin thông qua việc phát hành các ấn phẩm đối với loại thông tin phải được công khai. Tuy nhiên, việc phát hành các ấn phẩm phải căn cứ trên tình hình thực tế và phải tuân thủ quy định của pháp luật về xuất bản.

Cũng liên quan đến các hình thức công khai thông tin, khoản 2 Điều 18 Luật TCTT quy định: “Trường hợp pháp luật không quy định cụ thể hình thức công khai thông tin thì căn cứ vào điều kiện thực tế, cơ quan nhà nước có trách nhiệm cung cấp thông tin có thể lựa chọn một hoặc một số hình thức công khai thông tin quy định tại khoản 1 Điều này bảo đảm để công dân tiếp cận được thông tin.” Như vậy, khi pháp luật không quy định cụ thể hình thức công khai thông tin thì cơ quan nhà nước căn cứ vào điều kiện thực tế để lựa chọn một hoặc một số hình thức công khai thông tin, như đăng tải trên cổng thông tin điện tử, trang thông tin điện tử, công khai trên phương tiện thông tin đại chúng, đăng Công báo, niêm yết tại trụ sở... để công dân tiếp cận thông tin. Tuy nhiên, trong quá trình công khai thông tin, cơ quan có trách nhiệm cung cấp thông tin cần căn cứ vào đối tượng tiếp cận, nội dung thông tin và điều kiện thực tiễn của cơ quan cũng như đặc điểm ở địa phương để quyết định hình thức công khai thông tin cho phù hợp, bảo đảm tiết kiệm, hiệu quả, tránh lãng phí.

2. Thời điểm công khai thông tin

Luật TCTT xác định thời điểm công khai thông tin trên cơ sở các quy định về thời điểm công khai thông tin hiện hành. Theo đó, thời điểm công khai thông tin đối với thông tin trong từng lĩnh vực được thực hiện theo quy định của pháp luật có liên quan.

Quy định như vậy cũng xuất phát từ nguyên tắc Luật TCTT áp dụng chung cho việc tiếp cận thông tin của công dân, trường hợp luật khác có quy định về việc tiếp cận thông tin mà không trái với nguyên tắc bảo đảm thực hiện quyền tiếp cận thông tin quy định tại Điều 3 Luật TCTT thì được thực hiện theo quy định của luật khác có liên quan đó. Quy định trên của Luật TCTT nhằm bảo đảm phù hợp, thống nhất giữa quy định của Luật với các văn bản quy phạm pháp luật khác, cũng như phù hợp với từng loại thông tin trong từng lĩnh vực.

Về mặt thực tiễn, trước khi Luật TCTT được ban hành, hệ thống pháp luật đã có nhiều văn bản quy định về việc công khai thông tin, trong đó quy định cụ thể thời điểm công khai thông tin. Do đó, thời điểm công khai các loại thông tin này sẽ được áp dụng theo quy định của pháp luật hiện hành. Ví dụ: theo khoản 3 Điều 48 Luật đất đai năm 2013, việc công bố công khai quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất “được thực hiện trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định, phê duyệt”; theo quy định tại khoản 1 Điều 80 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015, Chủ tịch nước công bố luật, pháp lệnh chậm nhất là 15 ngày kể từ ngày luật, pháp lệnh được thông qua.

Luật TCTT cũng có quy định điều chỉnh trong trường hợp pháp luật hiện hành chưa có quy định cụ thể về thời điểm công khai thông tin. Khoản 4 Điều 18 của Luật quy định: “trường hợp pháp luật chưa có quy định thì chậm nhất là 05 ngày làm việc kể từ ngày tạo ra thông tin, cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải công khai thông tin”.

III. XỬ LÝ THÔNG TIN CÔNG KHAI KHÔNG CHÍNH XÁC

Trong trường hợp phát hiện thông tin được công khai không chính xác thì việc xử lý thông tin được thực hiện như sau:

- Trường hợp cơ quan nhà nước công khai thông tin phát hiện thông tin do mình tạo ra và đã được công khai không chính xác thì cơ quan đó có trách nhiệm kịp thời đính chính, công khai thông tin đã được đính chính.

- Trường hợp phát hiện thông tin do cơ quan khác tạo ra nhưng do mình công khai không chính xác thì cơ quan đã công khai thông tin có trách nhiệm kịp thời đính chính, công khai thông tin đã được đính chính.

- Trường hợp phát hiện thông tin do mình tạo ra nhưng được cơ quan khác công khai không chính xác thì cơ quan tạo ra thông tin có trách nhiệm yêu cầu cơ quan đã công khai thông tin kịp thời đính chính, công khai thông tin đã được đính chính.

- Trường hợp công dân cho rằng thông tin công khai không chính xác thì kiến nghị với cơ quan đã công khai thông tin đó. Chậm nhất là 15 ngày kể từ ngày nhận được kiến nghị, cơ quan đó có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác của thông tin và trả lời cho công dân; trường hợp xác định thông tin công khai không chính xác thì phải kịp thời đính chính, công khai thông tin đã được đính chính.

- Thông tin công khai không chính xác bằng hình thức nào thì phải được đính chính bằng hình thức đó.

IV. LẬP DANH MỤC VÀ SỐ HÓA THÔNG TIN PHẢI ĐƯỢC CÔNG KHAI

Danh mục thông tin phải được công khai là một danh mục bắt buộc mà các cơ quan có trách nhiệm cung cấp thông tin phải thiết lập, công khai trên trang thông tin điện tử, cổng thông tin điện tử của cơ quan mình và có trách nhiệm thường xuyên cập nhật thông tin mới được tạo ra thuộc phạm vi thông tin phải được công khai. Danh mục này thể hiện rõ phạm vi, số lượng thông tin mà mỗi cơ quan đó tạo ra và có trách nhiệm phải công khai để công dân nắm bắt, tiếp cận. Danh mục này càng được mở rộng, cập nhật thường xuyên thì càng thể hiện rõ phạm vi thông tin được công khai của cơ quan đó rộng rãi, thể hiện việc thực hiện kịp thời trách nhiệm công khai thông tin của cơ quan và góp phần giảm thiểu các yêu cầu cung cấp thông tin của công dân.

Việc lập danh mục và số hóa thông tin phải được công khai là nội dung quan trọng, tạo cơ sở để cơ quan nhà nước thực hiện trách nhiệm cung cấp thông tin, cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho công dân tiếp cận thông tin. Luật TCTT quy định về trách nhiệm trong vấn đề này như sau:

- Cơ quan có trách nhiệm cung cấp phải chủ động lập, cập nhật, công khai Danh mục thông tin phải được công khai và đăng tải Danh mục trên cổng thông tin điện tử, trang thông tin điện tử; thường xuyên cập nhật và công khai thông tin theo đúng thời điểm, thời hạn và hình thức theo Danh mục thông tin phải được công khai.

- Các cơ quan nhà nước có trách nhiệm cung cấp thông tin có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ, tài liệu đã được nhập vào danh mục và phải xếp loại theo cách thức, hình thức tạo thuận lợi cho việc bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của công dân; bảo đảm thông tin có thể được lưu trữ điện tử, phải được số hóa trong một thời hạn thích hợp và được để mở cho mọi người tiếp cận; đồng thời, phải kết nối với mạng điện tử trên toàn quốc để có thể truy cập dễ dàng từ các hệ thống khác nhau.

 Nhằm bảo đảm việc lập danh mục và số hóa thông tin phải được công khai được triển khai đồng bộ, thống nhất, Nghị định quy định chi tiết và biện pháp thi hành Luật tiếp cận thông tin quy định cụ thể vấn đề này như sau:

- Đơn vị đầu mối cung cấp thông tin hoặc bộ phận đầu mối/cá nhân làm đầu mối cung cấp thông tin (trong trường hợp cơ quan cung cấp thông tin không phân công đơn vị đầu mối cung cấp thông tin) lập, cập nhật Danh mục thông tin phải được công khai theo Điều 17 Luật TCTT.

- Đơn vị chủ trì tạo ra thông tin của cơ quan cung cấp thông tin xác định thông tin thuộc Danh mục thông tin phải được công khai theo Điều 17 Luật TCTT và chuyển đến đầu mối cung cấp thông tin.

- Danh mục thông tin phải được công khai gồm các nội dung: tên, số, ký hiệu văn bản, hồ sơ, tài liệu; ngày, tháng, năm tạo ra văn bản, hồ sơ, tài liệu kèm theo hình thức công khai thông tin, thời điểm, thời hạn công khai thông tin (nếu có). Danh mục thông tin phải được công khai được thường xuyên cập nhật theo quy chế của cơ quan.

Trường hợp thông tin đang được công khai tại các cơ sở dữ liệu khác nhau hoặc đăng tải trên trang thông tin điện tử, cổng thông tin điện tử thì tại Danh mục thông tin phải được công khai phải kèm theo chỉ dẫn địa chỉ truy cập để tải thông tin. Trường hợp thông tin chưa được công khai trên trang thông tin điện tử, cổng thông tin điện tử mà đã được số hóa thì phải được đính kèm theo Danh mục thông tin phải được công khai.

Danh mục thông tin phải được công khai được đăng tải trên Chuyên mục về tiếp cận thông tin tại trang thông tin điện tử, cổng thông tin điện tử của cơ quan có trách nhiệm cung cấp thông tin. Đối với cơ quan chưa có trang thông tin điện tử, cổng thông tin điện tử thì phải niêm yết Danh mục thông tin phải được công khai tại trụ sở cơ quan hoặc có hình thức công khai khác thuận lợi cho công dân trong việc tiếp cận thông tin.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Chương 4

XÁC ĐỊNH THÔNG TIN ĐƯỢC CUNG CẤP THEO YÊU CẦU VÀ VIỆC GIẢI QUYẾT YÊU CẦU CUNG CẤP THÔNG TIN

 

I. THÔNG TIN ĐƯỢC CUNG CẤP THEO YÊU CẦU

1. Thông tin được cung cấp theo yêu cầu theo quy định của Luật tiếp cận thông tin

Trong quá trình xây dựng Luật TCTT, việc xác định phạm vi thông tin được cung cấp theo yêu cầu là một trong những vấn đề gây nhiều tranh luận. Có ý kiến đề nghị phạm vi các thông tin này phải rộng, bao quát mọi lĩnh vực của đời sống, bảo đảm quyền của người dân trong việc tiếp cận thông tin. Tuy nhiên, cũng có ý kiến cho rằng, tình hình thực tế cho thấy khối lượng công việc các cơ quan nhà nước phải thực hiện là rất lớn trong điều kiện nguồn nhân lực cũng như kinh phí còn hạn hẹp, thêm vào đó, năng lực quản lý nhà nước, trình độ dân trí cũng còn hạn chế.

Quy định của Luật TCTT do vậy được xây dựng trên cơ sở bảo đảm cho công dân, tổ chức được cung cấp thông tin phục vụ cho nhu cầu của họ với điều kiện không gây cản trở cho hoạt động bình thường của cơ quan nhà nước, bảo vệ các thông tin cần được bảo mật, bảo vệ lợi ích công cộng và phù hợp với điều kiện của nước ta hiện nay.

Luật xác định các thông tin được cung cấp theo yêu cầu bao gồm:

- Thông tin phải được công khai theo quy định tại Điều 17 Luật TCTT nhưng chưa được công khai, đã hết thời hạn công khai hoặc đang được công khai nhưng vì lý do bất khả kháng người yêu cầu không thể tiếp cận được (khoản 1 Điều 23)

Điều 17 Luật TCTT bên cạnh liệt kê những thông tin phải được công khai còn có quy định khuyến khích cơ quan nhà nước trên cơ sở điều kiện thực tế chủ động công khai các thông tin khác do cơ quan tạo ra hoặc nắm giữ. Do vậy, việc xác định thông tin được yêu cầu trong trường hợp này được thực hiện như sau:

Nếu thông tin được yêu cầu thuộc loại thông tin mà Luật TCTT quy định phải được công khai (khoản 1 Điều 17) thì được cung cấp theo yêu cầu trong các trường hợp sau đây:

Thông tin đó chưa được công khai: về cơ bản, pháp luật hiện hành, nhất là các văn bản quy phạm pháp luật trong các lĩnh vực cụ thể đã có các quy định về thời điểm công khai thông tin. Một điều hiển nhiên là từ thời điểm khi thông tin được tạo ra đến thời điểm thông tin được công khai rộng rãi luôn có một khoảng trống về thời gian. Do vậy, trong khoảng thời gian này, công dân có thể yêu cầu cơ quan nhà nước cung cấp thông tin đã được tạo ra mà chưa được công khai. Ví dụ: qua báo chí người dân biết được vào ngày a tháng b năm 2018 Quốc hội đã thông qua Luật A. Theo quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật thì Chủ tịch nước công bố Luật A chậm nhất là 15 ngày kể từ ngày luật này được Quốc hội thông qua. Trong thời hạn ba ngày kể từ ngày công bố, Luật A mới được gửi đăng Công báo nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Như vậy, trong khoảng thời gian này công dân được yêu cầu cơ quan nhà nước cung cấp văn bản Luật A.

Thông tin đã hết thời hạn công khai: đối với một số thông tin phải được công khai (như dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch...) hay trong trường hợp thông tin chỉ được công khai dưới hình thức mà thời hạn công khai không lâu dài (như hình thức niêm yết hay công khai trên các phương tiện thông tin đại chúng) thì việc công khai thông tin chỉ được thực hiện trong một thời hạn nhất định. Chính vì vậy, nếu thời hạn công khai thông tin đã hết thì công dân có quyền yêu cầu cơ quan nhà nước cung cấp thông tin. Ví dụ: theo quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, dự thảo luật và tờ trình phải được đăng tải ít nhất 60 ngày trên cổng thông tin điện tử của cơ quan trình và cơ quan chủ trì soạn thảo để lấy ý kiến rộng rãi. Như vậy, nếu sau 60 ngày đăng tải mà dự thảo luật và tờ trình đã được gỡ khỏi cổng thông tin điện tử của cơ quan trình hoặc cơ quan chủ trì soạn thảo thì dự thảo luật đã được đăng tải sẽ được cung cấp theo yêu cầu cho công dân.

Thông tin đang được công khai nhưng vì lý do bất khả kháng mà người yêu cầu không thể tiếp cận được: lý do bất khả kháng là lý do mà theo đó người dân không thể tiếp cận được thông tin đang được công khai do sự cản trở của các yếu tố bất lợi khách quan bên ngoài mà không phải do mong muốn chủ quan của họ. Các lý do khách quan có thể do điều kiện tự nhiên, điều kiện kinh tế, điều kiện sức khỏe... Chẳng hạn: quyết định của Ủy ban nhân dân huyện A đang được niêm yết tại trụ sở Ủy ban nhân dân huyện nhưng vì bão đã làm rách hỏng nên người yêu cầu cung cấp thông tin không thể đọc được văn bản; khi đó, họ có thể yêu cầu Ủy ban nhân dân huyện cung cấp văn bản.

- Thông tin liên quan đến bí mật kinh doanh, đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình đủ điều kiện cung cấp theo quy định tại Điều 7 của Luật (khoản 2 Điều 23)

Bí mật kinh doanh, đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình thuộc loại những lợi ích hợp pháp được Nhà nước và pháp luật bảo vệ. Việc tiếp cận các thông tin này cần bị hạn chế để bảo đảm rằng thông tin không bị tiết lộ gây ảnh hưởng bất lợi cho sở hữu thông tin hay các tổ chức, cá nhân có liên quan hoặc đi ngược lại mong muốn giữ bí mật thông tin của họ. Khi cơ quan nhà nước nắm giữ thông tin có liên quan đến bí mật kinh doanh, đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình, nhìn chung, các chủ sở hữu thông tin, các tổ chức, cá nhân có liên quan đều mong muốn thông tin được giữ bí mật. Vì vậy, chỉ trong những trường hợp cụ thể và khi đáp ứng các điều kiện luật định, các cơ quan nhà nước mới cung cấp thông tin. Các điều kiện đó là:

+ Thông tin liên quan đến bí mật kinh doanh được cung cấp theo yêu cầu khi:

Được chủ sở hữu bí mật kinh doanh đồng ý, điều kiện này bao gồm cả trường hợp cung cấp thông tin cho chính sở hữu thông tin đó;

hoặc

Phân tích, đánh giá lợi ích công cộng cho thấy việc cung cấp thông tin liên quan đến bí mật kinh doanh đó mang lại lợi ích nhiều hơn đối với công cộng, sức khỏe của cộng đồng so với việc không cung cấp thông tin.

+ Thông tin liên quan đến đời sống riêng tư, bí mật cá nhân được cung cấp theo yêu cầu khi:

Được cá nhân có liên quan đến thông tin đó đồng ý, điều kiện này bao gồm cả trường hợp cung cấp thông tin cho chính cá nhân có liên quan đến thông tin;

hoặc

Phân tích, đánh giá lợi ích công cộng cho thấy việc cung cấp thông tin đó mang lại lợi ích nhiều hơn đối với công cộng, sức khỏe của cộng đồng so với việc không cung cấp thông tin.

+ Thông tin liên quan đến bí mật gia đình được cung cấp theo yêu cầu khi:

Được các thành viên của gia đình đồng ý, điều kiện này bao gồm cả trường hợp cung cấp thông tin cho các thành viên trong gia đình;

hoặc

Phân tích, đánh giá lợi ích công cộng cho thấy việc cung cấp thông tin đó mang lại lợi ích nhiều hơn đối với công cộng, sức khỏe của cộng đồng so với việc không cung cấp thông tin.

- Thông tin liên quan trực tiếp đến đời sống, sinh hoạt, sản xuất, kinh doanh của người yêu cầu cung cấp thông tin nhưng không thuộc loại thông tin quy định tại Điều 17 và khoản 2 Điều 23 của Luật TCTT

Thông tin có liên quan trực tiếp đến đời sống, sinh hoạt, sản xuất, kinh doanh của người yêu cầu cho phép hiểu là một phạm vi tương đối rộng, khó có thể khái quát theo những tiêu chí chung. Việc xác định cụ thể thông tin có thuộc diện cung cấp theo yêu cầu theo điều kiện này phải tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể ứng với mỗi thông tin cụ thể và từng người yêu cầu cụ thể. Việc xem xét, đánh giá liệu một thông tin do cơ quan nhà nước tạo ra hay nắm giữ có liên quan trực tiếp đến đời sống, sinh hoạt, sản xuất, kinh doanh của người yêu cầu hay không phụ thuộc rất lớn vào cách nhìn nhận, đánh giá của người làm nhiệm vụ cung cấp thông tin. Dưới đây là một số gợi ý mang tính tương đối có thể tham khảo khi xác định thông tin có được cung cấp theo yêu cầu hay không:

+ Thông tin đó phải không thuộc loại thông tin không được tiếp cận, được tiếp cận có điều kiện, thông tin đã được công khai theo quy định của Luật TCTT.

+ Thông tin về các lĩnh vực có liên quan thiết thực đến đời sống, sinh hoạt, sản xuất, kinh doanh thường ngày của người dân, mang tính phổ biến, thông thường như thông tin thuộc lĩnh vực pháp luật, kinh tế, khoa học, y tế, giáo dục, môi trường, đầu tư... hơn là những thông tin liên quan đến những lĩnh vực không phổ biến, phức tạp như mật mã dân sự, viễn thám...

+ Thông tin có ý nghĩa quan trọng, trực tiếp đến vấn đề thuộc đời sống, sản xuất, kinh doanh mà người yêu cầu cung cấp thông tin phải giải quyết và việc có được thông tin có thể giúp họ giải quyết tốt hơn vấn đề đó. Nói cách khác, việc có được thông tin sẽ giúp người yêu cầu giải quyết vấn đề thực tế của họ liên quan đến những nhu cầu thiết yếu hơn là phục vụ nhu cầu sở thích hay giải trí.

Ví dụ: Uỷ ban nhân dân tỉnh A đề nghị Bộ T giải đáp câu hỏi của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc áp dụng các văn bản pháp luật có quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực xây dựng. Khi bị xử phạt về hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực xây dựng, anh B có thắc mắc về việc áp dụng các văn bản và cho rằng mình đã bị phạt không đúng. Qua tìm hiểu, anh B biết được Bộ T đã có công văn trả lời cụ thể câu hỏi của Ủy ban nhân dân tỉnh A về việc áp dụng các văn bản pháp luật nào. Công văn của Bộ T gửi Ủy ban nhân dân tỉnh A không thuộc loại thông tin phải được công khai theo quy định của Luật TCTT. Nhằm thực hiện đúng các quy định pháp luật xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực xây dựng cũng như bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình, công dân B có thể yêu cầu Bộ T cung cấp Công văn mà Bộ đã trả lời Ủy ban nhân dân tỉnh A.

2. Thông tin được cung cấp theo yêu cầu theo quy định của các văn bản quy phạm pháp luật khác

Kết quả rà soát, đánh giá thực trạng pháp luật về bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của công dân cho thấy, số lượng các văn bản quy phạm pháp luật quy định việc cung cấp thông tin theo yêu cầu chưa nhiều[5] và mới chú trọng yêu cầu của cơ quan nhà nước.[6] Bên cạnh đó, quyền yêu cầu cung cấp thông tin của cá nhân thường được quy định đối với các thông tin liên quan trực tiếp đến việc thực hiện các quyền, nghĩa vụ của công dân. Một số văn bản quy phạm pháp luật có quy định về quyền yêu cầu cung cấp thông tin có thể tìm thấy như trong lĩnh vực thuế, đất đai...

Ví dụ: Luật quản lý thuế năm 2006, sửa đổi, bổ sung năm 2012 quy định cung cấp theo yêu cầu thông tin, tài liệu để thực hiện nghĩa vụ, quyền lợi về thuế (khoản 1 Điều 6), thông tin liên quan đến việc xác định nghĩa vụ thuế (khoản 3 Điều 8). Điều 123 và khoản 1 Điều 124 Luật đất đai năm 2013 quy định cung cấp theo yêu cầu thông tin, dữ liệu về đất đai; khoản 1 Điều 5 Nghị định số 43/2014/NĐ-CP quy định Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện dịch vụ cung cấp thông tin về đất đai theo yêu cầu; Điều 37 Luật luật sư năm 2006 (sửa đổi, bổ sung năm 2012) quy định cung cấp theo yêu cầu thông tin về nội dung đăng ký hoạt động của tổ chức hành nghề luật sư… Bên cạnh đó, pháp luật hiện hành cũng quy định cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sao, chụp văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tại nơi lưu trữ văn bản và phải trả chi phí sao, chụp. Công dân có quyền yêu cầu cung cấp thông tin về hoạt động của chính quyền cấp xã theo quy định của Pháp lệnh thực hiện dân chủ ở xã, phường, thị trấn và Luật phòng, chống tham nhũng.

Luật TCTT là văn bản pháp lý đầu tiên trong hệ thống pháp luật nước ta có quy định chung nhất về quyền của công dân trong việc yêu cầu cơ quan nhà nước cung cấp thông tin cũng như quy định rõ trình tự, thủ tục cơ quan nhà nước phải thực hiện việc cung cấp thông tin theo yêu cầu của công dân. Các quy định của Luật về phạm vi thông tin cung cấp theo yêu cầu mới dừng lại ở mức liệt kê một số loại thông tin mang tính phổ biến mà chưa bao quát tất cả các loại thông tin công dân được quyền yêu cầu.

Vì vậy, cơ quan nhà nước cũng cần rà soát kỹ các quy định pháp luật có liên quan đến trách nhiệm cung cấp thông tin trong các lĩnh vực cụ thể để nắm rõ ngoài quy định của Luật TCTT mình còn phải cung cấp những loại thông tin nào, theo trình tự, thủ tục ra sao... nhằm bảo đảm thực hiện đầy đủ trách nhiệm theo quy định. Cần lưu ý rằng trong trường hợp văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đã có quy định rõ về trình tự, thủ tục cung cấp thông tin mà không trái với các nguyên tắc quy định tại Luật TCTT thì có thể áp dụng các quy định của các văn bản đó.

3. Thông tin mà cơ quan nhà nước tự quyết định cung cấp theo yêu cầu

Nhằm tăng cường trách nhiệm của cơ quan nhà nước trong việc cung cấp thông tin theo yêu cầu và tạo điều kiện cho người dân được tiếp cận nhiều hơn các thông tin do cơ quan nhà nước tạo ra và nắm giữ, góp phần tăng cường tính công khai, minh bạch, trách nhiệm giải trình trong hoạt động của cơ quan nhà nước cũng như tăng cường nền dân chủ nhân dân, tăng cường sự tham gia của người dân vào hoạt động của Nhà nước, Luật TCTT cũng khuyến khích các cơ quan nhà nước mở rộng phạm vi thông tin được cung cấp theo yêu cầu.

Theo quy định của Luật, ngoài những thông tin Luật quy định bắt buộc phải công khai, những thông tin được cung cấp theo yêu cầu, căn cứ vào nhiệm vụ, quyền hạn, điều kiện và khả năng thực tế của mình, cơ quan nhà nước có thể cung cấp thông tin khác do mình tạo ra hoặc nắm giữ. Đây là quyền chủ động của cơ quan nhà nước trong trường hợp xét thấy khả năng thực tế của mình có thể cung cấp nhiều hơn các thông tin do mình tạo ra hoặc nắm giữ mà vẫn bảo đảm hoạt động bình thường của cơ quan mình và việc cung cấp thông tin là có lợi cho người dân thì cơ quan nhà nước có thể mở rộng phạm vi thông tin được cung cấp theo yêu cầu.

Ngoài chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, điều kiện và khả năng thực tế của cơ quan, việc xem xét mở rộng việc cung cấp thông tin theo yêu cầu còn phải căn cứ vào tính chất và tầm quan trọng, ý nghĩa của thông tin đối với người dân. Sau đây là một số gợi ý về tiêu chí để xác định thông tin cơ quan nhà nước có thể cung cấp theo yêu cầu:

- Phải là thông tin không thuộc các trường hợp thông tin không được tiếp cận hoặc tiếp cận có điều kiện theo quy định của Luật TCTT và các luật khác có liên quan;

- Thông tin có ý nghĩa quan trọng đến đời sống kinh tế - xã hội;

- Thông tin hữu ích về sức khỏe, môi trường, giáo dục...;

- Thông tin truyền tải kiến thức khoa học, kỹ thuật góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất, kinh doanh và nâng cao chất lượng cuộc sống con người...;

- Thông tin mà việc cung cấp theo yêu cầu có thể thực hiện trong điều kiện kỹ thuật cho phép và phù hợp với điều kiện nguồn lực của cơ quan, không gây cản trở hoạt động bình thường của cơ quan.

Đối với thông tin mà cơ quan nhà nước quyết định cung cấp theo yêu cầu thì trình tự, thủ tục cung cấp thông tin được thực hiện theo quy định của Luật TCTT.

II. TIẾP NHẬN YÊU CẦU CUNG CẤP THÔNG TIN

1. Tiếp nhận, hướng dẫn người yêu cầu điền Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin

Luật TCTT quy định người yêu cầu cung cấp thông tin có thể trực tiếp hoặc ủy quyền cho người khác đến trụ sở của cơ quan nhà nước yêu cầu cung cấp thông tin. Việc ủy quyền yêu cầu cung cấp thông tin được thực hiện theo quy định của pháp luật dân sự.

Bên cạnh đó, người yêu cầu cung cấp thông tin cũng có thể gửi Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin qua mạng điện tử, dịch vụ bưu chính, fax đến cơ quan cung cấp thông tin. Đây là quy định nhằm tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho người dân trong việc yêu cầu tiếp cận thông tin.

Nhằm bảo đảm tính chính xác, rõ ràng của yêu cầu cung cấp thông tin, thuận lợi cho hoạt động cung cấp thông tin, đồng thời cũng giúp người yêu cầu dễ dàng trong việc chuẩn bị yêu cầu cung cấp thông tin, Luật TCTT quy định yêu cầu cung cấp thông tin được thể hiện dưới hình thức văn bản - gọi là Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin gửi đến cơ quan nhà nước. Trong trường hợp công dân đến trực tiếp trụ sở cơ quan nhà nước để yêu cầu cung cấp thông tin thì người tiếp nhận yêu cầu có trách nhiệm hướng dẫn người yêu cầu điền các nội dung vào Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin.

Trường hợp người yêu cầu cung cấp thông tin không biết chữ hoặc bị khuyết tật không thể viết yêu cầu thì người tiếp nhận yêu cầu cung cấp thông tin có trách nhiệm điền giúp các nội dung vào Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin. Cơ quan nhà nước có trách nhiệm bố trí cán bộ hướng dẫn, giải thích và giúp đỡ người khuyết tật gặp khó khăn trong việc điền Phiếu, ký Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin hoặc khó khăn trong việc tiếp cận thông tin.

Dưới đây là 02 mẫu Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

........., ngày... tháng... năm...

PHIẾU YÊU CẦU CUNG CẤP THÔNG TIN

(Dành cho công dân)

Kính gửi: …………………………………………………

 

1. Họ, tên cá nhân yêu cầu cung cấp thông tin:…...………

2. Người đại diện/Người giám hộ[7]:.....................................

3. Số CMTND/Thẻ căn cước công dân/Hộ chiếu…….......cấp ngày …../….../........tại ........................................................

4. Nơi cư trú[8]:………………………..........………………

5. Số điện thoại[9] …………………; Fax …………………; E-mail: ...................

6. Tên văn bản/hồ sơ/tài liệu yêu cầu cung cấp:.................

7. Mục đích yêu cầu cung cấp thông tin:............................

8. Yêu cầu cung cấp thông tin này lần thứ:

a. Lần đầu          b. Khác:………(ghi rõ số lần đã yêu cầu cung cấp thông tin có nội dung nêu trên)

9. Số lượng bản in, sao, chụp văn bản, hồ sơ, tài liệu:……

10. Phương thức nhận văn bản, hồ sơ, tài liệu:

□ Nhận tại nơi yêu cầu cung cấp thông tin □ Nhận qua bưu điện (ghi rõ địa chỉ nhận):.......................

□ Fax (ghi rõ số fax):.........................................................

□ Nhận qua mạng điện tử (ghi rõ địa chỉ nhận):................

□ Hình thức khác (ghi rõ):.................................................

 

11. Văn bản kèm theo (trong trường hợp tiếp cận thông tin có điều kiện):..............................................................................

                                                NGƯỜI YÊU CẦU                                                 (Ký, ghi rõ họ tên)

 

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

........., ngày... tháng ... năm...

 

PHIẾU YÊU CẦU CUNG CẤP THÔNG TIN

(Dành cho công dân yêu cầu cung cấp thông tin thông qua tổ chức, đoàn thể, doanh nghiệp)

Kính gửi: …………………………………………………

 

1. Tên tổ chức, đoàn thể, doanh nghiệp: …………………

2. Người đại diện của tổ chức, đoàn thể, doanh nghiệp[10]:....

3. Số CMTND/Thẻ căn cước công dân/Hộ chiếu………... cấp ngày ..…../…...../...........tại .................................................

4. Địa chỉ trụ sở của tổ chức, đoàn thể, doanh nghiệp:…...

5. Số điện thoại[11] …………………; Fax …………………; E-mail: .......................

6. Tên văn bản/hồ sơ/tài liệu yêu cầu cung cấp:.................

7. Mục đích yêu cầu cung cấp thông tin:............................

8. Yêu cầu cung cấp thông tin này lần thứ:

a. Lần đầu          b. Khác:………(ghi rõ số lần đã yêu cầu cung cấp thông tin có nội dung nêu trên)

9. Số lượng bản in, sao, chụp văn bản, hồ sơ, tài liệu:……

10. Phương thức nhận văn bản, hồ sơ, tài liệu:

□ Nhận tại nơi yêu cầu cung cấp thông tin □ Nhận qua bưu điện (ghi rõ địa chỉ nhận):.......................

□ Fax (ghi rõ số fax):.........................................................

□ Nhận qua mạng điện tử (ghi rõ địa chỉ nhận):................

□ Hình thức khác (ghi rõ):.................................................

 

11. Văn bản kèm theo (trong trường hợp tiếp cận thông tin có điều kiện):…………………………………......……………

                                                NGƯỜI YÊU CẦU[12]                                                 (Ký, ghi rõ họ tên)

 

Sau khi nhận được Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin, người tiếp nhận yêu cầu cung cấp thông tin vào Sổ theo dõi cung cấp thông tin theo yêu cầu và lập Phiếu tiếp nhận yêu cầu cung cấp thông tin. Nội dung Sổ theo dõi cung cấp thông tin theo yêu cầu được hướng dẫn ở điểm 3 mục II Chương 4 của Sổ tay này.

Phiếu tiếp nhận yêu cầu cung cấp thông tin được chuẩn bị theo mẫu sau đây:

   TÊN CƠ QUAN    CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐƠN VỊ ĐẦU MỐI[13]                  Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số:…… /………

……, ngày …… tháng …… năm……

 

 PHIẾU TIẾP NHẬN YÊU CẦU CUNG CẤP THÔNG TIN[14]

 

Tên cơ quan/đơn vị đầu mối cung cấp thông tin:………....

Tiếp nhận Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin của Ông/Bà[15]: ...................................................................................................

Số CMTND/Thẻ căn cước công dân/Hộ chiếu………..….. cấp ngày …......../…....../............tại ...........................................

Nơi cư trú: ……………………………..................………

Số điện thoại:…………Fax:………Email:.........................

Yêu cầu cung cấp văn bản/hồ sơ/tài liệu:……………........

Hình thức cung cấp thông tin:.............................................

Văn bản kèm theo Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin gồm:[16]

1...........................................................................................

2...........................................................................................

3...........................................................................................

.............................................................................................

Vào Sổ theo dõi cung cấp thông tin theo yêu cầu, Quyển số:…......../năm….......… Số thứ tự……………

NGƯỜI TIẾP NHẬN PHIẾU (Ký và ghi rõ họ tên)

 

 

Phiếu tiếp nhận yêu cầu cung cấp thông tin được lập thành hai bản, một bản lưu tại cơ quan/đơn vị đầu mối cung cấp thông tin; một bản giao cho cá nhân, tổ chức yêu cầu cung cấp thông tin.

2. Xem xét tính hợp lệ của yêu cầu cung cấp thông tin

Sau khi tiếp nhận Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin, vào Sổ theo dõi cung cấp thông tin theo yêu cầu và lập Phiếu tiếp nhận yêu cầu cung cấp thông tin, người làm nhiệm vụ cung cấp thông tin phải xem xét tính hợp lệ của yêu cầu cung cấp thông tin bằng việc rà soát các nội dung trình bày trong Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin. Tính hợp lệ của yêu cầu cũng được xem xét trên các nội dung sau:

- Các nội dung của Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin đã được điền đầy đủ, chính xác chưa? Ngôn ngữ có được thể hiện bằng tiếng Việt?

- Thông tin được yêu cầu cung cấp đã được miêu tả rõ ràng hay chưa?

- Trường hợp yêu cầu cung cấp thông tin phải gửi kèm văn bản đồng ý của tổ chức, cá nhân có liên quan: đã có văn bản đồng ý của của cá nhân, tổ chức có liên quan hay chưa? văn bản có thể hiện sự đồng ý của tất cả những tổ chức, cá nhân có liên quan hay chưa?

Văn bản chấp thuận của cơ quan, tổ chức, cá nhân được chuẩn bị theo mẫu sau:

 

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
……, ngày …… tháng …… năm..…

 

 

VĂN BẢN CHẤP THUẬN[17]

Tên tôi là:.............................................................................

Số CMTND/Thẻ căn cước công dân/Hộ chiếu....................... cấp ngày …....../....…../…….... tại ……………………………

Nơi cư trú:………………………………….......................

Số điện thoại:…….......Fax:................Email:.......................

Là chủ sở hữu bí mật kinh doanh/Là chủ sở hữu thông tin liên quan đến bí mật đời sống riêng tư, bí mật cá nhân/Là thành viên của gia đình có thông tin liên quan tại văn bản/hồ sơ/ tài liệu:……………....................................................…………

Đồng ý để Ông/Bà:..............................................................

Số CMTND/Thẻ căn cước công dân/Hộ chiếu................... cấp ngày…....../…....../....……. tại ……………….....…………

Nơi cư trú: ………………………………..............………

Số điện thoại: …………………Email:.................................

Được tiếp cận thông tin......……… tại văn bản/hồ sơ/tài liệu nêu trên.

 

XÁC NHẬN CỦA UBND CẤP XÃ (Xác nhận chữ ký của người chấp thuận)

NGƯỜI CHẤP THUẬN   (Ký và ghi rõ họ tên)

 

 

Ghi chú:

1. Trường hợp văn bản chấp thuận của tổ chức, doanh nghiệp thì người đại diện ký, đóng dấu của tổ chức, doanh nghiệp đó mà không cần xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã.

2. Cơ quan cung cấp thông tin có thể tách thành 03 mẫu văn bản chấp thuận tương ứng với từng trường hợp tiếp cận thông tin có điều kiện.

 

- Trường hợp yêu cầu cung cấp thông tin được gửi thông qua ủy quyền, việc ủy quyền có được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật không?

- Trường hợp yêu cầu cung cấp thông tin thông qua tổ chức, đoàn thể, doanh nghiệp: danh sách và thông tin về những người yêu cầu cung cấp thông tin đã đầy đủ chưa?

Trong trường hợp Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin chưa đầy đủ, chưa rõ các nội dung theo quy định thì cơ quan cung cấp thông tin có trách nhiệm hướng dẫn người yêu cầu bổ sung. Thời hạn cung cấp thông tin chỉ được tính khi cơ quan cung cấp thông tin nhận được Phiếu yêu cầu hợp lệ.

Trong quá trình tiếp nhận hay xác định tính hợp lệ của Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin, nếu phát hiện thông tin được yêu cầu không thuộc trách nhiệm cung cấp của cơ quan thì cơ quan nhà nước được yêu cầu cung cấp thông tin phải thông báo và hướng dẫn người yêu cầu đến cơ quan có trách nhiệm cung cấp thông tin.

3. Nội dung Sổ theo dõi cung cấp thông tin theo yêu cầu

Thực hiện việc cung cấp thông tin là một chuỗi các công việc không chỉ nhằm tiếp nhận và giải quyết yêu cầu cung cấp thông tin mà còn phục vụ cho quá trình theo dõi, đánh giá và đề xuất cải cách hoạt động thông tin. Việc lập và cập nhật Sổ theo dõi cung cấp thông tin theo yêu cầu một mặt bảo đảm cho cơ quan nhà nước có trách nhiệm cung cấp thông tin theo dõi được tiến độ xử lý yêu cầu, bảo đảm việc giải quyết yêu cầu thông tin đúng thời hạn quy định, mặt khác, còn giúp cơ quan nắm được tình hình yêu cầu cung cấp thông tin tại cơ quan mình để kịp thời có những giải pháp thích hợp nhằm khắc phục những hạn chế, tăng cường những biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động cung cấp thông tin. Chẳng hạn, qua theo dõi cơ quan nhận thấy thông tin nào được yêu cầu nhiều thì cơ quan có thể xem xét việc công khai thông tin một cách rộng rãi. Cũng qua theo dõi có thể biết được người yêu cầu đã có bao nhiêu lần yêu cầu cung cấp một thông tin hay họ có cùng lúc gửi nhiều yêu cầu cung cấp thông tin hay không. Theo dõi việc xử lý yêu cầu cung cấp thông tin cũng là biện pháp hữu hiệu bảo đảm thông tin được cung cấp đúng pháp luật và thông tin mật được loại bỏ trước khi cung cấp.

Vì vậy, việc ghi Sổ theo dõi cung cấp thông tin theo yêu cầu không nên chỉ dừng lại khi tiếp nhận yêu cầu cung cấp thông tin mà cần thực hiện trong suốt quá trình xử lý, giải quyết yêu cầu cho đến khi cơ quan nhà nước đưa ra quyết định về việc cung cấp thông tin. Việc ghi Sổ theo dõi cung cấp thông tin theo yêu cầu như vậy cũng rất thuận tiện cho quá trình xây dựng báo cáo tình hình cung cấp thông tin tại cơ quan sau này.

Sổ theo dõi cung cấp thông tin theo yêu cầu cần có các thông tin sau: Số thứ tự yêu cầu; ngày, tháng, năm nhận yêu cầu; tên, địa chỉ, số điện thoại, thư điện tử (nếu có) của người yêu cầu; tên, số, ký hiệu văn bản, hồ sơ, tài liệu được yêu cầu; hình thức cung cấp thông tin; ngày, tháng, năm cung cấp thông tin; phí cung cấp thông tin; tên người tiếp nhận yêu cầu; thông báo từ chối, lý do từ chối yêu cầu (nếu có); thông báo gia hạn, lý do gia hạn (nếu có)…

Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu giữ, tra cứu, Sổ theo dõi cung cấp thông tin theo yêu cầu nên được thiết kế phiên bản giấy và phiên bản điện tử.

III. XỬ LÝ YÊU CẦU CUNG CẤP THÔNG TIN

1. Xem xét yêu cầu cung cấp thông tin

Sau khi nhận được Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin hợp lệ, người được giao nhiệm vụ trực tiếp thực hiện việc cung cấp thông tin có trách nhiệm xem xét yêu cầu thông qua việc nghiên cứu các nội dung của Phiếu yêu cầu, các quy định pháp luật có liên quan và đặc điểm, tính chất của thông tin để đưa ra quyết định về việc cung cấp thông tin, gia hạn việc xử lý yêu cầu hay từ chối yêu cầu... Các công việc cần thực hiện là:

1.1. Xác định điều kiện cụ thể của người yêu cầu

Xác định điều kiện cụ thể của người yêu cầu nhằm áp dụng đúng các quy định pháp luật đối với họ. Cụ thể:

Người yêu cầu cung cấp thông tin là người khuyết tật thì cần áp dụng các quy định pháp luật về chế độ ưu tiên đối với người khuyết tật trong tiếp cận thông tin. Tùy thuộc vào tình trạng khuyết tật của người yêu cầu để thực hiện các biện pháp phù hợp nhằm hỗ trợ họ tiếp cận thông tin.

Người yêu cầu thuộc vùng kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn có thể được linh hoạt trong việc yêu cầu cung cấp thông tin, chẳng hạn, được yêu cầu cung cấp thông tin đã được công khai rộng rãi hay cung cấp thông tin dưới hình thức thích hợp để họ có thể tiếp cận dễ dàng...

Người yêu cầu là người nước ngoài thì chỉ được yêu cầu cung cấp thông tin có liên quan trực tiếp đến quyền và nghĩa vụ của họ.

Người yêu cầu là cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thì cần phải lưu ý người đại diện trách nhiệm chia sẻ, thông báo với những người có nhu cầu tiếp cận thông tin trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp về kết quả yêu cầu cung cấp thông tin.

Người yêu cầu là chủ sở hữu thông tin bí mật kinh doanh, người liên quan trực tiếp đến thông tin bí mật đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình thì có thể không cần cung cấp văn bản đồng ý việc cung cấp thông tin.

1.2. Xác định thông tin được yêu cầu cung cấp

- Xác định thông tin được yêu cầu cung cấp có thuộc thông tin được cung cấp theo yêu cầu không? Điều kiện để cung cấp thông tin là gì?

- Xác định thông tin được yêu cầu cung cấp có chứa thông tin mật không? Cần thực hiện biện pháp kỹ thuật nào để loại bỏ thông tin mật trước khi cung cấp? Có thể thực hiện việc loại bỏ thông tin mật một cách thủ công hay có thể sử dụng máy móc công nghệ?

- Xác định thông tin được yêu cầu cung cấp là đơn giản, có sẵn hay phức tạp, không có sẵn:

+ Các thông tin đơn giản, có sẵn được hiểu là các thông tin không thuộc phạm vi thông tin quy định tại Điều 6 và Điều 7 Luật TCTT, có thể được lưu giữ dưới hình thức bản giấy có thể sao chụp được ngay tại trụ sở cơ quan với số lượng ít, hay lưu giữ trong bản điện tử thuộc cơ sở dữ liệu thông tin của cơ quan có thể cung cấp được ngay, hay thông tin đã được sao, chụp bằng các hình thức khác nhau. Thông tin đơn giản, có sẵn cũng có thể được hiểu là thông tin thuộc bí mật nhà nước đã được giải mật theo quy định của pháp luật và đã được cung cấp theo yêu cầu của công dân, thông tin mà có thể bố trí ngay cho người yêu cầu được trực tiếp đọc, xem, nghe, ghi chép, sao chụp tài liệu tại trụ sở cơ quan.

+ Thông tin phức tạp, không có sẵn được hiểu là các thông tin mà nội dung cần được cơ quan cung cấp thông tin kiểm tra có thuộc phạm vi thông tin công dân không được tiếp cận quy định tại Điều 6 hoặc thông tin công dân được tiếp cận có điều kiện quy định tại Điều 7 Luật TCTT; thông tin được lưu giữ trong bản giấy hoặc hình thức chứa đựng thông tin khác nhưng chưa thể sao, chụp được ngay; thông tin được yêu cầu với số lượng khá lớn hoặc được yêu cầu cung cấp nhiều thông tin khác nhau và phải tập hợp từ nhiều nguồn thông tin; thông tin có trong bản điện tử nhưng phải tìm kiếm, tập hợp từ nhiều đơn vị, bộ phận của cơ quan; thông tin cần thiết phải có ý kiến của cơ quan, tổ chức, đơn vị khác để xác định có thể cung cấp hay không.

- Xác định dung lượng thông tin được yêu cầu cung cấp. Ví dụ: văn bản giấy dài bao nhiêu trang? Dung lượng file điện tử có thể cho phép gửi qua mạng điện tử hay không?

1.3. Xác định hình thức có thể áp dụng để cung cấp thông tin

Luật quy định về nguyên tắc thông tin được cung cấp theo hình thức mà người yêu cầu đề nghị, nhưng với điều kiện hình thức đó phù hợp với tính chất của thông tin được yêu cầu cung cấp và khả năng cung cấp của cơ quan, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Do vậy, ngoài việc lưu ý xem xét hình thức cung cấp thông tin mà người yêu cầu đề nghị, người làm nhiệm vụ cung cấp thông tin cũng phải xác định thông tin được yêu cầu cung cấp có thể cung cấp dưới những hình thức nào? Hình thức cung cấp thông tin như thế nào là thuận tiện, ít tốn kém nhất?

1.4. Xem xét lý do yêu cầu cung cấp thông tin

Quyền tiếp cận thông tin của công dân, bao gồm quyền yêu cầu cơ quan nhà nước cung cấp thông tin được bảo đảm. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là cơ quan nhà nước phải xử lý cả những yêu cầu không chính đáng, không phù hợp. Khi xử lý yêu cầu cung cấp thông tin, việc xem xét lý do yêu cầu cung cấp cần được thực hiện để bảo đảm cơ quan nhà nước không phải tốn nguồn lực vào việc giải quyết những yêu cầu không thiết thực, không chính đáng và không được thực hiện với mục đích rõ ràng hay nhằm mục đích không tích cực. Việc xem xét lý do yêu cầu cung cấp thông tin cũng là nhằm tăng cường tính trách nhiệm của người dân trong thực hiện quyền tiếp cận thông tin.

Bên cạnh đó, lý do yêu cầu cung cấp thông tin cũng là một trong những nội dung có thể gợi ý cho cơ quan nhà nước những yếu tố lợi ích công cộng khi phân tích, đánh giá lợi ích để cung cấp hay không cung cấp thông tin vì lợi ích công cộng, sức khỏe của cộng đồng hay tránh những nguy hại cho các lợi ích mà pháp luật bảo vệ.

Ngoài ra, một khía cạnh khác nữa khi xem xét lý do yêu cầu cung cấp thông tin là xem xét người yêu cầu cung cấp thông tin trước đó đã có yêu cầu cung cấp thông tin đó chưa? Nếu thông tin đã được cung cấp hai lần cho chính người yêu cầu thì yêu cầu của họ có thể bị từ chối nếu không có lý do chính đáng.

2. Xác định hình thức cung cấp thông tin theo yêu cầu và thời hạn cung cấp thông tin

Hình thức cung cấp thông tin được xác định trên cơ sở đề nghị của người yêu cầu và điều kiện cụ thể về tính chất của thông tin được yêu cầu cung cấp và khả năng cung cấp của cơ quan. Chẳng hạn, trong trường hợp thông tin được yêu cầu là văn bản dài nhiều trang, có thể cung cấp dưới hình thức sao chụp bản giấy hoặc gửi bản file điện tử PDF để người yêu cầu cung cấp thông tin tự in tài liệu. Trong trường hợp này, dù người yêu cầu đề nghị sao chụp bản giấy và gửi qua đường bưu điện thì cơ quan cung cấp thông tin cũng có thể xem xét đề nghị hình thức cung cấp thông tin là gửi bản điện tử vì đó là hình thức đơn giản, ít tốn kém hơn cho người yêu cầu cung cấp thông tin cũng như cơ quan nhà nước. Hay trường hợp khác, thông tin được yêu cầu cung cấp được chứa đựng dưới hình thức không thể sao chép, hoặc việc sao chép là trái quy định pháp luật như hình thức cung cấp phải là cho tiếp cận thông tin trực tiếp tại trụ sở cơ quan.

Thời hạn cung cấp thông tin được Luật TCTT quy định theo từng hình thức cung cấp thông tin. Do vậy, sau khi xem xét yêu cầu cung cấp thông tin, xác định thông tin có thể cung cấp hay không và cung cấp thông tin dưới hình thức nào, cơ quan cung cấp thông tin cũng đồng thời xác định thời hạn cung cấp thông tin phù hợp. Trong trường hợp cơ quan nhận được yêu cầu cung cấp thông tin thấy rằng cần có thêm thời gian để xem xét, tìm kiếm, tập hợp, sao chép, giải quyết yêu cầu cung cấp thông tin và không thể cung cấp thông tin cho công dân trong thời hạn quy định thì cơ quan được yêu cầu có thể gia hạn và phải thông báo bằng văn bản về việc gia hạn cung cấp thông tin cho công dân trước khi hết hạn cung cấp thông tin theo quy định.

3. Tính toán chi phí tiếp cận thông tin để thông báo cho người yêu cầu

Với quan điểm cung cấp thông tin là trách nhiệm của nhà nước, Luật TCTT không đặt ra việc thu phí hay lệ phí tiếp cận thông tin, trừ trường hợp luật khác có quy định.

Tuy nhiên, đối với người yêu cầu cung cấp thông tin, họ phải trả các chi phí thực tế cho việc in ấn, sao chụp, gửi thông tin. Về mức chi phí cụ thể, việc quản lý và sử dụng chi phí cung cấp thông tin, Luật TCTT ủy quyền cho Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định cụ thể.

Do vậy, chi phí cụ thể cho người yêu cầu chỉ được thực hiện khi có phát sinh thực tế cho việc in, sao, chụp, gửi thông tin qua dịch vụ bưu chính, fax. Đối với các trường hợp việc cung cấp thông tin không phát sinh chi phí thực tế để in, sao, chụp, gửi thông tin như cung cấp thông tin qua mạng điện tử; cung cấp thông tin thông qua việc trực tiếp đọc, nghe, xem, ghi chép thông tin tại trụ sở cơ quan hoặc trường hợp người yêu cầu cung cấp thông tin sử dụng điện thoại di động và các phương tiện kỹ thuật khác của cá nhân để sao, chụp văn bản, hồ sơ, tài liệu thì người yêu cầu cung cấp thông tin không phải thanh toán chi phí tiếp cận thông tin.

Cách tính phí: Trong trường hợp có phát sinh chi phí thực tế và người yêu cầu cung cấp thông tin phải trả phí, mức phí được tính dựa trên cơ sở thực tế số lượng in, sao, chụp, biểu giá dịch vụ bưu chính căn cứ theo quy định cụ thể của Bộ Tài chính.

4. Thông báo cho người yêu cầu về việc xử lý yêu cầu cung cấp thông tin

Trên cơ sở kết quả xem xét yêu cầu cung cấp thông tin, căn cứ vào tính chất, khối lượng của thông tin (số lượng văn bản, hồ sơ, tài liệu), hình thức cung cấp thông tin (gửi trực tiếp, qua mạng điện tử hoặc dịch vụ bưu chính, fax) mà cơ quan nhà nước có trách nhiệm cung cấp thông tin ra thông báo về thời hạn, địa điểm, hình thức cung cấp thông tin; chi phí thực tế để in, sao, chụp, gửi thông tin qua dịch vụ bưu chính, fax (nếu có) và phương thức, thời hạn thanh toán.

Văn bản thông báo của cơ quan nhà nước cung cấp thông tin gửi người yêu cầu về việc xử lý yêu cầu cung cấp thông tin được thực hiện theo mẫu sau đây:

   TÊN CƠ QUAN     CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐƠN VỊ ĐẦU MỐI[18]                 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số:…… /………

……, ngày …… tháng …… năm……

 

 

PHIẾU GIẢI QUYẾT YÊU CẦU CUNG CẤP THÔNG TIN

Kính gửi:………………………………………………..

 

Tên cơ quan/đơn vị đầu mối cung cấp thông tin:…………

Nhận được đề nghị của Ông/Bà[19]:.......................................

Số CMTND/Thẻ căn cước công dân/Hộ chiếu.................. cấp ngày ......…../…......./…...…. tại ……………………………

Nơi cư trú:.……………………………..............................

Số điện thoại:…………… Fax:…...…Email:......................

Yêu cầu cung cấp văn bản/hồ sơ/tài liệu:………………....

Cơ quan/Đơn vị đầu mối cung cấp thông tin thông báo về việc cung cấp thông tin do Ông/Bà yêu cầu như sau:

Hình thức cung cấp thông tin:…………….........................

Địa điểm cung cấp thông tin (trong trường hợp cung cấp thông tin tại trụ sở cơ quan cung cấp thông tin):........................

Chi phí cung cấp thông tin (nếu có):………………….......

Phương thức thanh toán (nếu có):.......................................

Thời hạn thanh toán (nếu có):..............................................

Ngày cung cấp thông tin:...................................................

            THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN/ĐƠN VỊ ĐẦU MỐI             CUNG CẤP THÔNG TIN             (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu cơ quan/đơn vị             đầu mối cung cấp thông tin[20])

 

Điều cần lưu ý là không phải trong mọi trường hợp cơ quan nhà nước đều phải thông báo với người yêu cầu về việc xử lý yêu cầu cung cấp thông tin. Trong trường hợp yêu cầu cung cấp thông tin đơn giản, có sẵn, việc cung cấp thông tin không làm phát sinh chi phí thực tế để in, sao, chụp, gửi thông tin, cơ quan có trách nhiệm cung cấp thông tin có thể cung cấp ngay thông tin cho người yêu cầu thì không cần gửi thông báo cho người yêu cầu. Trong trường hợp thông tin chưa thể cung cấp được ngay thì cơ quan gửi Phiếu giải quyết yêu cầu cung cấp thông tin, trong đó nêu rõ không có chi phí tiếp cận thông tin.

Trong trường hợp xét thấy yêu cầu cung cấp thông tin là không thể được hoặc xét thấy cần có thêm thời gian để xem xét, tìm kiếm, tập hợp, sao chép, giải quyết yêu cầu cung cấp thông tin và không thể cung cấp thông tin cho công dân trong thời hạn quy định thì cơ quan có trách nhiệm cung cấp thông tin cũng phải thông báo bằng văn bản cho người yêu cầu về việc từ chối hoặc gia hạn cung cấp thông tin trước khi hết hạn cung cấp thông tin. Các trường hợp từ chối và cách xác định các trường hợp từ chối cung cấp thông tin được trình bày tại phần sau của Sổ tay này.

Văn bản Thông báo gia hạn cung cấp thông tin được thực hiện theo mẫu sau đây:

 

    TÊN CƠ QUAN      CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐƠN VỊ ĐẦU MỐI[21]                 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số:…… /………

……, ngày …… tháng …… năm……

 

THÔNG BÁO GIA HẠN CUNG CẤP THÔNG TIN

Kính gửi:………………………………………

Tên cơ quan/đơn vị đầu mối cung cấp thông tin:……………

Nhận được Phiếu yêu cầu của Ông/Bà[22]:...............................

Số CMTND/Thẻ căn cước công dân/Hộ chiếu ................... cấp ngày...…../…...../……. tại …...............……………………

Nơi cư trú:………………………………...........................

Số điện thoại:…………Fax:………..Email:.....................

Yêu cầu cung cấp văn bản/hồ sơ/tài liệu:………………....

Ngày/tháng/năm nhận Phiếu yêu cầu:……………….........

Cơ quan/Đơn vị đầu mối cung cấp thông tin thông báo về việc gia hạn cung cấp thông tin do Ông/Bà yêu cầu vì lý do:.......................................................................................................

Thời gian gia hạn cung cấp thông tin:.................................

Thời gian cung cấp thông tin sau khi gia hạn:....................

THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN/ĐƠN VỊ ĐẦU MỐI CUNG CẤP THÔNG TIN (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu cơ quan/đơn vị đầu mối cung cấp thông tin[23])

 

IV. THỰC HIỆN CUNG CẤP THÔNG TIN

1. Rà soát, kiểm tra và bảo đảm tính bí mật của thông tin trước khi cung cấp

Cơ quan nhà nước có trách nhiệm xem xét kỹ thông tin trước khi cung cấp nhằm bảo đảm thông tin thuộc bí mật nhà nước, thông tin bí mật khác được pháp luật bảo hộ không được cung cấp trái pháp luật.

Luật TCTT quy định trách nhiệm của cơ quan nhà nước trong việc bảo đảm thông tin mật không được cung cấp trái pháp luật như sau:

- Đơn vị chủ trì tạo ra thông tin có trách nhiệm rà soát, kiểm tra, xác định nội dung thông tin trong văn bản, hồ sơ, tài liệu thuộc thông tin không được tiếp cận, thông tin được tiếp cận có điều kiện theo quy định tại Điều 6 và Điều 7 Luật TCTT trước khi chuyển cho đầu mối cung cấp thông tin.

- Đơn vị đầu mối cung cấp thông tin có trách nhiệm kiểm tra, loại bỏ các nội dung thông tin không được tiếp cận, tiếp cận có điều kiện trước khi cung cấp.

Như vậy, ngay sau khi thông tin được tạo ra, đơn vị chủ trì tạo ra thông tin thuộc cơ quan nhà nước có trách nhiệm cung cấp thông tin đã phải thực hiện trách nhiệm rà soát, kiểm tra, xác định nội dung thông tin trong văn bản, hồ sơ, tài liệu thuộc thông tin không được tiếp cận, thông tin được tiếp cận có điều kiện theo quy định của Luật trước khi chuyển cho đơn vị đầu mối cung cấp thông tin. Đơn vị tạo ra thông tin có trách nhiệm thông báo và lưu ý với đơn vị làm đầu mối cung cấp thông tin về những nội dung nào trong văn bản, hồ sơ, tài liệu nào là thông tin không được tiếp cận, tiếp cận có điều kiện.

Căn cứ vào kết quả rà soát, kiểm tra của đơn vị chủ trì tạo ra thông tin, đơn vị đầu mối cung cấp thông tin có trách nhiệm xác định thông tin được yêu cầu cung cấp có thuộc trường hợp được cung cấp theo yêu cầu theo quy định của Luật hay không. Trong trường hợp thông tin thuộc đối tượng được cung cấp theo yêu cầu được chứa đựng trong văn bản có chứa đựng cả thông tin không được tiếp cận hoặc tiếp cận có điều kiện, thì đơn vị đầu mối cung cấp thông tin có trách nhiệm loại bỏ các nội dung thông tin không được tiếp cận hoặc tiếp cận có điều kiện (nếu không đủ điều kiện tiếp cận) ra khỏi hồ sơ, tài liệu trước khi cung cấp theo yêu cầu.

Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc rà soát, kiểm tra bảo đảm bí mật thông tin, trên cơ sở quy định của pháp luật về tiếp cận thông tin, cơ quan cung cấp thông tin cần thiết xây dựng cụ thể quy trình rà soát, kiểm tra và bảo đảm tính bí mật của thông tin trước khi cung cấp thông tin của cơ quan mình. Nội dung này có thể quy định tại Quy chế cung cấp thông tin nội bộ của từng cơ quan, trong đó xác định rõ trách nhiệm của các đơn vị, chủ thể trong quy trình.

Một vấn đề quan trọng trong việc rà soát, kiểm tra, bảo đảm bí mật thông tin trước khi cung cấp là sử dụng kỹ thuật nào để loại bỏ thông tin bí mật trong văn bản, hồ sơ, tài liệu? Trên thực tế, việc loại bỏ thông tin mật phải được thực hiện dựa trên hình thức chứa đựng của thông tin trên thực tế cũng như điều kiện thực tế của từng cơ quan cung cấp thông tin.

Kỹ thuật loại bỏ thông tin mật được sử dụng phổ biến ở các nước trước khi các cơ quan nhà nước cung cấp thông tin là:

- Đối với tài liệu giấy:

+ Nếu thông tin mật nằm trong một phần tài liệu giấy có thể tách rời thì tách riêng và không cung cấp phần tài liệu có chứa thông tin mật đó;

+ Nếu thông tin mật nằm trong tài liệu và không thể tách rời thì việc loại bỏ thông tin mật phải được thực hiện thủ công. Theo đó, các trang tài liệu có chứa thông tin mật được sao chép sau đó được tách riêng, thực hiện rà soát và xóa từng thông tin mật bằng kỹ thuật xóa hoặc bôi đen. Các trang tài liệu đã được xóa hoặc bôi đen để loại bỏ thông tin mật được sao chép lại một lần nữa để gắn vào các trang tài liệu không chứa thông tin mật thành tài liệu hoàn chỉnh để cung cấp cho người yêu cầu.

- Đối với tài liệu in từ file điện tử:

+ Nếu thông tin mật nằm trong một phần có thể tách riêng từ file điện tử thì tách riêng phần đó không in ấn;

+ Nếu thông tin mật là một phần trong file điện tử thì:

Sử dụng chương trình phần mềm xóa thông tin mật trước khi in ấn nếu điều kiện kỹ thuật cho phép. Chẳng hạn, lập ra để sử dụng hoặc sử dụng một chương trình phần mềm riêng nhằm  rà soát, lọc và xóa các thông tin mật dễ phát hiện hoặc có đặc điểm chung như số điện thoại, địa chỉ email. Hoặc dùng ứng dụng kỹ thuật, ứng dụng trên phần mềm có sẵn để xóa thông tin mật đối với một số định dạng văn bản như PDF.

Nếu điều kiện kỹ thuật hoặc khả năng cán bộ không cho phép thì có thể rà soát, xóa bỏ thông tin mật bằng phương pháp thủ công, thực hiện trên file điện tử trước khi in ấn.

Trường hợp không thể rà soát, xóa thông tin mật trực tiếp trên file điện tử trước khi in ấn thì có thể in và tách riêng các trang có chứa thông tin mật, dùng kỹ thuật thủ công xóa hoặc bôi đen các thông tin mật rồi sao chụp lại để ghép với các trang còn lại.

+ Đối với tài liệu điện tử và cung cấp dưới dạng file điện tử:

Nếu thông tin mật là một phần có thể tách rời từ file điện tử thì tách riêng phần đó ra không cung cấp.

Nếu thông tin mật là một phần không thể tách rời từ file điện tử thì tùy thuộc đặc tính của file, điều kiện kỹ thuật và năng lực của cán bộ thuộc cơ quan nhà nước cung cấp thông tin có thể sử dụng chương trình phần mềm để xóa thông tin mật, mã hóa thông tin mật hoặc xóa bỏ thủ công thông tin mật trước khi cung cấp.

+ Đối với thông tin chứa đựng dưới dạng bản ghi âm, ghi hình: trong trường hợp thông tin tồn tại dưới dạng bản ghi âm thì cần sử dụng kỹ thuật phá vỡ âm thanh hoặc gây nhiễu âm thanh chứa thông tin bí mật. Trong trường hợp thông tin mật được chứa trong băng hình thì cần làm nhòa, làm mờ hình ảnh chứa thông tin mật khi cung cấp...

2. Các trường hợp cung cấp ngay thông tin cho người yêu cầu

Với mục đích tạo điều kiện tối đa cho công dân trong việc tiếp cận thông tin theo yêu cầu và tăng cường trách nhiệm của cơ quan cung cấp thông tin đối với các yêu cầu chính đáng của công dân, Luật quy định trách nhiệm của cơ quan nhà nước phải cung cấp ngay thông tin cho công dân trong những trường hợp thông tin đơn giản, có sẵn. Các quy định của Luật TCTT về cung cấp thông tin theo yêu cầu được xây dựng trên tinh thần yêu cầu cung cấp thông tin của công dân phải được giải quyết càng sớm càng tốt. Trong trường hợp pháp luật và thực tế cho phép, cơ quan nhà nước cần xem xét, nhanh chóng giải quyết yêu cầu cung cấp thông tin của người dân.

Việc nhanh chóng giải quyết yêu cầu cung cấp thông tin được coi là xử lý yêu cầu cung cấp thông tin ngay, không trì hoãn mà không có lý do. Khi nhận được yêu cầu cung cấp thông tin, cơ quan nhà nước phải xem xét tất cả các vấn đề liên quan đến yêu cầu cung cấp thông tin cụ thể và giải quyết yêu cầu đó một cách nhanh nhất có thể. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là phải giải quyết yêu cầu đó ngay lập tức bởi lẽ cơ quan còn phải thực hiện các nhiệm vụ khác cũng như giải quyết các yêu cầu cung cấp thông tin đã nhận được trước đó.

Ngoài tiêu chí thông tin đơn giản, có sẵn để cung cấp ngay thông tin như quy định của Luật TCTT, một số tiêu chí khác mà người làm nhiệm vụ cung cấp thông tin trong cơ quan nhà nước cần xem xét quyết định có xử lý yêu cầu cung cấp thông tin một cách nhanh chóng hay không:

- Khối lượng, tính chất của thông tin được yêu cầu;

- Khối lượng thời gian cần thiết để cán bộ, công chức làm nhiệm vụ cung cấp thông tin xử lý yêu cầu;

- Thời gian mà người yêu cầu cung cấp thông tin cần có thông tin;

- Thời gian mà cơ quan cần ưu tiên thực hiện các nhiệm vụ khác;

- Tầm quan trọng của thông tin;

- Tầm quan trọng của việc hoàn thành nhiệm vụ khác đối với cơ quan nếu như cán bộ, công chức không phải dành thời gian vào việc xử lý yêu cầu cung cấp thông tin.

Tuy nhiên, tất cả những yếu tố trên đều mang tính gợi ý, không có chuẩn chung cho việc tính toán, cân nhắc, đánh giá các yếu tố để đưa ra quyết định có cung cấp thông tin nhanh chóng hay không. Việc cân nhắc cũng như quyết định cụ thể cần căn cứ vào tình hình tổ chức, hoạt động của cơ quan cũng như tình huống xử lý yêu cầu cung cấp cụ thể. Mặc dù vậy, một lần nữa cần nhấn mạnh là cơ quan nhà nước được quyền tự quyết trong việc đưa ra thứ tự ưu tiên trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình phù hợp với nguồn lực thực tế của cơ quan nhưng cũng cần lưu ý rằng, cung cấp thông tin cũng cần được coi là một trong số các công việc cần ưu tiên đó.

3. Cung cấp thông tin cho người yêu cầu

3.1. Cung cấp thông tin trực tiếp tại trụ sở cơ quan cung cấp thông tin

Cung cấp thông tin trực tiếp tại trụ sở cơ quan cung cấp thông tin là một trong những hình thức cơ quan nhà nước đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin của công dân. Luật quy định công dân được đề nghị hình thức nhận thông tin được cung cấp theo yêu cầu. Tuy nhiên, hình thức cung cấp thông tin trực tiếp tại trụ sở cơ quan cung cấp thông tin được lựa chọn dựa trên điều kiện, nhu cầu của người yêu cầu cũng như tính chất, đặc điểm của thông tin được cung cấp. Chẳng hạn, nếu thông tin không thể sao chép để cung cấp bằng các hình thức khác thì việc cung cấp thông tin trực tiếp tại trụ sở cơ quan là lựa chọn duy nhất.

Luật TCTT quy định người yêu cầu cung cấp thông tin đến trụ sở cơ quan yêu cầu cung cấp thông tin có thể được cung cấp ngay đối với thông tin đơn giản, có sẵn mà không mất thời gian chờ đợi. Khoản 1 Điều 29 Luật TCTT quy định đối với thông tin đơn giản, có sẵn có thể cung cấp ngay thì người yêu cầu cung cấp thông tin được trực tiếp đọc, xem, nghe, ghi chép, sao chép, chụp tài liệu hoặc yêu cầu cung cấp ngay bản sao, bản chụp tài liệu phù hợp với hình thức chứa đựng thông tin.

Đối với thông tin phức tạp, không có sẵn mà cần tập hợp từ các bộ phận của cơ quan đó hoặc thông tin cần thiết phải có ý kiến của cơ quan, tổ chức, đơn vị khác thì chậm nhất là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu hợp lệ, cơ quan được yêu cầu phải thông báo cho người yêu cầu đến trụ sở để đọc, xem, nghe, ghi chép, sao chép, chụp tài liệu hoặc nhận bản sao, bản chụp tài liệu hoặc có văn bản thông báo về việc từ chối cung cấp thông tin.

Trường hợp cơ quan được yêu cầu cần thêm thời gian để xem xét, tìm kiếm, tập hợp, sao chép, giải quyết yêu cầu cung cấp thông tin thì có thể gia hạn nhưng tối đa không quá 10 ngày làm việc và phải có văn bản thông báo về việc gia hạn trong thời hạn cung cấp thông tin.

Nhằm bảo đảm việc cung cấp thông tin tại trụ sở cơ quan diễn ra thuận lợi, cơ quan cần thực hiện các biện pháp tiếp nhận và xử lý các yêu cầu cung cấp thông tin trực tiếp tại trụ sở cơ quan. Cơ quan cần có sự sắp xếp, bố trí thứ tự yêu cầu cung cấp thông tin của công dân để tiếp đón từng trường hợp theo thứ tự ưu tiên người đến trước, các đối tượng yếu thế như người khuyết tật, người cao tuổi... Cơ quan cũng cần bố trí cán bộ đầu mối tiếp nhận đầy đủ các yêu cầu của công dân.

Thực tế cũng sẽ có khả năng diễn ra trường hợp, nhất là ngay sau khi Luật TCTT có hiệu lực, trong cùng một thời điểm có thể có nhiều công dân cùng đến trụ sở cơ quan yêu cầu cung cấp thông tin. Trong khi đó, điều kiện nguồn nhân lực, trang thiết bị của cơ quan nhà nước cũng như kinh nghiệm của cán bộ, công chức chưa thể đáp ứng việc tiếp nhận và xử lý kết quả cung cấp thông tin tại chỗ cho nhiều người cùng một thời điểm dẫn đến tình trạng quá tải. Nếu gặp trường hợp này, cán bộ đầu mối cung cấp thông tin cần có giải thích, hướng dẫn cụ thể cho từng người yêu cầu về việc bố trí lịch tiếp, chú ý tới việc sắp xếp thời gian gần nhất để tiếp nhận và xử lý kết quả cung cấp thông tin cho những trường hợp cần có thông tin nhanh chóng để phục vụ mục đích chính đáng của người yêu cầu. Lịch hẹn tiếp nhận và xử lý yêu cầu phải bảo đảm thời hạn cung cấp thông tin theo quy định.

3.2. Cung cấp thông tin qua mạng điện tử

Cung cấp thông tin qua mạng điện tử là hình thức cung cấp thông tin được áp dụng theo đề nghị của người yêu cầu cung cấp thông tin hoặc cơ quan nhà nước xét thấy đây là hình thức cung cấp thông tin phù hợp nhất và người yêu cầu cung cấp thông tin cũng có khả năng tiếp nhận thông tin được cung cấp qua mạng điện tử.

Xuất phát từ quan điểm trên, Luật TCTT quy định thông tin được cung cấp cho người yêu cầu thông qua hình thức cung cấp qua mạng điện tử khi đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:

+ Thông tin được yêu cầu phải là thông tin thuộc tập tin có sẵn và có thể truyền tải qua mạng điện tử.

Như vậy, cơ quan nhà nước chỉ cung cấp thông tin qua mạng điện tử khi thông tin được chứa đựng trong file điện tử có sẵn. Trong trường hợp thông tin đang được chứa đựng dưới hình thức không phải file điện tử thì cơ quan nhà nước không có trách nhiệm chuyển đổi hình thức chứa đựng thông tin để cung cấp theo đề nghị của người yêu cầu. Chẳng hạn, thông tin được chứa đựng trong văn bản giấy mà người yêu cầu đề nghị hình thức cung cấp thông tin qua mạng điện tử thì cơ quan không có trách nhiệm phải scan văn bản giấy thành file điện tử để cung cấp cho người yêu cầu.

+ Cơ quan nhà nước có đủ điều kiện về kỹ thuật để cung cấp thông tin được yêu cầu qua mạng điện tử.

Cung cấp thông tin qua mạng điện tử đòi hỏi phải được thực hiện trong những điều kiện kỹ thuật cho phép nhất định. Trong khi đó, các cơ quan nhà nước có trách nhiệm cung cấp thông tin có quy mô tổ chức và tính chất hoạt động rất khác nhau. Điều kiện trang bị về kỹ thuật và ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước cũng rất khác nhau. Vì vậy, trong trường hợp điều kiện kỹ thuật và hạ tầng công nghệ thông tin của cơ quan không cho phép việc cung cấp thông tin qua mạng điện tử thì mặc dù thông tin được chứa đựng trong file điện tử có sẵn và người yêu cầu đề nghị hình thức cung cấp thông tin qua mạng điện tử thì hình thức này cũng không được áp dụng. Đối với những trường hợp này, cơ quan nhà nước có thể đề nghị người yêu cầu lựa chọn hình thức cung cấp thông tin khác phù hợp. Chẳng hạn, người yêu cầu trực tiếp đến trụ sở cơ quan nhà nước để tiếp cận thông tin hay tài liệu sẽ được in ra và cung cấp cho người yêu cầu tại trụ sở cơ quan hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính, fax.

Việc cung cấp thông tin qua mạng điện tử được thực hiện bằng các cách thức sau đây:

+ Gửi tập tin đính kèm thư điện tử: Lưu ý người làm nhiệm vụ cung cấp thông tin nên sử dụng tài khoản thư điện tử công việc được sử dụng chung của cơ quan nhà nước có trách nhiệm cung cấp thông tin hoặc tài khoản thư điện tử công việc mà mình được cơ quan nhà nước cấp để gửi thông tin.

+ Cung cấp mã truy cập một lần: Cách thức này thường được áp dụng đối với thông tin có thể khai thác trên môi trường mạng (đã được lưu giữ sẵn trên môi trường mạng hoặc cơ quan nhà nước đăng tải lên môi trường mạng) và cho phép người yêu cầu được truy cập và tiếp cận thông tin một lần duy nhất.

+ Chỉ dẫn địa chỉ truy cập để tải thông tin: Cách thức này thường được áp dụng đối với thông tin có thể khai thác trên môi trường mạng (đã được lưu giữ sẵn trên môi trường mạng hoặc cơ quan nhà nước đăng tải lên môi trường mạng) và cho phép người yêu cầu có thể được truy cập nhiều lần, có thể giới hạn hoặc không giới hạn thời hạn truy cập.

Thời hạn cung cấp thông tin qua mạng điện tử được quy định như sau:

+ Đối với thông tin đơn giản, có sẵn có thể cung cấp ngay thì chậm nhất là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu hợp lệ, cơ quan được yêu cầu phải cung cấp thông tin.

+ Đối với thông tin phức tạp, không có sẵn mà cần tập hợp từ các bộ phận của cơ quan đó hoặc thông tin cần thiết phải có ý kiến của cơ quan, tổ chức, đơn vị khác thì chậm nhất là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu hợp lệ, cơ quan được yêu cầu phải thông báo bằng văn bản về thời hạn giải quyết yêu cầu cung cấp thông tin. Chậm nhất là 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu hợp lệ, cơ quan được yêu cầu phải cung cấp thông tin hoặc có văn bản thông báo từ chối cung cấp thông tin.

Trường hợp cơ quan được yêu cầu cần thêm thời gian để xem xét, tìm kiếm, tập hợp, sao chép, giải quyết yêu cầu cung cấp thông tin thì có thể gia hạn nhưng tối đa không quá 15 ngày và phải có văn bản thông báo về việc gia hạn trong thời hạn cung cấp thông tin.

Nhìn chung, hình thức cung cấp thông tin qua mạng điện tử được tiến hành đơn giản, không tốn kém, do vậy, người yêu cầu cung cấp thông tin không phải trả chi phí khi được cung cấp thông tin qua mạng điện tử.

3.3. Cung cấp thông tin qua dịch vụ bưu chính, fax

Việc cung cấp thông tin qua đường bưu chính, fax được áp dụng trong trường hợp người yêu cầu cung cấp thông tin có yêu cầu cách thức cung cấp thông tin qua đường bưu chính, fax hoặc trong trường hợp cơ quan có trách nhiệm cung cấp thông tin xác định đây là cách thức phù hợp, thuận lợi nhất đối với thông tin được yêu cầu.

Việc cung cấp thông tin qua đường bưu chính, fax được thực hiện như sau:

- Bước 1: Thông báo về việc giải quyết yêu cầu cung cấp thông tin

Trong thời hạn chậm nhất là 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu hợp lệ, cơ quan được yêu cầu phải có thông báo về thời hạn, địa điểm, hình thức cung cấp thông tin; chi phí thực tế để in, sao, chụp, gửi thông tin qua dịch vụ bưu chính, fax (nếu có) và phương thức, thời hạn thanh toán.

- Bước 2: Cung cấp thông tin

+ Đối với thông tin đơn giản, có sẵn có thể cung cấp ngay thì chậm nhất là 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu hợp lệ (và sau khi có bằng chứng về việc người yêu cầu đã thanh toán chi phí), cơ quan được yêu cầu phải cung cấp thông tin.

+ Đối với thông tin phức tạp, không có sẵn mà cần tập hợp từ các bộ phận của cơ quan đó hoặc thông tin cần thiết phải có ý kiến của cơ quan, tổ chức, đơn vị khác thì chậm nhất là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu hợp lệ, cơ quan được yêu cầu phải thông báo bằng văn bản về thời hạn giải quyết yêu cầu cung cấp thông tin.

Chậm nhất là 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu hợp lệ, cơ quan được yêu cầu phải cung cấp thông tin hoặc có văn bản thông báo từ chối cung cấp thông tin.

Trường hợp cơ quan được yêu cầu cần thêm thời gian để xem xét, tìm kiếm, tập hợp, sao chép, giải quyết yêu cầu cung cấp thông tin thì có thể gia hạn nhưng tối đa không quá 15 ngày và phải có văn bản thông báo về việc gia hạn trong thời hạn cung cấp thông tin.

V. TỪ CHỐI YÊU CẦU CUNG CẤP THÔNG TIN

1. Cơ sở từ chối yêu cầu cung cấp thông tin

Tiếp cận thông tin là một quyền có giới hạn và việc thực hiện quyền này phải đặt trong mối quan hệ hài hòa với việc tôn trọng và bảo vệ các quyền, lợi ích hợp pháp khác cần được bảo vệ. Bên cạnh đó, việc thực hiện quyền tiếp cận thông tin cũng phải bảo đảm khả thi và phù hợp với điều kiện thực tế về nguồn lực, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan cũng như nền tảng, điều kiện về kinh tế, văn hóa, xã hội nói chung. Từ chối yêu cầu cung cấp thông tin là cơ chế mà qua đó Luật cho phép cơ quan nhà nước trên cơ sở các điều kiện luật định được xem xét để đưa ra quyết định không đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin của công dân mà không bị coi là vi phạm quyền tiếp cận thông tin hay thiếu trách nhiệm trong thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.

Các trường hợp từ chối yêu cầu cung cấp thông tin được Luật TCTT quy định là:

1.1. Thông tin được yêu cầu thuộc loại thông tin không được tiếp cận hoặc không đáp ứng các điều kiện đối với loại thông tin được tiếp cận có điều kiện

Các thông tin thuộc loại không được tiếp cận, tiếp cận có điều kiện được Luật TCTT quy định đã được tính toán cân nhắc trên cơ sở tôn trọng và sự cần thiết bảo vệ bí mật các thông tin có ảnh hưởng quan trọng tới chính trị, quốc phòng, an ninh quốc gia, đối ngoại, kinh tế, khoa học, công nghệ cũng như lợi ích của Nhà nước và nhân dân.

Khi nhận được yêu cầu cung cấp thông tin, cơ quan được yêu cầu cung cấp thông tin cần xác định thuộc loại thông tin nào để có hướng xử lý phù hợp, cung cấp toàn bộ, một phần (sau khi loại bỏ thông tin mật) hoặc từ chối việc cung cấp thông tin. Việc xác định và đưa ra quyết định từ chối cung cấp thông tin trong trường hợp thông tin không được tiếp cận hoặc không đáp ứng điều kiện đối với loại thông tin được tiếp cận có điều kiện như sau:      

- Nếu thông tin được yêu cầu là thông tin thuộc bí mật nhà nước, bao gồm những thông tin có nội dung quan trọng thuộc lĩnh vực chính trị, quốc phòng, an ninh quốc gia, đối ngoại, kinh tế, khoa học, công nghệ và các lĩnh vực khác theo quy định của luật: cơ quan nhà nước quyết định từ chối việc cung cấp thông tin mà không cần phân tích, đánh giá lợi ích.

+ Nếu thông tin được yêu cầu là thông tin mà nếu để tiếp cận sẽ gây nguy hại đến lợi ích của Nhà nước, ảnh hưởng xấu đến quốc phòng, an ninh quốc gia, quan hệ quốc tế, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội, sức khỏe của cộng đồng; gây nguy hại đến tính mạng, cuộc sống hoặc tài sản của người khác; thông tin thuộc bí mật công tác; thông tin về cuộc họp nội bộ của cơ quan nhà nước; tài liệu do cơ quan nhà nước soạn thảo cho công việc nội bộ: cơ quan nhà nước quyết định từ chối cung cấp thông tin nếu qua phân tích, đánh giá lợi ích công cộng cho thấy việc cung cấp thông tin sẽ gây ra những nguy hại đối với những lợi ích trên. Cách phân tích, đánh giá lợi ích công cộng đã được trình bày ở phần trên của Sổ tay này.

+ Nếu thông tin được yêu cầu là thông tin liên quan đến bí mật kinh doanh: cơ quan nhà nước được yêu cầu cung cấp thông tin quyết định từ chối cung cấp thông tin khi việc cung cấp thông tin không được chủ sở hữu bí mật kinh doanh đồng ý; người yêu cầu không đưa ra được văn bản đồng ý của chủ sở hữu bí mật kinh doanh, hoặc qua phân tích, đánh giá lợi ích công cộng cho thấy, việc không cung cấp thông tin có lợi hơn cho lợi ích công cộng, sức khỏe của cộng đồng so với việc cung cấp thông tin.

+ Nếu thông tin liên quan đến bí mật đời sống riêng tư, bí mật cá nhân: cơ quan nhà nước được yêu cầu cung cấp thông tin quyết định từ chối cung cấp thông tin khi việc cung cấp thông tin không được người đó đồng ý, người yêu cầu cung cấp thông tin không đưa ra được văn bản đồng ý của cá nhân liên quan đến thông tin thuộc bí mật đời sống riêng tư, bí mật cá nhân hoặc qua phân tích, đánh giá lợi ích công cộng cho thấy, việc không cung cấp thông tin có lợi hơn cho lợi ích công cộng, sức khỏe của cộng đồng so với việc cung cấp thông tin.

+ Nếu thông tin liên quan đến bí mật gia đình: cơ quan nhà nước được yêu cầu cung cấp thông tin quyết định từ chối cung cấp thông tin khi việc cung cấp thông tin không được các thành viên của gia đình (tất cả các thành viên hoặc người được các thành viên gia đình cử đại diện) đồng ý; người yêu cầu cung cấp thông tin không đưa ra được văn bản đồng ý của các thành viên gia đình hoặc chỉ đưa ra được văn bản đồng ý của một hoặc một số thành viên của gia đình, hoặc qua phân tích, đánh giá lợi ích công cộng cho thấy, việc không cung cấp thông tin có lợi hơn cho lợi ích công cộng, sức khỏe của cộng đồng so với việc cung cấp thông tin.

1.2. Thông tin được yêu cầu là các thông tin phải được công khai, trừ trường hợp thông tin trong thời hạn công khai nhưng chưa được công khai, thông tin hết thời hạn công khai theo quy định của pháp luật, thông tin đang được công khai nhưng vì lý do bất khả kháng người yêu cầu không thể tiếp cận được

Quy định này nhằm giảm áp lực khối lượng công việc đối với cơ quan nhà nước, bảo đảm mục đích, ý nghĩa của các quy định về công khai thông tin, làm cho nguồn thông tin đã được công bố, công khai được khai thác và tận dụng tối đa. Đồng thời, quy định như vậy cũng góp phần tránh tình trạng người dân tốn thời gian, công sức để yêu cầu cung cấp thông tin đang được công khai rộng rãi mà họ có thể khai thác, tiếp cận một cách tự do.

Do việc kiểm tra thông tin có phải là thông tin được công khai hay không có thể được thực hiện một cách nhanh chóng, dễ dàng đối với người làm nhiệm vụ cung cấp thông tin và trên tinh thần thực hiện các quy định của Luật một cách nghiêm túc, chặt chẽ nhưng cũng tránh cứng nhắc, máy móc không cần thiết trong xử lý tình huống thực tế khi giao tiếp với người dân, việc từ chối cung cấp thông tin trên cơ sở này cũng cần được thực hiện một cách mềm dẻo và linh hoạt. Cụ thể:

- Trong trường hợp người yêu cầu trực tiếp đến trụ sở cơ quan yêu cầu: người làm nhiệm vụ cung cấp thông tin trước hết kiểm tra nhanh để xác định xem thông tin đó có được công khai và không rơi vào các trường hợp có thể cung cấp theo yêu cầu; sau đó, giải thích, hướng dẫn người yêu cầu về việc không cần thiết phải đưa ra yêu cầu cung cấp thông tin mà tự họ có thể khai thác, tiếp cận thông tin đang được công khai. Người làm nhiệm vụ cung cấp thông tin cũng cần giải thích cho người yêu cầu rằng đối với trường hợp này nếu họ vẫn yêu cầu cung cấp thông tin thì yêu cầu của họ sẽ bị từ chối. Nếu người yêu cầu thông tin chấp nhận thực hiện theo hướng dẫn thì được coi như là họ chưa yêu cầu cung cấp thông tin. Việc từ chối chỉ thực hiện sau đó nếu người yêu cầu vẫn kiên quyết đưa ra yêu cầu cung cấp thông tin.

- Trường hợp yêu cầu được gửi đến cơ quan cung cấp thông tin qua mạng điện tử, dịch vụ bưu chính, fax: người làm nhiệm vụ cung cấp thông tin kiểm tra nhanh để xác định, nếu thấy thông tin được yêu cầu là thông tin được công khai mà không thuộc các trường hợp có thể cung cấp theo yêu cầu thì có thể liên hệ với người yêu cầu cung cấp thông tin, hướng dẫn họ cách tiếp cận thông tin được công khai. Nếu người yêu cầu đồng ý tự rút yêu cầu để tìm kiếm, khai thác và tiếp cận thông tin thì ghi chú trong Sổ theo dõi cung cấp thông tin theo yêu cầu là người yêu cầu tự rút yêu cầu và không phải tiếp tục xử lý yêu cầu để ra văn bản từ chối cung cấp thông tin nữa. Việc từ chối chỉ được thực hiện sau đó nếu người yêu cầu không tự rút yêu cầu cung cấp thông tin.

1.3. Thông tin được yêu cầu không thuộc trách nhiệm cung cấp

Trong hầu hết các trường hợp, việc xác định thông tin không thuộc trách nhiệm cung cấp của cơ quan được yêu cầu có thể được thực hiện một cách nhanh chóng và không quá phức tạp. Luật TCTT không quy định về việc lập danh mục thông tin được cung cấp theo yêu cầu. Vì vậy, trong trường hợp cơ quan không có danh mục này, việc xác định thông tin không thuộc trách nhiệm cung cấp được thực hiện qua việc xác định thông tin đó do cơ quan nào tạo ra, nắm giữ và cơ quan nào có trách nhiệm cung cấp trên cơ sở các quy định của Luật về chủ thể cung cấp thông tin và loại thông tin được cung cấp theo yêu cầu. Nhìn chung, thông tin được yêu cầu không thuộc trách nhiệm cung cấp của cơ quan được yêu cầu khi:

- Thông tin được yêu cầu không phải do cơ quan được yêu cầu đó tạo ra:

Trong trường hợp này, nếu biết rõ được cơ quan nào là cơ quan tạo ra thông tin hay nắm giữ thông tin và có trách nhiệm cung cấp thì người làm nhiệm vụ cung cấp thông tin hướng dẫn người yêu cầu gửi yêu cầu cung cấp thông tin đến cơ quan đó. Nếu người yêu cầu tự rút yêu cầu thì không cần ra văn bản từ chối cung cấp thông tin.

- Thông tin được yêu cầu không phải là thông tin do cơ quan được yêu cầu nắm giữ (đối với một số cơ quan mà theo quy định tại Điều 9 Luật TCTT thì các cơ quan này phải cung cấp cả thông tin không do mình tạo ra nhưng nắm giữ trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, ví dụ: Ủy ban nhân dân cấp xã).

Trong trường hợp này, nếu biết rõ cơ quan nào tạo ra thông tin hay cơ quan nào nắm giữ thông tin và có trách nhiệm cung cấp thì người làm nhiệm vụ cung cấp thông tin cần hướng dẫn người yêu cầu đến cơ quan đó để gửi yêu cầu. Nếu người yêu cầu tự rút yêu cầu thì không cần ra văn bản từ chối cung cấp thông tin.

Tuy nhiên, cần lưu ý trong trường hợp cơ quan tạo ra thông tin nhưng không trực tiếp thực hiện việc cung cấp thông tin theo quy định của Luật TCTT nhận được yêu cầu cung cấp thông tin do cơ quan đó tạo ra thì cơ quan đó chuyển cho cơ quan có trách nhiệm cung cấp thông tin để cung cấp. Ví dụ: một cơ quan của Quốc hội nhận được yêu cầu cung cấp thông tin do cơ quan đó tạo ra. Khi đó, cơ quan này cần chuyển yêu cầu đến Văn phòng Quốc hội để Văn phòng Quốc hội xử lý yêu cầu cung cấp thông tin.

- Thông tin được yêu cầu không thuộc loại thông tin được cung cấp theo yêu cầu:

Bên cạnh thông tin không được tiếp cận, thông tin được tiếp cận có điều kiện, thông tin phải được công khai, việc từ chối cung cấp thông tin còn có thể được thực hiện đối với những yêu cầu cung cấp thông tin khác không thuộc loại thông tin cung cấp theo yêu cầu. Thông tin không thuộc loại cung cấp theo yêu cầu là những thông tin không thuộc các trường hợp được cung cấp theo yêu cầu quy định tại Điều 23 Luật TCTT, chẳng hạn như thông tin không liên quan trực tiếp đến đời sống, sinh hoạt, sản xuất, kinh doanh của người yêu cầu. Do vậy, để xác định thông tin có thuộc loại thông tin được cung cấp theo yêu cầu hay không, người làm nhiệm vụ cung cấp thông tin cần xem xét, cân nhắc tùy thuộc vào từng yêu cầu cung cấp thông tin cụ thể.

1.4. Thông tin đã được cung cấp hai lần cho chính người yêu cầu, trừ trường hợp người yêu cầu có lý do chính đáng

Mục đích quy định này của Luật TCTT là bảo đảm thực hiện quyền tiếp cận thông tin của người dân nhưng cũng nâng cao trách nhiệm của họ trong việc lưu giữ và sử dụng thông tin đã được cung cấp. Đồng thời, quy định của Luật cũng nhằm giảm tải trách nhiệm cung cấp thông tin của cơ quan nhà nước, tránh tình trạng cơ quan nhà nước phải đầu tư nguồn lực vào việc đáp ứng những yêu cầu lặp lại một cách không cần thiết, không chính đáng trong điều kiện cơ quan còn phải thực hiện nhiều nhiệm vụ, trách nhiệm khác.

Sổ theo dõi cung cấp thông tin theo yêu cầu chính là công cụ hữu hiệu giúp người làm nhiệm vụ cung cấp thông tin xác định số lần một người đã yêu cầu cung cấp một thông tin cụ thể. Tuy nhiên, điều này không thể loại trừ trường hợp người yêu cầu có thể “lách luật” bằng cách có thể nhờ người khác yêu cầu nhưng việc đó nằm ngoài tầm kiểm soát của cơ quan nhà nước và cũng chỉ là những sự vụ nhỏ mang tính thiểu số. Qua xác định, nếu thông tin được yêu cầu đã được cung cấp cho chính người yêu cầu hai lần thì cơ quan nhà nước được yêu cầu có thể từ chối, trừ trường hợp người yêu cầu đưa ra được lý do chính đáng.

Do vậy, khi tiếp nhận yêu cầu lặp lại, người làm nhiệm vụ cung cấp thông tin cần xem xét kỹ lý do được trình bày trong Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin. Lý do chính đáng có thể là các trường hợp bất khả kháng hoặc các lý do khách quan khác làm cho thông tin được yêu cầu không còn khả dụng đối với người yêu cầu mà không phải là do mong muốn chủ quan của họ. Chẳng hạn, tài liệu chứa thông tin được cung cấp bị cháy do thiên tai, hỏa hoạn hay người yêu cầu đưa ra được bằng chứng rằng tài liệu chứa thông tin bị mất cùng với các hành lý khác của họ... Tuy nhiên, cần nhấn mạnh rằng, không thể có tiêu chí hay phép kiểm tra mang tính tuyệt đối chính xác để đánh giá “lý do chính đáng” được trình bày trong yêu cầu cung cấp thông tin. Việc hiểu, đánh giá thế nào là lý do chính đáng phụ thuộc rất lớn vào năng lực và kinh nghiệm của người làm nhiệm vụ cung cấp thông tin đối với từng trường hợp cụ thể.

1.5. Thông tin được yêu cầu vượt quá khả năng đáp ứng hoặc làm ảnh hưởng đến hoạt động bình thường của cơ quan

Như đã đề cập, tiếp cận thông tin là một quyền có giới hạn và một trong những giới hạn đó là việc thực hiện quyền tiếp cận thông tin phải bảo đảm hài hòa cân đối với các lợi ích khác được Nhà nước và pháp luật bảo vệ. Nhà nước tạo điều kiện tốt nhất có thể để công dân thực hiện quyền tiếp cận thông tin, nhưng bên cạnh đó Nhà nước cũng có trách nhiệm bảo đảm hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước trong việc thực hiện các nhiệm vụ khác trong các lĩnh vực của đời sống xã hội - cũng không nhằm mục đích nào khác ngoài mục đích phục vụ nhân dân. Trong điều kiện các lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội ngày càng phát triển, khối lượng các công việc các cơ quan nhà nước cần thực hiện càng nhiều mà nguồn lực của các cơ quan nhà nước chưa thể kịp thời được tăng cường tương xứng với nhiệm vụ, cơ quan nhà nước cần phân bổ nguồn lực một cách hợp lý cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ. Trên tinh thần đó, cơ quan nhà nước có trách nhiệm đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin của công dân, nhưng với điều kiện việc cung cấp thông tin phải phù hợp với khả năng đáp ứng của cơ quan về điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật và nhân lực, việc cung cấp thông tin phải bảo đảm không làm ảnh hưởng đến các hoạt động bình thường của cơ quan nhà nước.

Bên cạnh đó, thực tiễn thi hành pháp luật về tiếp cận thông tin ở nhiều nước cho thấy, có những trường hợp thông tin được yêu cầu với dung lượng lớn mà nếu đáp ứng cơ quan nhà nước sẽ phải tập trung rất nhiều thời gian và nguồn lực để cung cấp thông tin. Cũng có không ít trường hợp người yêu cầu, bao gồm chủ đích hoặc không chủ đích gây khó khăn cho hoạt động của cơ quan nhà nước thông qua việc gửi cùng lúc nhiều yêu cầu cung cấp các thông tin khác nhau. Để ngăn chặn tình trạng này, pháp luật về tiếp cận thông tin của hầu hết các nước đều có quy định cho phép cơ quan nhà nước được quyền từ chối cung cấp thông tin trong những trường hợp xét thấy việc cung cấp thông tin được yêu cầu vượt quá khả năng đáp ứng của cơ quan hoặc sẽ gây ảnh hưởng đến hoạt động bình thường của cơ quan.

Song song với sự đa dạng của thông tin về tính chất, dung lượng và hình thức chứa đựng, các cơ quan nhà nước cũng được tổ chức với quy mô, tính chất và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn rất khác nhau. Vì vậy, sẽ có nhiều trường hợp yêu cầu cung cấp này có thể không vượt quá khả năng đáp ứng của cơ quan này mà lại trong khả năng đáp ứng của cơ quan khác. Vì vậy, trong điều kiện ở nước ta, việc áp dụng một tiêu chí chung, đặc biệt là tiêu chí mang tính định lượng để xác định như thế nào là vượt quá khả năng đáp ứng hay làm ảnh hưởng đến hoạt động bình thường của cơ quan là không khả thi. Tiêu chí đánh giá cụ thể, xác định việc cung cấp thông tin có thể vượt quá khả năng đáp ứng hay làm ảnh hưởng đến hoạt động bình thường của cơ quan nhà nước hay không có thể khác nhau đối với từng cơ quan cung cấp thông tin và tùy theo từng trường hợp yêu cầu cung cấp thông tin (ví dụ: có thể cùng một yêu cầu cung cấp thông tin, trong phạm vi nguồn lực ở cơ quan cấp Bộ sẽ khác với các điều kiện ở cơ quan cấp xã) mà không có tiêu chí chung. Vì vậy, các tiêu chí hay cách xác định thế nào là vượt quá khả năng đáp ứng của cơ quan nên do từng cơ quan tự xây dựng và quán triệt trong nội bộ cơ quan mình, căn cứ trên điều kiện thực tế về quy mô tổ chức, nguồn lực và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Cũng có thể phải sau một thời gian áp dụng Luật TCTT trên thực tế, khi cơ quan giải quyết các yêu cầu cung cấp thông tin có ảnh hưởng đến hoạt động bình thường của cơ quan thì mới rút ra được các kinh nghiệm để xác định khi nào thì cần từ chối cung cấp thông tin trong những trường hợp như vậy và cụ thể hóa vào Quy chế nội bộ về cung cấp thông tin của cơ quan. Việc cụ thể hóa vào Quy chế nội bộ cũng chỉ nhằm xử lý những trường hợp phổ biến nhất, còn thực tế luôn luôn phong phú, đa dạng các tình huống khác nhau mà khó có thể quy định thành các quy phạm pháp luật cụ thể, ngay cả trong các quy phạm của Quy chế. Do đó, đòi hỏi cán bộ cung cấp thông tin phải có khả năng cân nhắc, đánh giá các vụ việc, trường hợp cụ thể, trường hợp còn chưa rõ ràng có thể lấy ý kiến của các đơn vị liên quan hoặc xin ý kiến của cơ quan quản lý cấp trên để ra quyết định cung cấp, không cung cấp thông tin, bảo đảm tính kịp thời và đúng thời hạn pháp luật yêu cầu.

Mặc dù vậy, tiêu chí đánh giá, xác định cũng chưa là căn cứ cụ thể để cơ quan nhà nước đưa ra quyết định từ chối cung cấp thông tin đối với một yêu cầu cụ thể. Việc tính toán, đánh giá cụ thể cần được người làm nhiệm vụ cung cấp thông tin thực hiện trên cơ sở tiêu chí đánh giá và tính toán khối lượng công việc, chi phí và các phương tiện kỹ thuật cần thiết đòi hỏi cho việc đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin nếu như yêu cầu đó được đáp ứng. Đặc biệt, lưu ý rằng khối lượng công việc và chi phí đáp ứng này không đồng nhất với chi phí thực tế cho việc in, sao và gửi thông tin mà người yêu cầu phải thanh toán cho cơ quan nhà nước. Đây là chi phí sẽ phát sinh nếu yêu cầu được đáp ứng, không nhất thiết phải phân biệt chi phí này do nhà nước hay người yêu cầu phải chi trả và có phải thanh toán trên thực tế hay không.

Một điều cần lưu ý là trong trường hợp thông tin không thể cung cấp dưới hình thức mà người yêu cầu đề nghị thì cũng có thể cân nhắc thông báo cho họ và chỉ rõ hình thức khác mà họ có thể tiếp cận thông tin, chi phí cũng như các yêu cầu khác để tiếp cận thông tin dưới hình thức đó. Tuy nhiên, việc cung cấp thông tin chỉ được thực hiện khi người yêu cầu đồng ý với hình thức cung cấp thông tin mà cơ quan nhà nước đề xuất.

1.6. Người yêu cầu cung cấp thông tin không thanh toán chi phí

Trong trường hợp yêu cầu cung cấp thông tin có phát sinh chi phí mà người yêu cầu cung cấp thông tin không thanh toán chi phí thực tế để in, sao, chụp, gửi thông tin qua dịch vụ bưu chính, fax thì cơ quan nhà nước được yêu cầu từ chối việc cung cấp thông tin.

2. Nội dung văn bản từ chối yêu cầu cung cấp thông tin

Về cơ bản, cơ quan cung cấp thông tin phải nỗ lực, tích cực trong việc cung cấp thông tin. Tuy nhiên, trong trường hợp thông tin được yêu cầu rơi vào trường hợp bị từ chối thì cơ quan nhà nước phải thông báo cho người yêu cầu bằng văn bản về việc từ chối và lý do từ chối cung cấp thông tin.

Việc quy định cơ quan nhà nước phải thông báo về việc từ chối yêu cầu cung cấp thông tin bằng văn bản một mặt bảo đảm tính công khai, minh bạch trong hoạt động cung cấp thông tin của cơ quan nhà nước, đồng thời bảo vệ quyền của người yêu cầu cung cấp thông tin. Trong trường hợp yêu cầu cung cấp thông tin bị từ chối, người yêu cầu có quyền khiếu nại, khởi kiện quyết định từ chối của cơ quan nhà nước để bảo vệ quyền lợi của mình. Để có cơ sở cho người yêu cầu khiếu nại, khởi kiện thì việc từ chối đó phải được thể hiện bằng văn bản. Việc nêu rõ lý do từ chối là rất cần thiết để người yêu cầu cân nhắc việc có khiếu nại, khởi kiện hay không; đồng thời cũng sẽ là cơ sở để cơ quan có thẩm quyền xem xét giải quyết khiếu nại, khởi kiện nếu như có khiếu nại, khởi kiện của người yêu cầu.

Nội dung lý do từ chối cung cấp thông tin phải giải thích rõ tại sao thông tin không thể cung cấp, trình bày tóm tắt các cơ sở pháp lý và thực tế của việc từ chối cung cấp thông tin.

Nội dung văn bản từ chối yêu cầu cung cấp thông tin được thực hiện theo mẫu sau đây:

   TÊN CƠ  QUAN         CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐƠN VỊ ĐẦU MỐI[24]                                 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số:…… /………

……, ngày …… tháng …… năm……

 

 

THÔNG BÁO TỪ CHỐI YÊU CẦU CUNG CẤP THÔNG TIN

Kính gửi:…………………………………………….

Tên cơ quan/đơn vị đầu mối cung cấp thông tin:…………....

Nhận được Phiếu yêu cầu của Ông/Bà[25]:.............................

Số CMTND/Thẻ căn cước công dân/Hộ chiếu.................... cấp ngày…....../…....../……. tại……………..........……………

Nơi cư trú:………………………………….......................

Số điện thoại:……………Fax:………….Email:..................

Yêu cầu cung cấp văn bản/hồ sơ/tài liệu:…………………

Ngày/tháng/năm nhận Phiếu yêu cầu:…………….....……

Cơ quan/đơn vị đầu mối cung cấp thông tin thông báo về việc từ chối cung cấp thông tin do Ông/Bà yêu cầu vì lý do:.......................................................................................................

THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN/ĐƠN VỊ ĐẦU MỐI CUNG CẤP THÔNG TIN (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu cơ quan/đơn vị đầu mối cung cấp thông tin[26])

 

VI. XỬ LÝ THÔNG TIN CUNG CẤP THEO YÊU CẦU KHÔNG CHÍNH XÁC

Nhằm tăng cường trách nhiệm của các cơ quan trong việc bảo đảm tính chính xác của thông tin được cung cấp cho công dân, đồng thời kịp thời khắc phục tình trạng thông tin được cung cấp theo yêu cầu không chính xác, Luật TCTT quy định rất rõ trách nhiệm và trình tự, thủ tục xử lý thông tin được cung cấp theo yêu cầu không chính xác. Theo đó, việc xử lý được thực hiện theo trình tự và thời hạn như sau:

Nếu cơ quan cung cấp thông tin tự phát hiện ra mình đã cung cấp thông tin không chính xác thì chậm nhất là 05 ngày làm việc kể từ ngày phát hiện, cơ quan cung cấp thông tin thực hiện việc đính chính và cung cấp lại thông tin cho công dân, trừ trường hợp cơ quan nhà nước đã cung cấp thông tin không chính xác là Ủy ban nhân dân cấp xã thì sẽ thực hiện theo quy định riêng.

Nếu người yêu cầu cung cấp thông tin cho rằng thông tin được cung cấp là không chính xác thì có quyền yêu cầu cơ quan đã cung cấp thông tin cung cấp lại thông tin chính xác. Chậm nhất là 15 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu, cơ quan đã cung cấp thông tin có trách nhiệm xác định tính chính xác của thông tin và trả lời cho người yêu cầu; nếu thông tin đã cung cấp không chính xác thì phải đính chính và cung cấp lại thông tin, trừ trường hợp cơ quan đã cung cấp thông tin không chính xác là Ủy ban nhân dân cấp xã thì sẽ thực hiện theo quy định riêng.

Trong trường hợp thông tin do Ủy ban nhân dân cấp xã cung cấp không chính xác: Nếu Ủy ban nhân dân cấp xã không thể xác định được tính chính xác của thông tin do mình nắm giữ thì chậm nhất là 05 ngày làm việc kể từ ngày phát hiện hoặc nhận được đề nghị của người yêu cầu cung cấp thông tin, Ủy ban nhân dân cấp xã phải đề nghị cơ quan tạo ra thông tin xem xét. Chậm nhất là 15 ngày kể từ ngày nhận được đề nghị, cơ quan tạo ra thông tin phải xác định tính chính xác của thông tin và trả lời cho Ủy ban nhân dân cấp xã; nếu thông tin đã cung cấp không chính xác thì phải gửi kèm theo thông tin chính xác.

Chậm nhất là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được trả lời, Ủy ban nhân dân cấp xã phải đính chính lại thông tin hoặc thông báo cho người yêu cầu cung cấp thông tin biết.

VII. CHI PHÍ TUÂN THỦ LUẬT TIẾP CẬN THÔNG TIN VÀ ĐIỀU KIỆN BẢO ĐẢM VỀ KINH PHÍ CHO VIỆC THỰC HIỆN QUYỀN TIẾP CẬN THÔNG TIN

Một trong những biện pháp bảo đảm thi hành Luật, bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của công dân là biện pháp bảo đảm về mặt tài chính. Hiện nay, theo quy định của Luật, công dân ngoài việc thanh toán chi phí thực tế để in, sao, chụp, gửi thông tin qua dịch vụ bưu chính, fax thì không phải trả thêm một khoản chi phí nào khác. Đây là chính sách của Nhà nước ta nhằm bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của công dân nhưng đồng thời cũng nhằm hỗ trợ tối đa cho công dân trong việc tiếp cận thông tin vì mục đích và với tinh thần mở rộng dân chủ, nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy nhà nước, nâng cao trách nhiệm của công dân và bảo đảm sự tham gia của người dân vào hoạt động quản lý nhà nước.

Để bảo đảm tài chính, kinh phí cho việc thực hiện quyền tiếp cận thông tin, bảo đảm tính toán đầy đủ ngân sách cần thiết và minh bạch hóa việc quản lý và sử dụng ngân sách, người đứng đầu cơ quan nhà nước, người làm nhiệm vụ cung cấp thông tin, đơn vị quản lý tài chính của cơ quan cần quan tâm bảo đảm ngân sách nhà nước và hiểu rõ các chi phí cho việc thực hiện công việc cung cấp thông tin ở cơ quan.

Bên cạnh các chi phí cho việc lập, cập nhật, duy trì các thông tin công khai trên cổng thông tin điện tử, trang thông tin điện tử của cơ quan, chi phí cho việc phân loại thông tin, xử lý thông tin mật, tiếp nhận và giải quyết các yêu cầu cung cấp thông tin thì có hàng loạt các chi phí sau đây cần tính đến để xác định và cân đối các nguồn lực của cơ quan cho phù hợp.

Cách tính chi phí, thời gian được xác định trên cơ sở các công việc cần thực hiện, thời gian để thực hiện công việc, chi phí cho nhân công, nguyên vật liệu, chi phí cho các phương tiện máy móc kỹ thuật... Dưới đây là một số gợi ý hướng dẫn cụ thể:

Tính chi phí, thời gian cho việc trực tiếp tiếp cận tài liệu giấy và tài liệu điện tử tại trụ sở cơ quan cung cấp thông tin:

Đối với tài liệu giấy: Cần tính cả thời gian, chi phí sao chép các trang tài liệu có chứa thông tin không thuộc diện được tiếp cận để loại bỏ các thông tin này trước khi cho người yêu cầu xem tài liệu. Các chi phí có thể tính là:

- Thời gian, chi phí nhân công cho các việc sau:

+ Tìm kiếm tài liệu;

+ Chi phí in ấn nếu in từ file điện tử, sao chụp tài liệu;

+ Rà soát các trang tài liệu có chứa thông tin mật;

+ Xóa bỏ các thông tin mật;

+ Các công việc khác chuẩn bị cho việc tiếp cận như lên lịch hẹn tiếp cận, liên lạc với người yêu cầu về lịch hẹn, chuẩn bị địa điểm tiếp cận;

+ Đón tiếp và cho tiếp cận thông tin.

Chi phí nhân công được tính trên cơ sở số giờ cần thiết để thực hiện công việc và số tiền công cho một giờ lao động (tính trên cơ sở chia lương hàng tháng của cán bộ, công chức cho số giờ lao động).

- Thời gian, chi phí in, sao chép các trang tài liệu có chứa thông tin mật để xóa thông tin mật.

- Thời gian, chi phí khác phục vụ việc đón tiếp như phòng, chỗ ngồi, khấu hao các trang thiết bị và năng lượng tiêu thụ như phải bật đèn, chạy điều hòa...: tính chi phí ước tính, dựa trên điều kiện thực tế ở cơ quan và tham khảo giá thị trường.

Đối với tài liệu điện tử: Cần tính thêm cả chi phí, thời gian cho việc tạo ra hoặc sử dụng phần mềm để phục vụ cho việc tiếp cận tài liệu. Các chi phí có thể tính là:

- Thời gian, chi phí nhân công cho các việc:

+ Tìm kiếm tài liệu;

+ Rà soát, lọc và loại bỏ thông tin mật: chi phí cho việc tạo ra phần mềm hoặc sử dụng phầm mềm có sẵn để lọc và loại bỏ thông tin mật;

+ Các công việc khác chuẩn bị cho việc tiếp cận như lên lịch hẹn tiếp cận, liên lạc với người yêu cầu về lịch hẹn, chuẩn bị địa điểm tiếp cận;

+ Đón tiếp và cho tiếp cận thông tin.

- Nếu thông tin yêu cầu phải sử dụng vận hành chương trình hoặc thay đổi định dạng, giải mã, số hóa có thể tính chi phí cho việc tạo ra chương trình rà soát, xóa thông tin mật hoặc thay đổi định dạng, số hóa, giải mã dữ liệu, trừ trường hợp thông tin có thể trực tiếp lấy trên mạng để người yêu cầu tiếp cận.

- Nếu việc cung cấp thông tin phải sử dụng các chương trình như việc sao chép, chạy hướng dẫn, thay đổi định dạng, giải mã thông tin do con người thực hiện trên máy tính: Chi phí cung cấp thông tin còn phải được tính theo thời gian làm việc trên máy tính để xử lý yêu cầu.

- Trong trường hợp cần thay đổi định dạng, sử dụng phần mềm riêng để lập tìm kiếm và thu thập thông tin nhằm cung cấp thông tin trong dữ liệu máy tính:

Thay đổi định dạng là việc thực hiện một cách tự động hoặc thủ công nhằm chuyển đổi dữ liệu trong tập tin điện tử từ định dạng này sang định dạng khác. Thay đổi định dạng không bao gồm việc phải xử lý trên nội dung tài liệu như đánh máy hay loại bỏ thông tin mật. Thường có hai lựa chọn, lựa chọn I nên áp dụng đối với những yêu cầu cung cấp thông tin đòi hỏi phải xử lý dữ liệu thủ công nhiều hoặc sử dụng chương trình máy tính chuyên dụng. Lựa chọn II nên áp dụng với yêu cầu cung cấp thông tin không đòi hỏi phải xử lý dữ liệu thủ công nhiều hay việc chương trình máy tính chuyên dụng không yêu cầu nhiều thời gian.

Trong trường hợp cần thay đổi định dạng dữ liệu điện tử, chi phí cần tính thêm cho thời gian chuyển đổi thủ công các file điện tử, cho thời gian sử dụng chương trình phần mềm và thời gian chạy máy tính. Chi phí được tính trên cơ sở thời gian thực hiện chuyển đổi dữ liệu điện tử từ định dạng này sang định dạng khác, bao gồm:

Lựa chọn I: Việc chuyển đổi dữ liệu từ một file sử dụng phần mềm hoặc ứng dụng có sẵn, ví dụ: Chuyển đổi dữ liệu từ văn bản ở dạng Word (.doc) sang dạng PDF (.pdf) sử dụng lệnh “create PDF” trong chương trình Adobe Acrobat; chuyển đổi từ văn bản ở dạng Word sang văn bản một loại định dạng khác sử dụng lệnh“Save As” trong ứng dụng Word. Thời gian được tính gồm thời gian thực hiện lệnh chuyển đổi và thời gian chờ khi văn bản được chuyển đổi, thời gian kiểm ra và xác nhận văn bản đã được chuyển đổi thành công.

Lựa chọn II: Việc chuyển đổi phải lập chương trình riêng để chuyển đổi văn bản, dữ liệu, ví dụ một chương trình riêng cần được lập hoặc điều chỉnh ra nhằm chuyển đổi văn bản, dữ liệu sang định dạng khác được yêu cầu. Chi phí được tính là chi phí cho việc tạo chương trình riêng để chuyển đổi định dạng văn bản, dữ liệu từ dạng này sang dạng khác. Trong trường hợp có những thao tác phải thực hiện thủ công thì chi phí cho các công việc thủ công cũng cần được tính.

- Chi phí khác phục vụ việc đón tiếp như phòng tiếp, chỗ ngồi, khấu hao các trang thiết bị và năng lượng tiêu thụ như phải bật đèn, chạy điều hòa...: tính chi phí ước tính, dựa trên điều kiện thực tế ở cơ quan và tham khảo giá thị trường

Tính thời gian, chi phí cho việc cung cấp thông tin qua mạng điện tử:

Cách tính thời gian, chi phí về cơ bản tương tự như tính chi phí cho việc tiếp cận tài liệu điện tử tại cơ quan, ngoại trừ việc không tính thời gian, chi phí cho việc chuẩn bị đón tiếp và các chi phí khác phục vụ việc đón tiếp. Tuy nhiên, lại cần tính thêm thời gian, chi phí cho nhân công thực hiện việc gửi tài liệu qua email hay đăng tải thông tin lên mạng để cung cấp mã truy cập và thời gian sử dụng máy tính để tính hao mòn máy tính, chi phí dịch vụ mạng điện tử.

Tính thời gian, chi phí cho việc cung cấp thông tin bằng việc gửi qua đường bưu chính, fax:

Đối với tài liệu giấy: về cơ bản cách tính tương tự như việc cung cấp thông tin trực tiếp tại trụ sở cơ quan, ngoại trừ việc không tính thời gian, chi phí cho việc chuẩn bị đón tiếp và chi phí khác phục vụ việc đón tiếp. Tuy nhiên, phải tính thêm thời gian, chi phí cho việc chuẩn bị gửi và chi phí dịch vụ bưu chính, fax, chi phí thời gian cho việc chờ văn bản được fax hoàn tất.

Đối với tài liệu điện tử: về cơ bản cách tính thời gian, chi phí như việc cung cấp thông tin trực tiếp tại trụ sở cơ quan, ngoại trừ việc không tính thời gian, chi phí cho việc chuẩn bị đón tiếp và chi phí khác phục vụ việc đón tiếp. Tuy nhiên, phải tính thêm chi phí cho nguyên vật liệu để sao chép tài liệu như đĩa CD, thẻ nhớ, nhân công thực hiện việc sao chép, chuẩn bị gửi và chi phí dịch vụ bưu chính.

Thông thường, sau khi tính thời gian, chi phí, việc xác định mức phí như thế nào được coi là lớn và bao nhiêu thời gian cần dành cho việc đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin là quá dài tùy thuộc vào tiêu chí riêng của mỗi cơ quan đã được định sẵn để từ chối việc cung cấp thông tin. Như trên đã nêu, cơ quan nhà nước có thể xem xét trên điều kiện thực tế tổ chức hoạt động và nguồn lực của mình để đưa ra giới hạn lượng chi phí, giới hạn thời gian hợp lý có thể chấp nhận cho việc xử lý một yêu cầu cung cấp thông tin cụ thể, đặc biệt là thời gian tìm kiếm và sao chép thông tin để cung cấp. Cơ quan cũng cần chỉ rõ giới hạn thời gian, chi phí này được áp dụng đối với tất cả các yêu cầu. Trường hợp một người yêu cầu tách ra làm các yêu cầu khác nhau thì được tính cộng dồn.

Khi xem xét việc cung cấp thông tin có vượt quá khả năng đáp ứng của cơ quan hay làm ảnh hưởng đến hoạt động bình thường của cơ quan nhà nước còn nên xem xét việc thông tin được yêu cầu có cần phải sử dụng chương trình kỹ thuật hỗ trợ hoặc giải mã đặc biệt mà cơ quan không thể đáp ứng hoặc việc đáp ứng sẽ làm cản trở hoạt động bình thường của cơ quan nhà nước hay không? Trong trường hợp không thể đáp ứng hoặc việc đáp ứng sẽ ảnh hưởng đến hoạt động bình thường của cơ quan thì cơ quan nhà nước cũng từ chối việc cung cấp thông tin.

 

 

 

 

 

Chương 5

XÂY DỰNG BÁO CÁO TÌNH HÌNH BẢO ĐẢM QUYỀN TIẾP CẬN THÔNG TIN CỦA CÔNG DÂN

 

I. CHẾ ĐỘ BÁO CÁO TRONG THỰC HIỆN LUẬT TIẾP CẬN THÔNG TIN

Luật TCTT quy định Quốc hội thực hiện giám sát tối cao việc bảo đảm thực hiện quyền tiếp cận thông tin của công dân. Như vậy, để thực hiện quyền giám sát tối cao của Quốc hội, các cơ quan có trách nhiệm báo cáo trước Quốc hội về tình hình bảo đảm thực hiện quyền tiếp cận thông tin thuộc lĩnh vực phụ trách theo quy định của Luật hoạt động giám sát của Quốc hội và Hội đồng nhân dân.

Ở cấp địa phương, Luật TCTT quy định giao Hội đồng nhân dân giám sát việc bảo đảm thực hiện quyền tiếp cận thông tin của công dân ở địa phương; định kỳ hằng năm, xem xét báo cáo của Ủy ban nhân dân cùng cấp về tình hình thực hiện quyền tiếp cận thông tin của công dân trên địa bàn.

Bên cạnh đó, Luật cũng quy định tránh nhiệm của cơ quan cung cấp thông tin trong việc bảo đảm thực hiện quyền tiếp cận thông tin. Một trong số những trách nhiệm đó là báo cáo cơ quan nhà nước có thẩm quyền về tình hình bảo đảm thực hiện quyền tiếp cận thông tin của công dân tại cơ quan mình khi được yêu cầu.

Báo cáo về tình hình bảo đảm thực hiện quyền tiếp cận thông tin của công dân là một nội dung quan trọng trong bảo đảm thực hiện quyền tiếp cận thông tin của công dân. Thông qua việc xem xét báo cáo, các cơ quan có thẩm quyền sẽ thấy được thực trạng bảo đảm thực hiện quyền tiếp cận thông tin của công dân từ cấp cơ sở trực tiếp tại cơ quan có trách nhiệm cung cấp thông tin trên phạm vi một địa phương, một lĩnh vực cụ thể đến phạm vi rộng lớn toàn quốc. Cũng qua chế độ báo cáo, những thuận lợi, khó khăn, những điểm bất cập trong chính sách hiện tại, những vấn đề mới nảy sinh cần được giải quyết bằng các biện pháp chính sách hoặc biện pháp thay thế khác được phản ánh tới cơ quan có thẩm quyền để kịp thời có những cải cách và điều chỉnh phù hợp.

Trong khuôn khổ Sổ tay này, những hướng dẫn về việc xây dựng báo cáo tình hình bảo đảm thực hiện quyền tiếp cận thông tin của công dân tập trung vào nội dung báo cáo do cơ quan có trách nhiệm cung cấp thông tin gửi cơ quan có thẩm quyền.

II. NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA BÁO CÁO TÌNH HÌNH BẢO ĐẢM THỰC HIỆN QUYỀN TIẾP CẬN THÔNG TIN CỦA CÔNG DÂN

Nhìn chung, sứ mệnh của báo cáo tình hình bảo đảm thực hiện quyền tiếp cận thông tin của công dân phản ánh một cách chân thực lên cơ quan nhà nước có thẩm quyền về tình hình thực hiện Luật TCTT tại cơ quan cung cấp thông tin. Do vậy, để có thể xây dựng một báo cáo tốt, người làm báo cáo cần chuẩn bị và trình bày các nội dung một cách cụ thể với những số liệu sát thực, những phân tích, so sánh, đánh giá định lượng và thay vì diễn giải dài dòng, có thể dùng đồ thị để biểu thị nội dung một cách cô đọng, súc tích.

Đối với những vấn đề mang tính thực trạng, các phân tích, đánh giá phải dựa trên sự phân tích các số liệu thực tế hay hiện trạng, xác định nguyên nhân và kèm theo giải pháp. Đối với những vấn đề mang tính dự liệu thì việc phân tích vấn đề hay đề xuất giải pháp cũng phải dựa trên những căn cứ, bằng chứng có thật và việc đánh giá phải dựa trên cách nhìn nhận cả từ hai phía, phía nhà nước và phía công dân. Mỗi giải pháp đề xuất nhằm giải quyết vấn đề đều phải dựa trên việc phân tích, đánh giá cả mặt lợi và mặt bất lợi của từng giải pháp để cơ quan có thẩm quyền có thêm cơ sở cũng như thông tin cho việc ra quyết định hoặc đề xuất cơ quan khác có thẩm quyền quyết định.

Trong trường hợp cần thiết, nhằm phân tích, đánh giá các vấn đề một cách trung thực và khách quan, cơ quan có trách nhiệm cung cấp thông tin có thể thăm dò ý kiến người tiếp cận thông tin về những trải nghiệm thực tế của họ khi tiếp cận thông tin do cơ quan công khai hoặc cung cấp theo yêu cầu.

Dưới đây là gợi ý về một số nội dung cơ bản của báo cáo về tình hình bảo đảm thực hiện quyền tiếp cận thông tin của công dân tại cơ quan có trách nhiệm cung cấp thông tin:

- Lĩnh vực, tính chất hoạt động của cơ quan và trách nhiệm cung cấp thông tin cụ thể của cơ quan.

- Tình hình công khai thông tin, tối thiểu bao gồm các nội dung về thực trạng và các phân tích, đánh giá về việc tuân thủ các quy định của Luật TCTT và các văn bản quy phạm pháp luật về loại thông tin phải được công khai, thời điểm công khai, hình thức công khai thông tin, việc lập và cập nhật Danh mục thông tin phải được công khai.

Trường hợp cơ quan chủ động công khai thông tin không thuộc trường hợp pháp luật quy định phải công khai cũng cần đề cập đến trong báo cáo, kèm theo những phân tích, nhận định những thuận lợi hay bất cập khi cơ quan tự chủ động công khai thông tin.

- Tình hình cung cấp thông tin theo yêu cầu, tối thiểu bao gồm các nội dung sau:

+ Việc duy trì, cập nhật cơ sở dữ liệu thông tin được cung cấp theo yêu cầu tại cơ quan;

+ Số lượng yêu cầu nhận được: thống kê cụ thể các trường hợp yêu cầu cung cấp thông tin đối với các thông tin được tiếp cận có điều kiện có sự đồng ý của chủ sở hữu thông tin, các tổ chức, cá nhân có liên quan; các trường hợp cung cấp thông tin vì lợi ích công cộng, sức khỏe của cộng đồng. Các số liệu đưa ra phải kèm theo các phân tích, đánh giá, nhận định.

+ Kết quả xử lý yêu cầu: số yêu cầu cung cấp thông tin được đáp ứng, số yêu cầu được cung cấp một phần thông tin do phải xóa thông tin mật, số yêu cầu bị từ chối cung cấp thông tin. Các số liệu đưa ra phải kèm theo các phân tích, đánh giá, nhận định.

+ Thời hạn xử lý yêu cầu: số lượng yêu cầu cung cấp thông tin đúng hạn không cần gia hạn, số lượng yêu cầu cung cấp thông tin phải gia hạn, số lượng yêu cầu cung cấp thông tin quá hạn. Các số liệu đưa ra phải kèm theo các phân tích, đánh giá, nhận định.

+ Chi phí tiếp cận thông tin thu được: số lượng các yêu cầu phát sinh chi phí thực tế cho việc in, sao, chụp, gửi thông tin; số lượng các yêu cầu không phát sinh chi phí thực tế và tổng số chi phí thu được.

+ Tình hình khiếu nại: số lượng vụ việc khiếu nại nhận được liên quan đến giải quyết yêu cầu cung cấp thông tin, chi phí và từ chối việc cung cấp thông tin.

- Tình hình tổ chức thực hiện các biện pháp khác bảo đảm thực hiện quyền tiếp cận thông tin của công dân tại cơ quan:

+ Việc bố trí đầu mối cung cấp thông tin, tình hình tổ chức và hoạt động của đơn vị đầu mối.

+ Việc bố trí người làm nhiệm vụ cung cấp thông tin; tình hình bồi dưỡng cho người làm nhiệm vụ cung cấp thông tin.

+ Việc đầu tư trang thiết bị, hạ tầng kỹ thuật thông tin, ứng dụng công nghệ thông tin và các tiến bộ kỹ thuật khác trong việc cung cấp thông tin.

+ Việc bố trí và đầu tư các nguồn lực khác như địa điểm tiếp đón người yêu cầu cung cấp thông tin, trang bị các điều kiện cần thiết khác bảo đảm thực hiện trách nhiệm cung cấp thông tin.

 

 

 

 

 

 

MỤC LỤC

Lời giới thiệu

Chương 1

NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ LUẬT TIẾP CẬN THÔNG TIN VÀ NGƯỜI LÀM NHIỆM VỤ CUNG CẤP THÔNG TIN

I. BỐI CẢNH XÂY DỰNG, BAN HÀNH VÀ MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA CỦA LUẬT TIẾP CẬN THÔNG TIN NĂM 2016

1. Quá trình xây dựng, ban hành Luật tiếp cận thông tin

2. Nội dung, mục đích và ý nghĩa của Luật tiếp cận thông tin

3. Mối quan hệ giữa Luật tiếp cận thông tin và các luật khác có liên quan

II. NGƯỜI LÀM NHIỆM VỤ CUNG CẤP THÔNG TIN

1. Vai trò, nhiệm vụ của người làm nhiệm vụ cung cấp thông tin

2. Các yêu cầu đối với người làm nhiệm vụ cung cấp thông tin

3. Chế độ đào tạo, bồi dưỡng đối với người làm nhiệm vụ cung cấp thông tin

Chương 2

XÁC ĐỊNH CƠ QUAN CÓ TRÁCH NHIỆM CUNG CẤP THÔNG TIN, CHỦ THỂ TIẾP CẬN THÔNG TIN, THÔNG TIN ĐƯỢC TIẾP CẬN

I. CƠ QUAN CUNG CẤP THÔNG TIN

1. Các cơ quan nhà nước có trách nhiệm cung cấp thông tin

2. Những điểm cần lưu ý khi xác định chủ thể có trách nhiệm cung cấp thông tin

II. CHỦ THỂ TIẾP CẬN THÔNG TIN

1. Công dân là chủ thể chính tiếp cận thông tin

2. Người nước ngoài được yêu cầu cung cấp thông tin trong một số trường hợp cụ thể

III. THÔNG TIN VÀ PHẠM VI THÔNG TIN ĐƯỢC TIẾP CẬN

1. Khái niệm thông tin, thông tin do cơ quan nhà nước tạo ra

1.1. Khái niệm thông tin

1.2. Các hình thức chứa đựng thông tin

1.3. Khái niệm thông tin do cơ quan nhà nước tạo ra

2. Xác định thông tin công dân được tiếp cận

2.1. Những loại thông tin công dân được tiếp cận

2.2. Những loại thông tin công dân không được tiếp cận

2.3. Những loại thông tin công dân được tiếp cận có điều kiện

3. Xem xét cho tiếp cận hay không cho tiếp cận thông tin vì lợi ích công cộng, sức khỏe của cộng đồng

Chương 3

XÁC ĐỊNH NHỮNG THÔNG TIN PHẢI ĐƯỢC CÔNG KHAI VÀ THỰC HIỆN VIỆC CHỦ ĐỘNG CÔNG KHAI THÔNG TIN

I. THÔNG TIN CƠ QUAN NHÀ NƯỚC CHỦ ĐỘNG CÔNG KHAI

1. Thông tin phải được công khai theo quy định của Luật tiếp cận thông tin

2. Thông tin phải được công khai theo quy định của các văn bản quy phạm pháp luật khác

3. Thông tin cơ quan nhà nước quyết định chủ động công khai

II. HÌNH THỨC VÀ THỜI ĐIỂM CÔNG KHAI THÔNG TIN

1. Các hình thức công khai thông tin

1.1. Công khai thông tin trên cổng thông tin điện tử, trang thông tin điện tử

1.2. Công khai thông tin trên các phương tiện thông tin đại chúng

1.3. Đăng Công báo, niêm yết

1.4. Các hình thức công khai thông tin khác

2. Thời điểm công khai thông tin

III. XỬ LÝ THÔNG TIN CÔNG KHAI KHÔNG CHÍNH XÁC

IV. LẬP DANH MỤC VÀ SỐ HÓA THÔNG TIN PHẢI ĐƯỢC CÔNG KHAI

Chương 4

XÁC ĐỊNH THÔNG TIN ĐƯỢC CUNG CẤP THEO YÊU CẦU VÀ VIỆC GIẢI QUYẾT YÊU CẦU CUNG CẤP THÔNG TIN

I. THÔNG TIN ĐƯỢC CUNG CẤP THEO YÊU CẦU

1. Thông tin được cung cấp theo yêu cầu theo quy định của Luật tiếp cận thông tin

2. Thông tin được cung cấp theo yêu cầu theo quy định của các văn bản quy phạm pháp luật khác

3. Thông tin mà cơ quan nhà nước tự quyết định cung cấp theo yêu cầu

II. TIẾP NHẬN YÊU CẦU CUNG CẤP THÔNG TIN

 

 

1. Tiếp nhận, hướng dẫn người yêu cầu điền Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin

2. Xem xét tính hợp lệ của yêu cầu cung cấp thông tin

3. Nội dung Sổ theo dõi cung cấp thông tin theo yêu cầu

III. XỬ LÝ YÊU CẦU CUNG CẤP THÔNG TIN

1. Xem xét yêu cầu cung cấp thông tin

1.1. Xác định điều kiện cụ thể của người yêu cầu

1.2. Xác định thông tin được yêu cầu cung cấp

1.3. Xác định hình thức có thể áp dụng để cung cấp thông tin

1.4. Xem xét lý do yêu cầu cung cấp thông tin

2. Xác định hình thức cung cấp thông tin theo yêu cầu và thời hạn cung cấp thông tin

3. Tính toán chi phí tiếp cận thông tin để thông báo cho người yêu cầu

4. Thông báo cho người yêu cầu về việc xử lý yêu cầu cung cấp thông tin

IV. THỰC HIỆN CUNG CẤP THÔNG TIN

1. Rà soát, kiểm tra và bảo đảm tính bí mật của thông tin trước khi cung cấp

2. Các trường hợp cung cấp ngay thông tin cho người yêu cầu

3. Cung cấp thông tin cho người yêu cầu

3.1. Cung cấp thông tin trực tiếp tại trụ sở cơ quan cung cấp thông tin

3.2. Cung cấp thông tin qua mạng điện tử

3.3. Cung cấp thông tin qua dịch vụ bưu chính, fax

V. TỪ CHỐI YÊU CẦU CUNG CẤP THÔNG TIN

1. Cơ sở từ chối yêu cầu cung cấp thông tin

1.1. Thông tin được yêu cầu thuộc loại thông tin không được tiếp cận hoặc không đáp ứng các điều kiện đối với loại thông tin được tiếp cận có điều kiện

1.2. Thông tin được yêu cầu là các thông tin phải được công khai, trừ trường hợp thông tin trong thời hạn công khai nhưng chưa được công khai, thông tin hết thời hạn công khai theo quy định của pháp luật, thông tin đang được công khai nhưng vì lý do bất khả kháng người yêu cầu không thể tiếp cận được

1.3. Thông tin được yêu cầu không thuộc trách nhiệm cung cấp

1.4. Thông tin đã được cung cấp hai lần cho chính người yêu cầu, trừ trường hợp người yêu cầu có lý do chính đáng

1.5. Thông tin được yêu cầu vượt quá khả năng đáp ứng hoặc làm ảnh hưởng đến hoạt động bình thường của cơ quan

1.6. Người yêu cầu cung cấp thông tin không thanh toán chi phí

2. Nội dung văn bản từ chối yêu cầu cung cấp thông tin

VI. XỬ LÝ THÔNG TIN CUNG CẤP THEO YÊU CẦU KHÔNG CHÍNH XÁC

VII. CHI PHÍ TUÂN THỦ LUẬT TIẾP CẬN THÔNG TIN VÀ ĐIỀU KIỆN BẢO ĐẢM VỀ KINH PHÍ CHO VIỆC THỰC HIỆN QUYỀN TIẾP CẬN THÔNG TIN

Chương 5

XÂY DỰNG BÁO CÁO TÌNH HÌNH BẢO ĐẢM QUYỀN TIẾP CẬN THÔNG TIN CỦA CÔNG DÂN

I. CHẾ ĐỘ BÁO CÁO TRONG THỰC HIỆN LUẬT TIẾP CẬN THÔNG TIN

II. NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA BÁO CÁO TÌNH HÌNH BẢO ĐẢM THỰC HIỆN QUYỀN TIẾP CẬN THÔNG TIN CỦA CÔNG DÂN

 

 

 

 

[1] Theo Báo cáo Chính trị của Ban chấp hành Trung ương Đảng khóa X tại Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ XI.

 

[2] Dự án điều tra cơ bản “Nhu cầu tiếp cận thông tin và các điều kiện bảo đảm thực hiện quyền tiếp cận thông tin của công dân, tổ chức”.

 

[3] Luật công nghệ thông tin (Điều 28) quy định thông tin được đăng trên môi trường mạng của cơ quan nhà nước gồm các thông tin về tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Chính phủ và của từng đơn vị trực thuộc; Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành và văn bản pháp luật có liên quan; Quy trình, thủ tục hành chính được thực hiện bởi các đơn vị trực thuộc, tên của người chịu trách nhiệm trong từng khâu thực hiện quy trình, thủ tục hành chính, thời hạn giải quyết các thủ tục hành chính; Thông tin tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn thực hiện pháp luật, chế độ, chính sách, chiến lược, quy hoạch chuyên ngành; Danh mục địa chỉ thư điện tử chính thức của từng đơn vị trực thuộc và cán bộ, công chức có thẩm quyền; Thông tin về dự án, hạng mục đầu tư, đấu thầu, mua sắm công; Danh mục các hoạt động trên môi trường mạng đang được cơ quan đó thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 27 của Luật này; Mục lấy ý kiến góp ý của tổ chức, cá nhân.

 

[4] Khoản 2 Điều 13: “Trường hợp mua sắm công và xây dựng cơ bản mà pháp luật quy định phải đấu thầu thì nội dung công khai bao gồm:

a) Kế hoạch đấu thầu, mời sơ tuyển và kết quả sơ tuyển, mời thầu;

b) Danh mục các dự án chỉ định thầu, lý do chỉ định thầu, thông tin về nhà thầu được chỉ định; danh mục các dự án đấu thầu hạn chế, nhà thầu tham gia đấu thầu hạn chế, danh sách ngắn nhà thầu tham gia đấu thầu hạn chế, lý do đấu thầu hạn chế, kết quả lựa chọn nhà thầu;

c) Thông tin về cá nhân, tổ chức thuộc chủ dự án, bên mời thầu, nhà thầu, cơ quan quản lý hoặc đối tượng khác vi phạm pháp luật về đấu thầu; thông tin về nhà thầu bị cấm tham gia và thông tin về xử lý vi phạm pháp luật về đấu thầu;

d) Văn bản quy phạm pháp luật về đấu thầu, hệ thống thông tin dữ liệu về đấu thầu;

đ) Báo cáo tổng kết công tác đấu thầu trên phạm vi toàn quốc của Bộ Kế hoạch và Đầu tư; báo cáo tổng kết công tác đấu thầu của bộ, ngành, địa phương và cơ sở;

e) Thẩm quyền, thủ tục tiếp nhận và giải quyết khiếu nại, tố cáo trong đấu thầu.”

[5] Luật phòng, chống tham nhũng năm 2005 (được sửa đổi, bổ sung năm 2007, 2012); Luật quản lý thuế năm 2006 (được sửa đổi, bổ sung năm 2012); Pháp lệnh thực hiện dân chủ ở xã, phường, thị trấn; Nghị định số 17/2012/NĐ-CP ngày 13/3/2012 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật kiểm toán độc lập (Điều 18 - Điều 21); Nghị định số 59/2013/NĐ-CP ngày 17/6/2013 quy định chi tiết một số điều của Luật phòng, chống tham nhũng (Điều 6 - Điều 11); Nghị định số 43/2014/NĐ-CP ngày 15/5/2014 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật đất đai quy định cung cấp theo yêu cầu thông tin về đất đai (khoản 1 Điều 5).

[6] Ví dụ: Điều 18 - Điều 21 Nghị định số 17/2012/NĐ-CP ngày 13/3/2012 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật kiểm toán độc lập quy định hồ sơ kiểm toán của doanh nghiệp được cung cấp theo yêu cầu của Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, Cơ quan điều tra, Cơ quan thanh tra, Kiểm toán Nhà nước, Bộ Tài chính và các cơ quan, tổ chức khác theo quy định của pháp luật; Luật phòng, chống tham nhũng năm 2005 (được sửa đổi, bổ sung năm 2007, 2012) quy định việc cung cấp thông tin theo yêu cầu của cơ quan nhà nước (Điều 32a) để thực hiện trách nhiệm giải trình.

 

[7] Theo quy định của Bộ luật dân sự về người đại diện, người giám hộ đối với người yêu cầu cung cấp thông tin là người chưa thành niên, người hạn chế năng lực hành vi dân sự, người mất năng lực hành vi dân sự, người có khó khăn trong nhận thức và làm chủ hành vi...

 

[8] Ghi nơi cư trú của người đại diện/người giám hộ.

 

[9] Ghi số điện thoại, fax, email của người đại diện/giám hộ.

 

[10] Theo quy định của Bộ luật dân sự về người đại diện của tổ chức, đoàn thể, doanh nghiệp.

 

[11] Ghi số điện thoại, fax, email của người đại diện yêu cầu cung cấp thông tin.

 

[12] Người đại diện ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của tổ chức, đoàn thể, doanh nghiệp đó.   

 

[13] Trường hợp cơ quan cung cấp thông tin phân công đơn vị đầu mối.

 

[14] Phiếu tiếp nhận yêu cầu cung cấp thông tin được lập thành 2 bản; một bản lưu tại cơ quan/đơn vị đầu mối cung cấp thông tin; một bản giao cho cá nhân, tổ chức yêu cầu cung cấp thông tin.               

 

[15] Tên của người đại diện trong trường hợp cung cấp thông tin cho công dân thông qua tổ chức, đoàn thể, doanh nghiệp.

 

[16] Là những văn bản kèm theo trong trường hợp cung cấp thông tin có điều kiện.

 

[17] Dành cho trường hợp tiếp cận thông tin có điều kiện theo quy định tại Điều 7 Luật TCTT.

[18] Trường hợp cơ quan cung cấp thông tin phân công đơn vị đầu mối.

 

[19] Tên của người đại diện trong trường hợp cung cấp thông tin cho công dân thông qua tổ chức, đoàn thể, doanh nghiệp.         

 

[20] Trường hợp đơn vị đầu mối cung cấp thông tin không có con dấu riêng thì sử dụng con dấu của cơ quan cung cấp thông tin.

 

[21] Trường hợp cơ quan cung cấp thông tin phân công đơn vị đầu mối.

 

[22] Tên của người đại diện trong trường hợp cung cấp thông tin cho công dân thông qua tổ chức, đoàn thể, doanh nghiệp.

 

[23] Trường hợp đơn vị đầu mối cung cấp thông tin không có con dấu riêng thì sử dụng con dấu của cơ quan cung cấp thông tin.

 

[24] Trường hợp cơ quan cung cấp thông tin phân công đơn vị đầu mối

 

[25] Tên của người đại diện trong trường hợp cung cấp thông tin cho công dân thông qua tổ chức, đoàn thể, doanh nghiệp.

 

[26] Trường hợp đơn vị đầu mối không có con dấu riêng thì sử dụng con dấu của cơ quan cung cấp thông tin.